市各有关单位：

　　 为了做好我市档案接收工作，我们修订了《佛山市档案馆接收（整理）档案的质量标准》，现印发给你们，请你们认真组织实施。

　　

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　　                   2014年5月16日

　　

　　

　　

　　

　　佛山市档案馆接收（整理）档案的质量标准

　　

　　  为了维护佛山市历史的真实面貌，确保馆藏档案的齐全、完整、系统和进馆档案的归档质量，更有效地服务社会、服务公众，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《归档文件整理规则》、《广东省档案条例》、《广东省文件材料归档方法改革方案》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》和《中华人民共和国政府信息公开条例》等有关规定，结合我市实际，制定本标准。

　　一、接收档案的质量标准

　　（一）文书档案的质量标准

　　1.收集文件，齐全完整

　　要根据本系统或本单位《文件材料归档范围和保管期限表》的规定，把反映本单位主要职能活动的，应该归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数收集齐全完整。

　　2.区分年度，合理准确

　　根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分，即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开。计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，放在文件内容针对的一年；跨年度的规划放在文件针对的第一年；跨年度的总结、报告放在文件针对的最后一年；跨年度的会议文件放在会议结束年度；跨年度的案件放在结案年；跨年度的请示与批复，放在复文年；没有复文的，放在请示年；其它文件材料一般放在文件形成年。

　　3.保管期限，划分准确

　　按照本系统、本单位制定的《文件材料保管期限表》的规定，准确地判定每一份文件或每一组文件的价值。

　　4.归档方式

　　（1）组卷

　　①组卷正确，保持联系

　　要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。要将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别归在一起。

　　②案卷题名，简明准确

　　案卷题名要充分揭示卷内文件内容，由责任者、问题、文种三部分组成。案卷题名要简明、通顺、合乎语法，标点正确，使用简称应规范易懂。

　　③卷内文件，排列条理

　　卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、附件在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后；同一案件中结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。

　　④编制页号或件号，不重不漏

　　卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

　　⑤填写卷内文件目录，准确清晰

　　题名即文件的标题，一般应照实抄录，不要随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。如：“关于张景华等同志任职的通知〔徐蕙、李淑贤〕”；责任者、文号、时间、页号等要清楚准确填写。

　　⑥装订案卷，整齐结实

　　卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订或用粘胶剂粘贴等。

　　⑦印刷封面，清晰整洁

　　案卷封面要用钢笔或毛笔正楷逐项填写清楚，或用黑色油墨油印，字迹要工整、清晰。

　　⑧排列案卷，编制目录

　　按照本单位制定的《档案分类编号办法》编排案卷号。即一个年度的案卷，应先按永久、长期、短期或永久、30年、10年三种不同保管期限分开，同一种保管期限的案卷，按组织机构或问题、重要程度排列顺序，依顺序编上案卷号。

　　编制《案卷目录》一式三份。档案目录由立卷说明、案卷目录、卷内文件目录和档案目录夹组成。立卷说明内容包括：单位工作职能、年度工作概况、组织机构设置与变化情况；本单位党、政领导人的任职及变化情况；本年度文书档案立卷情况。

　　（2）单件归档

　　①“件”的含义

　　单份文件，每份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊、会议记录等，一册（本）为一件；正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；重要文件需保留不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等），正本与历次稿各为一件；正件与附件为一件。如附件数量较多，或者太厚不易装订的，可各为一件；正文与文件处理单为一件；原件与复制件为一件；转发件与被转发件为一件；来文与复文、去文与复文（具体包括请示与批复等）可作为组合件，或各为一件。

　　②文件装订，保持原貌

　　装订前对于破损或幅面过小的文件进行修裱；字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除会生锈的金属物。采用左上角装订的，应将左侧、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左侧、下侧对齐。

　　③编制页号，不重不漏

　　④文件排列，合理有序

　　同一个保管期限的文件材料可按文件（涉密文件除外）形成时间的先后顺序排列；或按照文件承办机构（或问题）进行区分，同一机构（或问题）内按文件时间先后排列；或文件数量较多且实行平时归档的单位，可采取按时间结合问题的方法排列。

　　对2012年以后形成的按单份文件归档方式归档的涉密文件，必须集中排放在该涉密文件所属年度对应保管期限的最后面。

　　⑤文件编号，不重不漏

　　归档文件应逐件在首页上方空白处（最好在左上方）用红色印泥端正、清晰地盖上档号章，并填写有关栏目的内容。

　　⑥文件著录，准确详细

　　必须著录的项目有：文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号的可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等（具体参照卷内文件目录著录要求）。

　　⑦文件装盒，盒满为限

　　将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒。文件松紧要适当。在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、起止件号。可以印刷，也可以用碳素墨水工整书写。

　　对2012年以后归档涉密文件不能与其他非涉密文件放在同一个档案盒内，需另盒存放。

　　⑧打印目录，一式三份

　　按不同的保管期限打印并装订归档文件目录。《档案目录》由“目录夹”、“归档说明”、“归档文件目录”三部分构成。

　　5.特殊情况，填入备考表

　　盒内文件情况说明：主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。

　　整理人：由负责本盒文件材料整理归档的人员签名。

　　检查人：由负责本盒文件材料归档质量审核的人员签名。

　　日期：填写归档的年、月、日。

　　6.进馆前做好密级标注和解密工作

　　移交前，若归档文件为密件的，要在卷内文件目录或归档文件目录的备注栏进行标注；保密期限届满，做好解密工作，要在档案原件和卷内文件目录或归档文件目录的备注栏上认真做好解密标注（具体请参照《佛山市档案解密及档案开放等级划分办法》）。

　　7.进馆前做好档案开放和不开放标注

　　移交前，移交单位要对移交档案是否开放做好鉴定工作，并在卷内文件目录或归档文件目录的备注栏进行标注，向档案馆移交时一并提交；对不开放档案的利用与档案馆达成共识。档案开放鉴定应用社会、历史、发展的观点，结合本单位职责，按移交年档案开放鉴定标准对拟进馆档案进行初步鉴定，鉴定的结果从档案移交时起就已适用（另有说明的除外）。开放鉴定的范围只限于文件的成文单位为该立档单位或其所属下级单位的档案。具体标准和要求参照《佛山市档案开放鉴定实施细则》。  

　　（二）专门档案的质量标准

　　专门档案质量标准参照有关规定执行。

　　（三）照片档案（常规照片）的质量标准

　　1.照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括照片、底片和说明三部分。

　　2.收集范围

　　（1）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。

　　①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

　　②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

　　③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。

　　（2）记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。

　　（3）其他具有保存价值的照片。

　　3．收集要求

　　（1）对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点。

　　（2）底片、照片、说明应齐全。

　　（3）底片与照片影像应一致。

　　4．整理原则

　　照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　（1）照片的整理

　　①照片的分类

　　应在全宗内按年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。

　　②照片的编号

　　照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。编号格式：类别号—册号—张号。

　　类别号：档案分类表中表示照片档案的代号。

　　册号：在照片册的排列从“1”开始的顺序编号。

　　张号：是指照片在册内的排列从“1”开始的顺序编号。

　　③照片说明的编写

　　单张照片说明包括题名、照片号、底片号、参见号、时间、摄影者和文字说明。题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。

　　组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项，以及照片的数量。组合照片说明放在本组第一张照片的上方。采用组合（总）照片说明的照片，其单张照片说明可以从简。

　　④照片的入册

　　照片册由芯页、封面和封底组成。芯页以30页左右为宜，有活页式和定页式两种。按照照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册。对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中。

　　按要求填写册内备考表、照片册的封面、照片册的册脊内容。

　　⑤照片档案目录的编制

　　以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。

　　以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。

　　以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。

　　对于大幅照片，应在备注栏内注明“大幅”。以一组照片为单位著录时，还应在备注栏内注明其中所含的大幅照片的照片号、底片号。

　　（2）底片的整理

　　①底片的编号

　　底片号是固定和反映底片在全宗内排列顺序的一组字符代码。编号格式：类别号—册号—张号。

　　②底片袋的标注

　　底片插入底片册，在底片的外套标明底片号。对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

　　③底片的入册

　　底片册由芯页、封面和封底组成。按底片号顺序将底片袋依次插入底片册。芯页的插袋上应标明相同的底片号。幅面超过底片册芯页尺寸的大幅底片，放入专用的档案袋或档案盒中。

　　按要求填写册内备考表、底片册的封面、底片册的册脊内容。

　　④底片档案目录的编制（参照照片档案目录的编制要求）

　　（四）录音、录像、光盘档案的质量标准

　　1.收集范围

　　（1）记录本单位主要职能活动和工作成果的录音、录像、光盘档案。

　　①领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的录音、录像、光盘档案。

　　②本单位组织或参加的重要外事活动的录音、录像、光盘档案。

　　③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象录音、录像、光盘档案。

　　（2）其他具有保存价值的录音、录像、光盘档案。

　　2.编号

　　录音、录像、光盘分为三类，每类以盒（盘）为单元编号。编号格式一：类别号—目录号—盒号;格式二：类别号—盒号。

　　录音、录像、光盘的盒套外应贴上标签，包括全宗号、类别号、目录号、盒（盘）号、保管期限、形成时间。

　　3.目录编制（参照文书档案案卷目录或归档文件目录的要求）

　　（五）实物档案的质量标准

　　1.应进馆实物档案归档范围

　　（1）本单位获得的省部级（含）以上涉及本单位工作的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、牌匾等。　　

　　（2）本单位举办或承办重大活动形成的有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章、赠送的礼品等。　　

　　（3）本单位在对外交往活动中获赠的纪念品、礼品。　　

　　（4）其它有重要保存利用价值的实物。　　

　　2.编号（参照录音、录像、光盘档案编号）　

　　3.目录编制（参照录音、录像、光盘档案目录编制）　

　　 二、接收档案范围

　　1.市直属机关、团体、国有企业事业单位和其他组织等单位具有永久、长期（30年）保存价值的各种门类、各种载体的档案。

　　2.接收本馆应接收的撤销机关、团体、企业事业等单位的档案。

　　3.接收中华人民共和国成立以前各个历史时期的档案。

　　三、接收档案要求

　　1.进馆档案应保持全宗的完整性，并按标准整理好。

　　2.立档单位编制组织沿革、全宗介绍和档案目录一式二份以及电子目录，应随同档案一起移交。

　　3.交接双方必须根据移交目录进行清点核对，交接文据一式二份，交接文据上加盖单位公章，负责人和经办人签名，各存一份备查。

　　 四、档案卷皮要求

　　档案卷皮必须符合《文书档案案卷格式（GB/T9705—2008）》、《科学技术档案卷构成的一般要求（GB/T11822—2008）》、《会计档案案卷格式（DA/T39-2008）》、《照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）》和《广东省文件归档方法改革方案》（广东省档案局2000年2月16日印发）的要求，档案卷皮卷盒用纸及纸板必须符合《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板DAT 24-2000》要求。

　　 五、本标准由佛山市档案馆负责解释。

　　 六、本标准自印发之日执行。