（广东省档案局1996年6月28日印发）

     第一条　为了加强我省各级机关档案工作的业务建设，逐步实现机关档案工作规范化，不断提高科学管理水平，更有效地为机关工作服务，为国家积累档案史料，根据国家档案局制订的《机关档案工作业务建设规范》，制订本细则。
    第二条　本细则适用于全省各级党政机关、人民团体、事业单位（以下简称机关）的档案工作。
    第三条　机关的档案工作，是本机关的组成部分，是国家档案工作的基础。各机关都必须加强对档案工作的领导，将其列入机关的工作计划，统筹安排。
    第四条　机关在工作活动中直接形成的各种门类和载体的全部档案，是本机关工作活动的历史记录，是提高本机关工作效率和工作质量的必要条件，是国家的宝贵财富，必须由本机关的档案机构或档案工作人员负责进行综合管理。
    第五条　机关档案工作机构或档案工作人员的基本任务：
    一、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案行政管理部门制订的有关规定、办法、细则。
    二、制订本机关或本系统和直属单位的档案工作计划、管理办法、规定等。
    三、在统一领导，分级管理的原则下，根据本专业的管理体制，负责对直属单位和各部门的档案工作，以及本机关各部门形成的各种文件材料（包括文字、图表、声像等）的平时积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
    四、负责对本机关、本系统和直属单位的档案工作人员进行专业培训。
    五、负责对本机关的全部档案及有关资料实行综合管理，积极提供利用，为本机关各项工作服务，并主党和国家积累档案史料。
    六、根据国家和当地人民政府的规定，定期向有关档案馆移交档案。
    七、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
    第六条　各机关的档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具有中专或高中以上文化程度，具备档案专业知识，身体健康，能胜任工作。
    凡是新配备的档案工作人员，不具备档案专业知识的，必须经当地或上级档案行政管理部门进行专业知识培训，系统学习档案概论、文书档案、科技档案、档案的保管、档案的利用等五门课程的内容，并通过考试合格，取得专业培训证书。
    凡在本机关档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应由本机关给予奖励；成绩特别突出的，可提请当地人民政府给予奖励。
    第七条　各机关文书材料的整理以及《档案目录》的编制，按《广东省国家行政机关文书立卷归档实施办法》办理；其他门类档案的整理，按国家有关标准或档案行政管理部门的有关管理规定执行。
    凡本机关发出的属于归档范围的文件材料，应接收两套归档保存。其中一套按《广东省国家行政机关文书立卷归档实施办法》的要求立卷保存；另一套可按发文顺序号排列，装订成册，以保证档案的安全和方便利用。
    第八条　一个机关形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类进行分类后，其中文书档案再按年度－保管期限－组织机构（或问题）分类编号，其他门类档案再按有关专门档案的管理规定进行分类。分类应保持前后一致，不能随意变动。
    第九条　各机关要根据广东的气候特点，加强对档案的保护。办公、阅览用房应与档案库房分开，新购置档案装具应采用铁箱铁柜，并逐步使用去湿机和空调设备，改善档案的保管条件，确实做好防高温、防潮湿的工作。
    第十条　各机关要积极主动地做好档案的提供利用工作，为领导的科学决策和本机关各项工作服务。同时还应做好对符合有关规定，前来本机关查阅档案的其他机关工作人员及公民的提供利用工作，以充分发挥档案的现实作用，提高档案工作的社会效益和经济效益。更好地为发展生产力服务。
    各机关要加强档案室的接待与阅览工作，改善档案阅览条件，完善档案检索手段，做到提供档案迅速准确，以满足利用者的需要。
    第十一条　各机关都必须做好档案的登记和统计工作，建立档案管理台帐，对档案的移交、接收应按规定认真填写《档案移交（接收）登记簿》。要准确及时填写《各级直属机关、人民团体、事业单位档案机构人员情况统计年报》和《各级直属机关、人民团体、事业单位档案工作情况统计年报》（包括磁盘和手工表），逐级汇总上报。
    第十二条　档案的鉴定工作，应由本机关档案部门与有关业务部门的人员共同组成鉴定小组，按规定进行。
    各机关应根据国家档案局《关于文书档案保管期限的规定》及其他门类档案保管期限的规定，结合实际情况，制订本机关的《档案保管期限表》，经本机关主管领导批准，同时送当地同级档案行政管理部门备案后执行。
    各机关应根据本机关的《档案保管期限表》，将每年形成的文件分为永久保管、长期保管、短期保管和不需立卷归档等四类。并由本机关的档案工作人员认真进行复核。
    第十三条　凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经机关主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由本机关长期保存。
    第十四条　各机关应建立能说明本机关档案全宗历史情况的“全宗卷”。全宗卷的具体内容、整理方法、管理办法按国家档案局批准的《全宗卷规范》（DA/T12－94)执行。
    第十五条　省直机关向省档案馆移交档案，按省人民政府颁发的《广东省档案馆接收档案范围》的规定执行。市、县、镇（乡）等各级机关档案的移交，按当地党政领导机关和档案行政管理部门的有关规定办理。
    全省各专业主管机关凡确需设置部门档案馆的，必须经省档案局审核同意；凡未经批准设立部门档案馆的机关，其档案仍应一律向当地综合性档案馆移交。
    凡对当地政治、经济军事、科学、文化有重要意义的工程，建设单位应于工程竣工验收后三个月内，向当地城建档案馆和国家综合档案馆分别移交一套完整的竣工图，非城建档案馆接收范围的科研档案、基建档案，由其专业主管机关的档案机构按规定向当地国家综合档案馆移交。
    第十六条　撤销或合并的机关，必须对全部档案进行认真整理，编制目录，妥善保管，不得分散，并按中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的《机关档案工作条例》第二十六条的规定处理。
    第十七条　为了更好地贯彻落实本细则，全省各级机关要广泛开展档案综合管理升级活动，具体办法及标准由省档案局另行制定。
    第十八条　本省各企业单位和其他组织的档案工作业务规范，可参照本细则执行。