档案局

在建设“幸福广东”和 “智慧佛山”的过程中，档案部门作为公共服务部门，如何认识定位、如何应对转型、如何突破发展等等，都是我们面临的新课题。为活跃我市的档案学术理论研讨及做好工作实践总结，为我市的“智慧佛山”建设贡献出档案人的努力和心声，结合省档案局关于在全省范围内开展“建立民生幸福档案，促进幸福广东建设”主题实践活动的要求，市档案局、市档案学会决定在全市范围举办“幸福档案助力智慧佛山建设”征文活动，请各区及各有关单位积极组织人员参加。现将活动具体事项通知如下：

一、征文时间

2011年11月8日—12月30日。

二、征文要求

1、观点新颖，有创新性；见解独到，有针对性；总结到位，有可操作性。

2、自主原创，文责自负，请勿一稿多投。

3、体裁不限，字数不限。

三、征文内容范围

1、“十二五”期间，“幸福档案”和“智慧佛山”建设对佛山事业发展的机遇和挑战。

2、物联网、信息化、数字档案馆、网站、博客、微博等新技术对我市档案工作、档案事业发展带来的新思考、新对策。

3、在建立档案资源体系和档案利用体系的实践中，有哪些意见、建议或成功的做法、经验及总结。

4、其他有关“幸福档案助力智慧佛山建设”的意见和建议。

四、评审办法

市档案局、市档案学会将组织有关专家组成征文评审小组对征文进行评审，并于明年1月份公布评选结果。

五、奖励办法

1、本次征文活动设一等奖1名，奖800元，二等奖3名，各奖500元，三等奖5名，各奖300元，优秀奖若干名，各奖100元；对获奖作者均颁发获奖证书。

2、主办单位将邀请部分获奖作者参加专题研讨会；获奖作品将在《佛山档案》选登，同时向国家级和省级档案刊物推荐。

六、征文报送方式

以电子文件方式发送到以下邮箱：daj@fsarc.gov.cn

电子文件格式：word或wps文件

联系人：刘秀杰联系电话：83035416

365bet足球开户

佛山市档案学会

二零一一年元月八日关于公布“幸福档案助力智慧佛山建设”

主题征文活动评选结果的通知

市直各单位，各区档案局（馆），市城建档案馆，市房地产档案馆：

365bet足球开户、佛山市档案学会于去年11月在全市范围内举办了“幸福档案助力智慧佛山建设”征文活动。一市五区档案部门高度重视，积极参与，踊跃投稿，主动配合征文活动的开展。本次活动共收到80篇文章，其中涌现了不少优秀论文，体现了我市档案工作者较高的理论水平和较深的文字功底。

根据主题征文活动方案，市档案局认真组织了征文评选活动，经过初选、复评及终评，本次征文活动评选出，一等奖1名，二等奖2名，三等奖3名，优秀奖20名，优秀组织奖2名。市档案局将在全市档案业务工作会议上举行颁奖仪式，同时把部分获奖文章编入《佛山档案与方志》期刊，供大家学习交流。

希望各级档案部门和广大档案工作者继续加强档案学术研究和实践创新，切实践行建立学习型机关的要求，不断加强档案部门自身建设，推动档案学术研讨活动上个新的台阶。

附件：“幸福档案助力智慧佛山建设”征文活动获奖名单

二〇一二年三月二十一日

“幸福档案助力智慧佛山建设”

征文活动获奖名单

一等奖

《建设“智慧型”幸福社保档案体系的意义与方法探讨》，林艺，顺德区社会保险基金管理局

二等奖

1、《把幸福档案带到群众身边——“幸福档案助力智慧佛山建设”之我见》，张群群，禅城区档案局

2、《“前端控制”：政府信息公开新思维》，高欣妍，南海区档案局

三等奖

1、《税收征管档案电子化管理应用的探索与思考——“幸福档案助力智慧佛山建设”征文》，佛山市地税局办公室文印档案组

2、《档案管理员的心路历程》，符燕芳，佛山市南海区丹灶镇第二小学

3、《档案助力，幸福满佛山》，何钰桦，佛山市公盈投资控股有限公司

优秀奖

1.《幸福档案助力智慧佛山建设——从幸福民生档案和档案信息化两方面思考》，罗静，佛山钻石陶瓷有限公司

2.《记录幸福档案传承智慧佛山》，朱晓燕，佛山市人民政府办公室秘书一科

3.《浅谈创建“幸福助力档案“之对策》，骆凤婷，三水区白坭中学

4.《幸福佛山幸福档案人》，张应全，市档案局

5.《下一站幸福》，曾伟峰，佛山监狱

6.《档案数字化是实现整理移交利用高效化的有利途径》，李淑明，佛山市工商局

7.《档案工作，从幸福的简单中开始》，关杏雅，市档案局

8.《档案数字化服务高效化——建设佛山市级数字档案馆的思考》，罗慧斌，市机构编制委员会办公室

9.《“三个体系”建设将成为档案事业科学发展的一种新动力》，韩彬彬，佛山科学技术学院

10.《浅谈如何加强新时期公安机关档案的开发与利用》，郑怀鑫，佛山市公安局巡特警支队档案室

11.《向幸福出发——微博与档案工作的探讨》，陈思沛，三水区芦苞镇龙坡中学

12.《善用网络应用平台资源，强化档案服务宣传功能》，张鉴开，三水区档案局

13. 《基于互联网异地利用民生档案可行性探讨》，邓卫庆，市档案局

14. 《保障纸质档案数字化处理电子文件与目录一致性的建议》，黄广明，市档案局

15. 《借档案室建设助学校转型升级》，刘本春，南海区官窑职业技术学校

16.《幸福档案，助力南高发展》，陈阳星，禅城区南庄高级中学

17.《关于加强档案馆档案安全工作的几点体会》，伍婕芸，市档案局

18.《关于职工档案的思考》，钟瑞燕，市档案局

19.关于档案鉴定开放工作的几点思考，罗苏，佛山市高明区档案局

20、《浅谈学校课堂教学档案的规范化管理》，杜玉珍、黎幸翠，佛山市南海丹灶中心小学

优秀组织奖

1、南海区档案局 2、三水区档案局

在“幸福档案”助力智慧佛山建设征文活动

颁奖仪式上的讲话

刘冬成

首先向获奖的26篇征文作者表示祝贺，大家在这次征文比赛中胜出，显示出了比较扎实的文字功底；特别是获一、二、三等奖的征文作者，对档案工作有感情、有认识，有实践、有探索，在总结经验、交流学习方面是值得我们大家好好学习的。

今天的档案业务工作会议有一项议程，就是举行征文活动的颁奖仪式。原来我们准备搞一个专题研讨活动，目前来看时机还不成熟，主要是征文质量还有待提高。讲三点意见。

一、征文活动的开展情况

本次征文由于是跨年度举办，中间又有元旦和春节两大节日，准备的时间比较紧张。从各方面因素考虑，截稿时间也一再推迟。这次征文活动，各区、市直单位和企业都有人参加，南海和三水区统一组织的较好，稿件数量较多，分别达到了22和26篇。市档案局本身有11篇，市直单位6篇，企业6篇。这次活动共收到征文80篇，总体来讲，这次征文活动还是引起了各单位相关人员的重视。

二、征文评选情况

对征文评选工作，我们十分慎重。大家积极参与响应，是对我们市档案局、档案学会举办活动的支持配合；同时，写论文又很辛苦，我们就必须要做到公平、公正。我们的评选标准很明确，就是在坚持实践的基础上，注重对个人思想和认识的表达。这次的征文评选工作，经过初选、复选和终选三级把关，入选的26篇征文还是能够代表征文活动水平的。我们会分批把入选征文在《佛山档案方志》杂志上发表，感兴趣的同志们可以关注一下。

这次报送的不少征文，从主题、结构到文字方面都有很好的基础，不足之处就是缺少自己的认识，或是不了解档案工作发展的现状，和现实情况明显脱节；有些统一组织的征文，全是针对本学校档案工作实现目标管理这一件事来写，着眼点太集中局限性就大，由于名额有限，同类选优落选很可惜；还有一些征文，从题目到内容和档案一点关系都没有。所以，为大家搭建一个档案学术交流的平台，宣传档案工作，让大家了解档案事业，也是市档案局和档案学会今后要加强和努力的方向。

三、一点希望

1、开展群众性的档案学术交流活动是提高档案人员专业水平的有效途径，在市档案中心建成启用以后，我们的活动场所、活动形式和活动举办规模等都将有很大的不同，欢迎同志们继续支持和参加我们组织的活动。更希望各区档案学会分会也组织一些活动，加强业务交流，促进工作开展。

2、市档案局将继续办《佛山档案方志》电子刊物，欢迎全市档案工作者踊跃投稿。提高文字驾驭能力和表达水平没有捷径，只有多学多练。希望各区工作中的好做法、新思路及创新探索组织人员进行提炼，在我们《佛山档案方志》上进行交流。《佛山档案方志》电子刊物不仅一市五区档案工作者能共享，全国的档案工作者也都能看到。我们要集全市档案工作者之力，争取把这个交流平台办好。

3、我们将开展佛山市优秀档案编研材料评选工作，这是档案人员转变服务观念，增强挖掘档案信息的本领，提高文化服务能力的实战。从现在起，希望各区着手抓好这项工作。我们将尽快制定相关方案和办法，年内开展全市优秀档案编研材料评选工作。逐步提高我市档案部门服务中心工作，服务各项建设事业的能力和水平。

建设“智慧型”幸福社保档案体系的意义与方法探讨

作者姓名：林艺
作者学历：本科
最喜欢的一段话： Don't make promise when you're in joy. Don't reply when you're sad. Don't make decisions when you're angry. Think twice, act wise.别在喜悦时许诺，别在忧伤时回答，别在愤怒时做决定，三思而后行。
撰写思路、过程以及感受：本次征文，“幸福”、“智慧”是其关键词。究竟如何在档案工作中，注入“智慧”要素，以提高我市城乡居民的“幸福感”，是我撰写该文所探讨的主要问题。“幸福”是一个抽象的概念，必须要落实到具体的惠民便民政策与措施上。我以探讨“幸福”的定义为切入点，提出健全社会保障体系是提升民群众生活幸福指数的最直接、最有效的方法之一，而社保业务档案则是广大参保人依法享受社保权益的根本保证。社保业务档案工作要进一步提升，必须总结过去、发现不足、分析原因，才能提出有效的完善措施。为更好地吸取经验，我查阅了有关书籍与新闻报道，广泛了解《广东省社会保险业务档案管理办法》实施以来，包括我局在内的社保机构在档案管理工作上所取得的成绩。但是，根据“十二五”规划对档案部门服务工作的要求，社保业务档案工作实现便民利民的程度和效率有待提高，例如，全市各地档案系统操作不统一、开发利用程度低、档案系统存在安全隐患等。针对以上问题，我以国家、省、市的社保业务档案管理有关制度为根本依据，结合我从事档案工作的亲身体验和感受，特别是在迎接广东省社保业务档案达标验收的过程中所学所想，提出建设“智慧型”社保业务档案体系的有关措施，建议优化人才队伍建设，提高档案人员的幸福感，鼓励其为建立标准化、安全化的档案管理利用体系出谋划策，让人民群众在完善的社会保障体系下，安享幸福生活。作为一名刚进入工作岗位的档案人员，非常感谢365bet足球开户与佛山市档案学会提供一个思想交流的平台，让我能够对过去的工作进行总结反思，找出下一阶段的发展目标与突破点。希望今后会有更多的机会与各界优秀的档案专业人才交流，为迎接“十二五”建设的机遇与挑战创新思路，共同努力建设一个完善的惠民便民的幸福档案体系。

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一、前言

近年来，佛山市正迈入经济快速升级、社会加速转型的关键时期。“十一五”期间，佛山地区生产总值连跨3个千亿元大关，2010年更突破5600亿元，工业总产值、财政收入与“十五”期末相比全部翻番，城乡居民储蓄存款五年增长80.9%，人民生活持续改善。承载着这一良好的发展态势，佛山市委、市政府提出了“十二五”建设“民富市强，幸福佛山”的发展目标，确立了“智慧佛山”的发展战略，以“惠民生”为城市发展的根本出发点。如何通过建设“智慧佛山”，以实现“幸福佛山”这一目标，是“十二五”建设中的重大课题。

“幸福”已经成为民生建设的一个“关键词”，是成为衡量未来城市发展水平的一个重要标尺。从2007年起，国家统计局都会举行“中国最具幸福感城市”的调查活动，以城市的综合实力、民生满意度、婚姻美誉度、生活水准等为指标，利用网民调查得出评选结果，受到了海内外同胞的热切关注。而从每年的结果可以看出，他们越来越认为金钱不等于幸福。

对于“幸福”一词的定义，一万个人有一万种不同的理解。提升到在理论上来说，实现幸福就必须有三个必备的要素：物质基础、精神支柱与制度保障。也就是说，他们追求的不仅是物质生活水平的提高，他们更追求的是一种社会归属感、认同感以及安全感。作为政府及相关部门，为提升人民群众的幸福感，除了要大力发展经济，加强自身的社会管理职能，还必须提升其服务职能，转型为“服务型”政府，为人民的生活提供安全保障与制度保障。建设服务型政府，就是要坚持“以人为本”，解决好就业、住房、教育、医疗等人民群众最关心、最关乎其切身利益的问题。

二、提高社保业务档案管理水平的意义

健全社会保障体系是提升最广大人民群众生活幸福指数的最直接、最有效的方法，包括推进基本社会保险应保尽保、健全公平高效的社会救助、发展适度普惠的社会福利和完善形式多样的养老服务。

社保业务档案依托于社保经办业务，同时又服务于社会保险。完善社保业务档案管理，有利于提高人民群众与档案工作者的幸福感，促进社会保险事业健康发展。

（一）有利于维护参保对象的社保权益

社保业务档案是参保单位和参保人员履行缴费义务和享受社会保险权益的原始凭证，是社会保险经办、管理的客观记载，是社保机构对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的基本前提，有利于更好地维护参保对象的社保权益。

档案管理工作最终的目标就是为了更好地利用，为广大的参保人员提供优质的档案利用服务，保证人民群众对自身的社保信息的知情权，让其切实感受到|“阳光政府”、“透明政府”的优质服务。社保机构档案部门要对现实负责、对历史负责、对人民群众负责，建立让人们群众信任、可靠的社会保障体系，促进社保运行机制的客观公正，享受相应的社会福利待遇，解决后顾之忧。

（二）有利于提高档案工作人员的幸福感

要建立幸福民生档案，首先就要档案工作人员的幸福感，才能激发对工作的热情与创造力，以智慧更好地开发与利用档案资源。但是，我国档案工作起步较晚，大众缺乏对档案工作的认识，认为档案工作就是简单地整理和保管资料，无关紧要。特别是社保业务档案，广东省坚持的是“谁经办、谁整理、谁归档”的立卷原则，要求各业务科室的具体经办人员完成业务档案的收集工，各兼职档案员完成档案的整理和预立卷工作。这种档案整理流程，需要各业务科室主动积极去配合。但各业务科室日常工作量巨大，档案工作就大大增加了他们的工作负担，使其产生反感情绪。另一方面，档案工作的效益要依托各种业务的经办才能体现出来，缺乏直接效益，因此往往不受领导重视。当档案工作人员觉得自己所做的辛劳和贡献得不到认可，就会认为档案是一个弱势部门，认为自己是弱势群体，那他们缺乏幸福感，又怎能投入到建设幸福民生档案的工作中呢？

因此，档案工作人员的幸福感不容忽视。以法律、制度来规范社保业务档案工作，提高档案管理水平，有利于全面宣传档案工作的重要性、提高领导对档案工作的重视、完善档案管理制度暂行办法。2005年，省社保局与省档案局联合研究制定了《广东省社会保险业务档案管理办法》（以下简称《办法》），该《办法》引起了有关领导的高度重视，并在档案局的指导与监督下，提高了社保机构档案意识、加大了档案建设的资金投入、完善了档案部门的基础设施建设、提升了档案人员的专业水平。目前，全省已有90%的社保部门实现了社保档案集中统一管理，规范化程度也在逐步提高，档案工作日益收到了重视和认可。

（三）有利于社会保险事业健康发展

由于有客观可靠的社保档案作为办事依据，社保办事员就能够准确、高效地经办各类业务，保证社保机构的服务质量。同时，社保业务档案是研究其运行轨迹和发展规律的珍贵史料，有利于促进社会保险事业可持续健康发展，优化服务。

三、建设“幸福社保档案”的机遇与挑战

（一） “十一五”期间社保档案建设情况

在“十一五”期间，在档案行政部门的监督指导以及强化基层档案室的日常管理工作等措施下，机关、企事业单位的档案管理工作稳步提升。

在这一起步阶段，社保机构建立和完善了档案管理制度，使档案工作基本走上正轨。对这一巨大转变，在本人的工作中有深刻体会。以本人所在的顺德区社保局为例，在我局制定了《顺德区社会保险基金管理局档案管理办法（试行）》的基础上，日常档案管理工作中取得了以下成绩：第一，完善档案室基础设施建设。根据档案室建设标准，配置了自动消防器、空调、温湿度计、抽湿机、档案消毒机等设备，基本达到“九防”要求。同时购置了专门的档案柜、扫描仪、复印机、打印机、刻录光盘等现代化档案管理设备；第二，清理了历史存积资料。面对庞杂的社保业务纸质资料，在档案领导小组的带领下，各科室与办事处团结一致不怕困难，积极配合档案室的工作，在完成日常业务的同时，加班加点把历年社保业务档案材料进行整理归档，实现档案资料集中管理；第三，实现社保业务档案信息化管理，利用专门的档案管理软件，建立机读目录；第四，加强档案管理人员的队伍建设，不定期举行业务档案管理操作培训。在局领导的带领以及全局相关人员的共同努力下，我局档案室还通过了广东省社保业务档案管理达标验收，并取得优秀的成绩。

（二） “十二五”规划下社保档案管理的机遇与挑战

“十一五”期间取得的这一成绩，为实现“十二五”规划中的幸福档案建设奠定了良好的基础。但是，社保业务档案管理工作存在这以下问题：

1.社保业务档案增长速度快、种类繁多。随着覆盖城乡居民社会保障体系的逐步建立和完善，社会保险制度改革不断深入，参保人数和社保基金的收支及积累规模快速增长，社保业务档案呈现高速增长的态势，使档案资料的完整收集、统一管理与利用的难度加大，增加部门的库房存储压力。

2.社保业务档案信息变化大，各地操作办法不统一。目前，社保档案初步建立了计算机管理系统，建立了归档电子数据库。但是，社保档案是直接记录着公民的个人信息原始资料，而公民的参保信息会随着社会生活的变化而不断变更，目前这种机读目录的静态信息管理系统已经不能满足社保档案的信息管理需求。同时，社保业务档案信息缺乏统一的标准，例如企业各项社保编码各有不同，不利于档案信息的传输与共享。

3.社保档案开发利用力度有待提升。随着人民群众的维权意识提高，他们日益注重对的政府政策及相关工作的知情权。而社保档案涉及到广大人民群众的切身利益，需要利用档案来维护自身的社保权益。如何建设一个运行稳定、数据完整准确、查询便捷、覆盖面广的档案系统成为开发利用档案资源的重要任务。

4.社保档案保管存在安全隐患。目前，大部分社保档案只实现了纸质资料的归档，未实现多载体、电子化保管，而纸质档案容易受环境及人为因素损毁或丢失。另一方面，社保档案涉及到人民群众的切身福利与隐私，近年来屡次出现社保经办人员利用盗取参保人员数据、修改档案数据进行贪污受贿的事件。如何能够在社保档案共享开放的基础上，同时维护档案电子系统与数据的安全，成为档案事业发展的重大挑战。

四、建设“智慧型”社保业务档案体系的措施

社保档案包含着参保人员的重要信息，是一种原生资源。原始的社保资料只有通过档案工作人员运用“智慧”对其进行组织化、结构化的处理，建设社保信息共享与开放平台，才能转化成服务于人民群众档案资源。建设“智慧型”社保业务档案体系，要求档案专业人员发挥其聪明才智，运用现代化的技术与手段，实现社保档案的数字化管理，建立安全、稳定的信息共享、开放平台，同时智能地监控与维护社保档案信息的安全状态。

（一）建设数字化的社保档案管理系统

1.社保业务档案数字化

社保纸质档案是社保档案资源体系的最原始资料，社保纸质资料的完整收集、有序整理、安全保管是开展档案后续工作的根本保证。

为实现档案管理信息化建设， 2011年佛山市社保局运行了社会保险电子档案管理系统，实现对社保档案资料的数字化处理，使资料收集、档案移交与归档、档案利用更高效便捷，具体体现在以下几方面：第一，该系统在业务经办时就对纸质档案资料进行影像化处理，保证了资料收集的完整性与及时性；第二，在往后的业务办理过程中，用影像件代替纸质件完成手续，减少纸质档案资料在业务经办传递和利用服务查阅时可能被遗失或损害等现象发生，确保档案的齐全与完整；第三，该系统与社保综合信息系统实现了无缝对接，档案的预立卷、移交、分类、编目、编研等工作都可在系统上与纸质归档同步完成，提高了归档的效率；第四，电子档案的形成有利于日后社保档案查阅利用系统的建设，建立档案全文数据库。例如，有关档案部门可以利用影像档案系统浏览档案全文，及时鉴定出可开放共享的社保档案信息，并直接传送到统一的网络服务平台，及时更新参保人员的参保信息。

2.社保档案信息标准化

社保经办机构为达到“跟踪一生”、“服务一生”的要求，必须统筹广大就业、居住的流动人口的参保业务，因此，社保机构建立全国联网、城乡一体化的档案信息资源共建共享成为必然趋势。但是，当社保基本信息使用标准不统一和不规范，特别是办理社保关系的异地转移及接续等涉及到档案信息系统间转移的业务时，如果信息传递机制不畅通，就会造成信息流失，增加办理异地转移、异地退休的困难，甚至由于数据不兼容，影响日常的信息采集与数据维护工作。因此，社保业务信息系统必须采用统一的软件标准、统一的网络平台、统一的信息生成格式，统一社保业务档案的分类方法与目录格式标准，保证档案信息在传输过程中的有效性、可读性与完整性。例如，档社保案管理系统对业务资料进行自动组卷，智能地生成类目号、保管期限等信息，统一全市的社保档案分类体系，便于统筹管理。

随着社保事业的改革发展，社保档案信息管理系统会不断更新换代。如果能够统一社保档案信息的编码标准，则有利于旧系统与新系统之间的数据传输，保证系统升级的稳定过渡。

3.建立幸福社保档案利用与服务平台

幸福档案的利用是幸福档案体系的出发点和落脚点。社保业务经办机构应借助现代技术，以克服幸福档案分散性和信息动态变化等特点给集中查询利用带来的不便，建立网络化查询平台，使群众足不出户就可以享受到档案服务，跨地域查阅社保档案。同时，社保机构要简化档案资料的查询流程，例如查档的市民只需提交第二代身份证，就可立即从影像档案数据库中查到相应的数据并打印出来，体验便捷享受政府机构服务的幸福感。

社保档案查询系统应实现多端口接入，可以依托政务网的政府信息公开网站以及档案部门的门户网站，让人民群众多渠道地接入社保档案查询系统，提高信息的利用率。

在社保档案利用的门户网站上，还可以利用在线论坛、服务满意度调查、博客与微博等社交型互动平台，接收用户的反馈意见，及时解决参保人员在查询档案中所遇到的困难，并根据反馈信息不断完善查询平台的建设。

社保档案服务平台还应该打破传统的被动服务模式，主动提供与人民群众切身利益密切相关的社保信息。社保档案工作人员要加强编研工作，挖掘业务档案与文书档案中的有用信息，制作关于社会保险政策、法规、业务经办流程的汇编材料，通过网络公告、与街道办事处合作宣传、派发宣传刊物等方式把社保信息及时传递到人们的生活中去。

（二）建设智能化的社保档案安全体系

社会安全感是人民群众生活幸福感的重要来源，社保档案开发利用必须制约一个安全稳定的环境当中。社保档案涉及到广大人民群众的个人信息，包括身份证号、社会保障号、银行账户等重要信息，是参保人员享受相应社会福利的客观依据。如果档案信息保密措施不足，一些不法之徒便可以冒充参保人或篡改参保信息，骗取社会保险基金，侵犯了其他合法参保人的权益，扰乱社会保障系统的公平公正机制。另一方面，社保档案里的重要隐私信息一旦被盗取，其银行账户等保护密码的很容易会被破解，威胁到公民的财产安全，扰乱社会公共秩序。维护社保档案的安全，必须把制度、技术、道德三者有机地结合。

第一，加大对档案实体安全保管和档案信息在网络中安全运行的管理制度的宣传与实施力度，例如《保守国家秘密法》、《电子签名法》、《计算机信息系统安全保护条例》等法律法规。档案部门要根据法律要求加强档案库存的硬件环境与软件环境的安全建设。档案行政部门及社保局要依法加强对社保业务档案部门的指导与监督，定期对社保档案工作进行达标验收，促进社保档案

第二，利用现代化的智能保密技术。网络是一把 “双刃剑”，由于其共享性、开放性等特点，决定了它的不稳定性和脆弱性。我们要依靠现代化的网络安全技术，要加强网络的安全管理，实现档案信息安全检查。例如，利用光盘、硬盘等进行多载体备份及异地备份；档案资料的影像化，形成只读格式的全文数据，作为业务经办与审核的原始依据；加强网络防火墙建设；严格设置档案管理系统的使用权限，显示电子档案使用记录；档案部门电子监控业务资料的预立卷情况；业务档案经办与审核要使用电子密钥，设置双重保护，保证专人审档。

第三，提高档案管理人员的安全防患意识与技能。档案管理人员要定期参与专业培训与研讨会，掌握最新的现代化信息技术、网络技术、安全技术等，同时交流探讨社保档案安全体系建设的经验。落实档案安全责任制，对于档案的整理、移交、查阅、销毁、利用应该进行严格监督，做好详细记录，增强档案管理人员的责任感与危机感。

（三）优化档案人才队伍的知识结构

幸福社保档案的建设最重要的是有高素质的专业人才作为强大的智力后盾。

社保业务档案作为一种专门档案，在人才队伍建设时要注重员工的知识结构。目前，许多社保机构的都采取档案工作外包的形式，但是由于其缺乏对社保业务的科学认识，档案的分类方法、题名、整理方式都脱离了实际工作需求，导致社保档案利用困难。因此，档案管理员必须熟悉社保业务种类、经办流程及所生成的材料，才能够对社保档案的分类与保管期限做出准确判断，才能根据业务经办的实际需要完善档案利用体系，知道如何发挥档案的最大效用。因此，建议档案工作人员先从事业务经办工作，在实践中积累经验，为日后制定档案管理制度提供事实依据，提高管理制度的可行性。在档案管理的专业知识方面，档案人员可根据工作需要参与专业的培训与研讨会，交流社保档案管理的经验，并激发新思路新观点。而计算机技术、网络技术等，档案部门可以有针对性地引进人才，或者与社保机构的信息技术部门进行合作，为社保档案的信息化建设提供智力支持。

为了激发档案工作人员的对建设社保档案体系的创造性、主动性与积极性，相关部门应建立一套档案人员的激励机制，对其工作进行考核与评级。激励机制不但让档案工作者的形成竞争意识，注重自我增值，而且还是对档案工作着的价值与贡献的认可，提高了档案工作者的幸福感。

态度决定一切，社保档案管理人员除了要掌握专业知识意外，必须提高自身的服务意识，一切要以人民群众的切身利益为出发点，保证社保档案信息的准确与完整，对人民群众负责，踏踏实实做好这项民生工作。

五、总结

社保业务档案是民生档案的重要组成部分，完善社保业务档案体系是幸福档案体系建设的重要环节。在“十二五”期间，随着社会保障制度的健全与完善，社会保险将全面惠及城乡居民，参保业务日益细化，参保人数成倍增加，建设幸福档案必定面临更多新的挑战。面对更多的机遇与挑战，档案行政部门与社保机构要充分发挥档案工作人员的智慧，依托现代化的信息、网络与安全技术，建设智能、高效、便利的档案服务平台，让人民群众充分享受社会福利，安享稳定和谐的幸福生活。

把幸福档案带到群众身边

作者姓名：张群群
作者学历：本科
最喜欢的一段话：每一个不曾起舞的日子，都是对生命的亵渎。
撰写思路、过程以及感受：初阅《关于举办“幸福档案助力智慧佛山建设”征文活动的通知》时，我以为这份通知跟自己没关系。因为自2008年初进入禅城区档案局，我先后从事的是党史和地方志工作，很少有机会接触到档案管理方面的工作。当参加征文活动成为单位分配给我的任务后，我再次阅读了这份通知，才开始认真思考如何写好这篇征文。在平时的修志工作中，我经常到区档案馆查文件找资料。作为一个档案利用者，我希望查阅档案能更方便、更快捷，足不出户即阅遍天下。所以写这篇征文时，我更多的是从档案利用者的角度出发，对档案管理工作提些许建议，使档案工作更接地气，让群众能够享受到更好的公共服务。我想服务好了，群众满意了，自然也就觉得幸福了。经过查找资料和调研，我对档案管理有了初步认识，对目前民生档案的保存利用现状有了初步了解。我认为开发利用档案信息是档案管理的目的和动力，更何况是这些与群众息息相关的民生档案，所以我在文中提出了“如何对民生档案进行科学整合和开发利用，让民生档案更具生命力，让群众利用民生档案更方便更快捷”的问题，然后从资源、技术、人三方面提出了“整合民生档案资源”、“打造民生档案智能服务平台”、“提高档案工作者的合作和创新意识”和“重视档案利用服务的信息反馈”四个具体建议。文中所提出的各种建议大多是源自我日常工作和生活的积累。如“整合民生档案资源”这部分内容，我的灵感来源于政府的大部制改革和市联合图书馆制度。民生档案的种类多，保存部门也多。何不学习大部制改革，对档案资源进行整合，然后仿效市联合图书馆，建立大而全的联合民生档案馆，原档案馆转为分馆，群众去任一档案馆都能查到各类档案资料。 “打造民生档案智能服务平台”的建议一“建立网络民生档案馆”，我受到了市住房公积金、市社保网上查询系统的启发。建议二“研发档案查阅终端机”受到了一篇关于市图书馆投放二十四小时自助图书馆报道的启发。在此不一一赘述。通过撰写这篇征文，我学到很多关于档案管理方面的知识，也认识到要为群众提供更加便利的公共服务，必须从群众的角度出发，多思考、多创新、多实践，才能让档案服务更接地气，把幸福档案真正带到群众身边。

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近年来，我省和我市分别提出建设“幸福广东”、“智慧佛山”。不管是“幸福”还是“智慧”，核心都是坚持以人为本，让人们的生活更幸福、更便捷、更舒适。随着“幸福广东”、“智慧佛山”建设的向前推进，我市在改善民生方面不断出台新政策、落实新举措、开展新工作。档案同广大群众的物质生活、文化生活、社会生活等方方面面有着千丝万缕的联系。在建设“幸福广东”、“智慧佛山”的背景下，民情档案、居民健康档案、新型合作医疗档案、就业培训档案、土地流转档案等一批关乎人民群众福祉的民生档案应运而生。应如何使这些与群众息息相关的民生档案更有活力更有生命力？如何让群众利用民生档案更方便更快捷？这涉及到对民生档案资源进行科学整合和开发利用的问题。

近几年，我市致力于推行档案信息化工作，并取得了一定成绩。但物联网技术的广泛应用带来了从信息化到智能化的变革，给档案工作提出了新挑战。民生档案利用率极高，不应只局限于信息化，更应向智能化发展。只有升级建立智能的档案资源体系，打造民生档案智能服务平台，才能把幸福档案带到群众身边，才能为人民群众提供实实在在的方便。笔者认为应着重从以下几点抓起：

一是着手整合档案资源，实现地区内馆际民生档案信息共享。

民生档案关系到人民群众日常生产生活，包括户籍、学籍、婚姻、合作医疗、计划生育、人口普查、就业培训、房产、教育、社保、社会救济、公证、山林土地流转等诸多类别；涉及到的相关档案馆也多，以禅城区为例，婚姻登记、农村合同 (租赁、承包、贷款等合同协议) 、诉讼案、公证、学籍等档案由禅城区档案馆保存，房产档案由禅城区房地产档案馆保存，而其他诸如户籍、社保、社会救济等档案仍在档案生成单位的档案室保存。如果群众要利用档案首先得弄清哪类档案归哪个档案馆保存，如果需要查阅多个档案，就得在不同的档案馆之间来回奔波。这增加了查阅时间、提高了查阅成本，给人民群众带来不便。各自为政的管理模式，不符合“幸福广东”、“智慧佛山”的建设理念，民生档案资源的整合亟待加强。

从近期来看，笔者建议可启动民生馆藏信息远程共享工程，在现有的民生档案信息化的成果上进行数据整合和交换共享，本地档案馆可提供异地档案查阅服务并出具档案证明，节约档案查阅时间和成本，方便人民群众；从长远来看，笔者认为应建立民生档案综合馆，涉及人民群众生产生活的档案，由综合馆统一保存、统一开发、统一利用，而原相关的专业档案馆如房地产档案馆、城建档案馆等可转变成民生档案综合馆的分馆。不管在主馆还是在分馆，都是统一的档案资源体系和利用体系，更方便人民群众查找利用档案。

二是利用各种新科技，打造民生档案智能服务平台。

目前群众查阅档案受到时间和空间的限制。档案馆的开放时间与大多数上班族的工作时间冲突，给群众查阅档案带来诸多不便；大多数民生档案涉及公民个人隐私，档案馆要求查阅者必须持本人身份证亲自到馆内查。档案保存的最终价值是利用，要突破时间和空间的局限性，必须借力“智慧城市”的建设，打造智能服务平台，让群众不受限制地进入档案资源库查阅下载相关档案。

（1）建立网络民生档案馆，将检索和利用合二为一。通过建立网上民生档案全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行信息化处理，并输入数据库。网络民生档案馆的访问权限应分成访客和实名注册用户两种：访客只能查看按照现有法律政策允许公开的档案；涉及到公民个人隐私的民生档案，只对经过实名注册的本人开放。在建立网络档案数据库的同时，还应建立档案馆实名用户管理数据系统。对初次查阅者，档案馆工作人员可以通过感应设备直接采集其“二代身份证”的信息，在用户管理系统里生成相关的用户信息，包括用户的顺序编号、用户密码、用户姓名及照片、身份证号码等，使用户具有了一个在网络民生档案馆利用档案的身份号码。当档案查阅者使用身份证号码和密码登陆到网上档案馆时，数据系统通过云计算和分析，自动显示与该用户有关的档案目录，查阅者点击后可进行在线查看和下载等。

（2）研发档案查阅终端机，提高档案服务科技含量。该机具有自助注册用户、自助查阅档案、自助打印证明、自助更改密码等功能，设立在商业旺地、交通枢纽、居民小区等人员密集、流动频繁的地段，全天24小时对外开放，无需专人值守。只要将本人“二代身份证”放置在终端机的读卡区，输入联系电话，即可自助注册成为档案用户，登陆到网上民生档案馆查阅档案。当注册用户查到自己所需要的档案时，投入一定面值的硬币或纸币，点击打印，终端机即可自动使用预装在机体内的特殊纸张，打印出具有证明资质的档案材料。

（3）利用新的及时沟通技术，创新档案服务方式。例如近年兴起的微博，具有及时性、便利性、广泛性，成为政民沟通的有效工具。档案馆作为公共服务部门，应充分利用微博技术，发布一些关于自身服务的性质、方式和范围等方面资讯，开拓档案信息传播渠道、增加对外宣传力度。还可利用微博开通预约查阅服务，对于一些需要本人亲临档案馆查阅的档案，查阅者可事先以微博的方式向档案馆预约，档案馆提前准备好查阅者所需要档案，使其到达档案馆后无需等待就能查到档案。

三是提高档案工作者的合作意识和创新意识。

不管是整合民生档案资源还是建立智能服务平台，技术再高端，都离不开人的主导作用。一方面要提高档案工作者的合作意识。整合民生档案资源，建立一个完整的社会信息系统，需要加强横向联合，打破各档案部门之间各自为政的局面。如果不具备合作意识，实现信息资源共享、进行一体化管理根本就无从谈起。另一方面要培养档案工作者的创新意识。在档案利用方面，传统的方式不外乎就是举行档案展览、开放档案复制件或公布件等。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的方式。被动的、手工式的档案管理方式已经不能满足人们希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息的需求。档案部门在建立“智慧佛山”的新形势下，更要将创新作为档案工作的切入点，积极发挥档案工作者的主动性和创造性，大胆地让他们出点子、想办法，为档案管理工作探索出新的方法和途径，不断地推动档案事业智能化的发展。

四是重视档案利用服务的信息反馈和投诉。

建设“幸福广东”和“智慧佛山”，要求以人为本。档案部门在工作中也应坚持以人为本，重视用户信息的反馈和投诉。群众在利用档案的时候，总是希望查阅档案手续越简便越好、获取档案信息越容易越好，所以档案部门提供的服务到底好不好，群众最有发言权。档案部门应鼓励利用档案的群众提供建设性的意见，以便改进档案服务。在查阅大厅设置意见登记簿，供群众写下投诉意见和建议；或者通过邮件、微博等形式，增进与群众的沟通；或者在网站上设置用户调查问卷，收集群众的意见，这些都是行之有效的反馈渠道和方式，值得档案部门在实际工作中推行和应用。

建设“幸福广东”、“智慧佛山”，档案部门应解放思想、不断创新，整合民生档案资源，打造智能型服务平台，提高档案工作者的合作意识和创新意识，重视群众的信息反馈和投诉。这样才能为群众提供更加便利的公共服务，才能把幸福档案带到群众身边，让档案服务更贴近群众，让群众真切地体验到“幸福档案、智慧佛山”的含义。

“前端控制”：政府信息公开新思维

作者姓名：高欣妍
作者学历：硕士
最喜欢的一段话：通过自身的努力，获取精神和物质两种财富，这才是最高尚的！
撰写思路、过程以及感受：本人在档案管理科的查阅窗口工作，受理群众的咨询和查阅的过程引发了我对档案工作与民生、与幸福社会关系的思考。利用者查阅档案，至今大部分情况还是要到档案馆查询，受限于档案未到开放期，或者查阅信息不充分，难免有时失望而回。政府信息公开，对满足广大公众对政务信息的需要，对电子政务发展、对智慧佛山建设都起着重要作用。如果能利用目前的信息化发展成果，把政府信息公开提早到文件形成阶段，相信对提升民众对政务信息查全率、查准率都有很大帮助，也有助于增强民众的社会幸福感，因此有了创作《“前端控制”：政府信息公开新思维》这篇论文的想法。写作过程参考了很多书刊和相关法律条例，从而又对这个问题有了更深刻的了解，希望这个不成熟的思路能得到深化，能运用于实践，为政府信息公开，为档案信息开发提供参考作用。

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摘要

政府信息公开，对满足广大公众对政务信息的需要，对电子政务发展、对智慧佛山建设都起着重要作用。本文分析目前政府信息公开中的现状，以此引出把“前段控制”思想应用到政府信息公开领域的意义，接着以“前端控制”思想的核心原则“整体规划、业务环节提前、全过程监控”为立足点，对如何促进、优化政府信息公开进行探讨。

关键词：政府信息公开前端控制文件管理智慧佛山

一、政府信息公开对“智慧佛山”的意义

在经济全球化和信息化的时代，瞬息万变的信息，已成为社会经济发展的决定因素。信息社会就是信息和知识将扮演主角的社会，作为最重要的信息资源的政府信息涵盖全社会信息的80%，它既是公众了解政府行为的直接途径，也是公众监督政府行为的重要依据。

“十二五”期间，“四化融合，智慧佛山”是佛山转型发展的主线，目标是把佛山打造成为现代产业发达、社会管理睿智、大众生活智能、环境优美和谐以及国际化程度较高的智慧城市。政府信息公开对构建“智慧佛山”有积极推动作用：

? 政府信息公开，推动社会经济发展，推动现代产业发达。政策稳定、政务公开是现代国家社会经济发展的重要环境，公众越清楚地理解政府的政策意图，对未来的预期就越有把握。同时，明确的预期能够鼓励社会的长远投资，也能有力的促进经济的发展。

? 政府信息公开，有效推动社会反腐倡廉、依法执政，促进社会管理睿智。一切欺诈行为的基础都来自信息不对称，政府信息公开减少了政府与公众的信息不对称，极大改善社会的监督条件，提升公众监督能力。同时可以保障政府改革的进度，使各项政策都因为有效公开而提升了执行效果，推动自上而下依法执政。

? 政府信息公开，提升政府公信力，促进政府与公众合作，促进大众生活智能。政府与公众的相互信任可以增强彼此的合作效果；政府与企业建立共识可以提升经济活动的成效，从而降低政府行政成本，使社会更为受益。随着互联网等现代化信息手段的普及，公众的信息渠道日益丰富，了解的事情日益增加。社会的流言、噪声及一些政府官员违纪现象的出现使政府的公信力受到很大的挑战。因此，政府唯有以坦诚的态度面对公众才能提升自己的公信力。

? 政府信息公开，推动以人为本的和谐社会建设，促进社会化环境优美和谐。中国经济已经发展到必须推行以人为本政策的阶段，依靠大量消耗自然资源的粗放型经济增长模式已走到尽头，“知识经济”已经成为经济进一步发展的必经之路。知识经济社会最重要的资源是知识、智慧与创造力，这种资源只存在于人们的头脑中，现代政府要以调动智力资源为中心，唯有以人为本、尊重人才的社会才能够调动智力资源。

二、政府信息公开现状

《中华人民共和国政府信息公开条例》（以下简称《条例》）于2007年1月17日国务院第165次常务会议通过，自2008年5月1日起施行。条例颁布以来，对政府信息公开起到了规范指引的作用，很多政府部门都以此为准则，努力开拓政府信息公开工作，使政府在阳光下运作得更高效有序。

以佛山市政府信息公开的做法为例：通过电子版《佛山市人民政府公报》在网上主动公开市政府、市府办公室和市直部门规范性文件。此外还编制出版纸质版的《佛山市人民政府公报》，摆放在市政府行政服务中心的政府信息公开服务处让市民取阅。此外，为方便广大用户查阅和运用《佛山市人民政府公报》，在每月10日的《佛山日报》刊登上月2期政府公报目录。如此自觉的公开意识和全面的公开渠道，使得佛山市的政府信息公开工作充分发挥了“传达政令、宣传政策、指导工作、服务社会”的作用。

虽然佛山的信息公开工作值得肯定，但是作为基层工作人员，笔者在实际工作中发现，此项工作仍有以下障碍：

1、政府信息公开沿用文书档案鉴定开放的方式方法，公开内容多头审核，手续繁多，会导致公开时间滞后，公开内容狭窄。

2、政府信息公开，具体到区和下属单位，缺乏明确规范指引。

3、政府信息公开与档案三十年到期公开之间存在一定的交叉重复，如何协调发展，避免浪费人力物力，值得考虑。

4、政府信息公开，最好有统一平台，避免重复建设。以南海区为例，既有南海档案信息网内的现行文件查阅中心，也有“南海一点通”的政府文件查阅平台，两者应更好整合，便于利用。

三、 “前端控制”思想在政府信息公开中应用

上述问题一定程度阻碍了政府信息公开的发展。如今政府办公都向电子化发展，有内部OA系统，档案大多以电子文件方式作为形成的源头，“他山之石，可以攻玉”，下面，笔者将探讨把电子文件管理领域的“前端控制”思想运用到政府信息公开的实践中，以求探索解决以上问题的方法。

所谓“前端控制”思想，最早出现在电子文件管理领域，它要求从文件形成之时甚至形成之前（即电子文件管理系统设计阶段）就对文件形成到归档的整个过程给予通盘规划，把预先设定的管理功能纳入系统中，并在文件形成和维护阶段进行监督。我们可以这样理解政府信息公开中的“前端控制”：即要求对政府信息从最终形成之时甚至形成之前（即政府决策和行为形成之前的论证商讨阶段）一直到处理完毕整个过程，给予通盘规划，把公开的管理功能纳入政府信息管理系统中，并在信息的形成、维护和处理阶段进行全程监督，以实现最大限度、最快捷、最科学的政府信息公开。简单来说，就是把公开的理念贯穿整个政府信息处理过程，以使政府信息的管理从源头上就用该思想进行指导，从而使公开能更加有效地进行。

要把“前端控制”思想运用到政府信息公开的实践，我们可以按照“前端控制”的核心理论“整体规划、业务环节提前、全过程监控”，具体来说，从以下几方面着手：

一）整体规划――用“全盘”思想统筹

1、加快完善政府信息公开的相关法规指引

目前我国制定《中华人民共和国政府信息公开条例》，从公开范围、公开的程序和方式等方面对政府信息公开作了较全面的规范。这是我国政府信息公开的法制建设一大进步。但条例宏观性较强，对于一些具体的做法规范不可能面面俱到，所以要在政府信息公开的实践中积累经验，在中央统一调控基础上，根据各地实际情况，制定相关操作性强的制度规范细则，使政府信息公开在更有指引性、可操作性和规范性。

2、统一政府信息公开平台建设

2011年9月，国家政务公开领导小组下发了《关于开展依托电子政务平台加强县级政府政务公开和政务服务试点工作的意见》，旨在大力推进政务公开，强化政务服务。依托网站平台实现政务公开，是信息时代政府的一项基本工作。但是由于没有统一的规划，可能会导致各级政府、各级部门之间各自为政，公开信息得不到统一，也不便于社会利用。为解决此问题，可以省为单位，统筹平台发展，遵循“统一规范、统一平台、统一监管、分级维护”的建设模式。通过省级部门政府信息公开统一管理平台的建设，实现省级各部门政府信息公开目录体系的标准化，建成省级政府公开信息的完整数据库，实现公众对政府信息的一站式查阅，实现主管部门对省级各部门政府信息公开的一站式监管。通过以上统一的平台建设，政府信息公开信息形成一个信息资源库，更有利于对资源进行整合利用。

二）业务环节提前――使公开突破传统模式

1、系统设计与元数据技术

“前端控制”思想要求，信息公开，要把业务环节提前，不能等文件形成后，甚至流通完再公开，应该在文件形成时，或形成前就为公开做准备。政府信息公开系统设计阶段就要考虑到公开的功能。对于电子文件来说，元数据技术可以解决这个问题。电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程，并可被计算机及其网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。它帮助人们记录电子文件形成时的背景信息和软硬件环境，记录文件的结构及其形成、处理、储存和检索利用的全过程。在文件形成之初，就利用元数据，记录文件是否可以公开，在政府文件公开系统中，可以通过捕获的元数据来控制电子文件的开放与否，再通过层级访问权限，决定这些文件可以由什么权限的人员查阅。

2、政府信息预公开

元数据是技术层面的实现公开的提前规划，而实现“预公开”，即是管理角度实现公开的提前。所谓“预公开”，是指各部门在决定和处理与群众或本机构成员利益密切相关的重要事情时，应在正式决定或办理之前，将方案公布，在充分听取群众或本机构成员意见后，经进一步调查、修改，再正式决定或办理，并予以公布的方式。

公众参与制定政府的规章、决定和政策的行为是一个负责任和有效的政府的重要标志。政府通过吸收公众广泛、科学的意见可以提高政府决策的质量，而在政府提倡公众参与政府活动的过程中，也可有三大收获：第一，培养公众的民主意识；第二，增强公众对政府决策的理解，缩短政策施行的适应期；第三，提高政府的公信度。所以，运用“前端控制”的思想，积极实施政府信息预公开，对政府、对公民、对整个社会和谐发展，都有十分重要的意义。

三）全过程监控――把公开思想嵌入文件管理流程

这部分以电子文件管理系统为基础，探讨如何把公开的思想贯穿于电子文件的处理过程，从而使政府信息公开的程度更深入，时间更及时，也能减少目前所有文件堆在办理后期才决定公开与否的巨大工作量。

文件鉴定是一项十分复杂的工作，它没有一个统一的标准，也不可能做到精确鉴定，有许多因素左右着其进行。计算机系统不可能对许多复杂的情况进行处理。但政府信息公开有一个原则，那就是“以公开为原则，不公开为例外”。运用此原则作为系统鉴定的一个相对标准，再运用元数据技术，那么通过系统实现公开的鉴定的可行性就大很多了。具体来说：

1、文件管理人员要在电子文件管理系统设计阶段向系统设计人员详细阐述关于文件公开鉴定的需求，在系统设计时，将公开的和不公开的关键词分别保存到关键词数据库中，并嵌套到文件管理系统中。

2、电子文件在形成时，系统会自动弹出元数据项目供文件形成者填写。如：文件的题名、形成或接受日期、上下文的信息、签名及创建文件的活动等，根据公开甄别需要，设置一项由系统弹出的“公开关键词”项，供文件形成者填写。而文件的另外一部分元数据项目则由系统自动生成，如：所用的字体、版面格式、逻辑格式与系统的软硬件说明。然后将这些元数据封装起来，与电子文件一同保存。

3、在鉴定公开与否的时候，计算机可根据系统中的关键词数据库自动与文件的元数据中的“公开关键词”项进行比较。

4、当被鉴定的文件中保存的元数据的符合关键词数据库中适合公开的范畴，再进行二次鉴定，进一步确定是内部公开还是外部公开，内部公开的在政府电子政务专网上流转；属于外部公开的，就发布到政府外网中；当被鉴定的文件中的元数据符合关键词数据库中不适合公开的范畴，则要做好保密工作，在该部门的内部办公业务网上直接流转到下一个处理环节；而介于公开与不公开的不能明确划分的文件，则可流转到“人工鉴定”环节，给文件管理者人工处理。

5、实现流程图：

6、细节说明：

如图二所示，图一所示只是一个功能模块，这个模块应该嵌套在图二的系统1、系统2和系统3里面。

文件每经过一次处理，一些属性已经发生变化，比如说一项决策在形成阶段还没通过审批，不适合公开，但是经过审批可以公开了，这时候就要元数据都进行一定的改变。因此文件要进入下一个系统的时候，每次都会生成一些元数据的填写项，要求管理者确定是否需要修改之前的关键词，到下一文件处理环节时对其再进行一次鉴定，以使公开能及时进行。

l 每次鉴定完的文件，无论公开与否，都应同时流转到下一处理环节，进行正常的完整的文件流程处理。

l 虽然这个模块的功能并不是全智能化的公开鉴定，但是首先筛选一部分可以明确其公开与不公开的信息，工作人员只需对中间地带的文件进行鉴定，这样就大大地减轻了工作者的负担。

l 由于目前，现行文件系统和档案业务系统是分离的，因此可能会导致重复鉴定。而用元数据技术，公开信息与电子文件一同封装，电子文件进入到档案满三十年开放鉴定阶段的时候，可以自动在系统把已经在政府信息公开环节向外公开的文件先过滤，只鉴定内部公开的和不公开的文件，这样，既可以使后期的鉴定工作量减少，又可以减少避免重复鉴定。

l 这种“全程监控”的理念，不但可以应用在电子文件，在纸质文件中同样可以运用。文件管理人员应该注意把“公开”思想贯穿于整个文件处理流程之中，这样公开就可以更有保证地进行，使得由系统管理起来的文件能真正被全过程监控起来，并且从头管起，使得每一份文件都具备待公开的资格，只要可公开就能随时转入公开处理流程。这种管理才称得上积极的、有前瞻性的有效解决方法。

四、小结

“前端控制”是一种思想理念，只有把公开的理念落实到实践，才能更好地开展政府信息公开工作，否则一切都是纸上谈兵。把“前端控制”思想应用到政府信息公开，既有效保障了公开工作流程的顺畅，也保证了公开的时效性、公开内容的广度和深度，以使政府信息更有利于经济社会发展，更有利于“智慧佛山”建设。

参考文献：

1、刘恒等.政府信息公开制度.中国社会科学出版社.2004

2、《中华人民共和国政府信息公开条例》

3、《广州市政府信息公开规定》

4、王运彬. 档案部门在政府信息公开中的地位探讨.档案学研究.2005年第6期

5、李志萍、白林.我国政府信息公开存在的问题及对策分析.理论与改革.2006年第1期

6、严瑾.试论电子文件管理的“前端控制”与“全程管理”原则.档案时空.2006年第4期

税收征管档案电子化管理应用的探索与思考

作者：佛山市地税局办公室文印档案组

撰写思路、过程以及感受：长期以来，加强税收征管档案管理已成为各级税务机关的一项基础性、重要性和必要性工作。文章主要从三个大框架来阐述，从加强税收征管档案电子化管理应用的重要性到当前制约税收征管档案电子化管理应用的几个问题，最后提出税收征管档案电子化管理应用的对策建议。同时，文章采用理论分析、数据论证等手法来进一步阐发如何加强以及改进税收征管档案管理。从数据收集、实例论证到梳理成文，最大的收获还是对税收征管档案电子化管理应用的深刻认识。现代的电子技术、网络科技

广泛地应用在税收征管上，“科技兴税”已经改变了传统档案的形成环境，同时税收征管档案已

经成为税收信息化的一个重要组成部分。抓住率先创建以“电子化”为载体的现代化税收征管档案管理体系的努力方向，吸纳专业的档案管理人才，运用现代化科技管理手段和先进的管理方法来管理档案，让征管档案电子化管理应用更好地促进税收事业发展。

论文作品：

档案，是指在各项工作中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，它不但具有对以往工作考查起到凭证的作用，同时也对当前工作起到参考的作用。税收征管档案作为其中的一个重要组成部分，是税务机关在税收征收管理活动中形成的与税收征管有关的各种有利用和保存价值的文件、文书、凭证、帐册、报表、图表、案卷、资料等不同形式或载体的历史记录。加强税收征管资料档案的管理，对实现征管资料档案信息共享，查考、保存历史资料，保护证据，规范征纳行为，强化依法行政都具有重要的意义。长期以来，税务机关不断加强税收征管档案管理，其已成为各级税务机关的一项基础性、重要性和必要性工作。但是，多年来税收征管档案一直处于传统的管理模式之中，还存在着管理机制尚未健全、查阅较不方便、增值利用价值较低等问题，不适应新时代发展的要求，制约了税收管理水平的进一步提高，影响税收事业的健康发展。

一、加强税收征管档案电子化管理应用的重要性

近年来，各级税务机关大力推行网上申报，很多地区基本实现了申报缴税的网络化、电子化。但现行网上申报的电子数据还存在法律效力问题，电子数据缺少法律保障，纳税人还需定期将纸质申报表、财务报表以及其他资料打印、盖章后报送税务部门。在这种情况下，税收征管档案仍由大量纸张文件构成，依据传统方式进行保管和处理。在档案保管中，不仅占据大量库存，劳动成本、仓储成本不断增加，而且档案文件易受潮、霉变、遭虫咬，甚至造成人为污损和丢失；在档案处理、使用中，不仅耗费较多的时间、人力，工作效率难以提高，而且档案文件不能通过网络传输，文档共享难，难以实现办公自动化。为有效破解这一难题，税收征管档案电子化管理应用显得尤为重要。所谓税收征管档案电子化管理应用，就是将实质性的档案，如纸质文件、图片、光碟，录像等档案材料以电子磁盘或者电子光盘为支持体来整理记载留底，其重要性充分体现在：

一是资源配置有效利用，税收征管效率进一步提升。就传统纸质征管档案而言，它在实际使用中存在资料容易丢失、传递手续繁琐、资料利用价值偏低等问题。而税收征管部门每日都要处理大量的受理数据，征管档案电子化管理应用将使工作变得高效便捷，节约了时间和空间，提高了办事效率。同时，大量的纸质文档可以介质方式来存放，大大减少了存放的空间。以禅城区地方税务局2010年开发的新型征管电子档案系统为例，该系统大大推进了税收征管资料流转和业务审批的提速。办税服务厅正式启用新型征管电子档案系统后，在与分局间的资料流转上，若采用传统的纸质流转，需要派专人进行人工运输，从受理到分送到相关分局最快需要约60分钟的时间；但在目前使用的电子流转模式，从扫描录入到发送给专管员，整个过程最快仅需要10分钟。在资料的流转上，整整提速达83%。业务审批方面，登录电子档案管理端进行在线审批，对比采用传统纸质资料受理审批，平均每份资料节省时间约10分钟。按2009年流转到分局的审批业务量4637份计算，采用新系统能节约工时773小时，相当于110天的工作量。

二是查询检索快捷方便，档案利用率不断提高。利用者要借阅纸质档案，必须到征管档案管理部门办理借阅手续，借阅后如需复制档案，还需办理审批手续。在税收征管档案电子化管理应用中，储存电子文件的信息数据库是档案部门与办公业务部门共享的，用户在授权许可的情况下，可通过办公室的电脑在档案部门的网络上直接查找并选择档案信息，并可方便地复制存储。以禅城区地方税务局新型征管电子档案系统为例，在传统的纸质保存模式下，根据纳税编码查找相对应的征管资料，最快需要花费约5分钟的时间；而在新型电子保存模式下，只需要在电脑输入纳税编码便能够快速查找到相对应的电子征管资料，耗时不到半分钟。新旧模式对比下，资料查询提速达90%。

三是归档环节整合优化，资料的完整性得到保障。根据传统的纸质资料流转模式，需要审批的征管资料从流转到归档，最简单的方式是“前台—专管员—资料室”，至少需要三个环节；在新型的电子资料流转模式下，除需要加盖公章的征管资料外，所有征管资料从流转到归档都是通过“前台—资料员”的方式，仅需要两个环节，资料归档流转模式大大简化。同时，根据以往的纸质资料保存管理经验，反复使用率高的往往存在丢失与损坏的弊端，据统计资料丢失率约为1%；而使用电子化资料管理模式，将所有纸质资料通过扫描电子化保存，可以有效克服纸质资料容易丢失与损坏的问题，基本实现资料“零丢失”，确保资料完整无损。

二、当前制约税收征管档案电子化管理应用的几个问题

电子技术、网络在税收征管实践中的广泛应用，给税收征管档案管理带来了强烈冲击，一方面“科技兴税”改变了传统档案的形成环境，电子档案逐渐取代了部分纸质档案；另一方面,税收信息化也为档案管理注入了新的内容，税收征管档案已成为税收信息化的一个重要组成部分。相对滞后的税收征管档案管理如何应对税收信息化的冲击波，不仅是档案工作必须面临的挑战，也是税收征管实际中亟待解决的问题。当前，制约税收征管档案电子化管理应用的几个问题主要集中在：

一是管理制度还需不断健全。长期以来，税务部门对电子档案知识的了解相对比较缺乏，税务基层执法单位人员更换频繁，人员变动较大，电子档案管理缺少一套行之有效的管理模式和制度。由于缺乏系统性的征管资料管理手段，对征管资料中所包含的大量信息也缺乏进一步的分析利用，使得征管资料管理相对较为滞后，不能适应税收信息化建设的需要。同时，由于缺乏对征管资料的收集、录入、审核、整理、归档、保管、使用、查阅等内容的统一和有效的规范，基层分局只能根据一些单项的管理规定来收集、归档和保管征管资料，征管资料的管理未形成一个统一的、系统的、有序的、连续的体系，且管理流程较为混乱，征管资料的归档内容也各不相同，导致资料信息分析利用价值无法体现。

二是资料收集不够全面。从征管资料的构成内容看，规定资料的范围还很窄，只有税务登记资料、纳税申报资料、工商登记信息的比对及银行帐号的交换等已由税收法律法规进行了明确。但大量的日常管理信息并未纳入规定资料范畴，如纳税人的投资、交易信息、资金结算信息等。从征管资料的载体看，由于纳税人客观条件的限制，除网上申报以电子资料为主外，其他征管资料仍为纸质资料，阻碍了征管资料信息化进程。甚至有的基层分局征管档案管理完全依靠手工，从开业登记开始，到税种认定、申报、发票购领直至注销，全部依靠手工操作，而且要逐月进行，年度整理装订，耗费较多人力，工作量较大，计算机主要被用来编制档案目录、打印卷脊，在档案的整理、运转、共享利用上没有引入信息化。

三是资料分类科学性有待进一步提高。对征管资料的管理，不仅要按档案管理的要求进行装订，更重要的是要把征管资料进行分类、归并，使其在内容上有完整性、统一性，能够准确反映征收管理的全过程，体现分析利用价值。在实际工作中，按照征管资料的功能和用途不同，可分为税务登记、纳税申报、票证管理和法律文书等。但各类文书资料的整理、收集、归档由各个不同的部门管理，同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分，增添了征管资料管理建档的难度。基层分局根据各自的经验和需要分类，往往存在分类不科学，内容不齐全，重形式，轻内容，重复归档，归档标准不统一等问题，致使资料归档、查阅很不方便。

四是资料增值利用率相对较低。信息不能共享，查阅不方便。由于绝大部分的征管资料都是人工归档，计算机在征管资料管理上的利用程度比较低，往往是“拿出来一摊子，翻起来一片子，查起来没法子”，根本不能适应税收征管信息化发展的要求。征管改革中对档案管理没有进行完整的探索研究，信息化不支持，加上技术上存在一定困难，导致信息化在档案管理上应用不广不深。

五是缺乏相对稳定的档案工作专（兼）职人员。档案业务具有很强的专业性、技术性、连续性，它的性质要求各级要有比较固定的档案工作人员。目前，基层分局大都缺少稳定的档案工作人员。档案人员不稳定，对档案人员本身容易造成不良影响，将有可能导致档案管理人员对档案工作责任心不强，缺乏长远计划和打算，不认真钻研和学习档案业务知识，对所保管管理的资料不熟悉，缺乏全面、系统的掌握等，使档案管理工作缺乏连续性、衔接性。

三、税收征管档案电子化管理应用的对策建议

税收征管档案资料，形成于日常税收征收管理活动的各个业务环节，分散在各个岗位、部门，记载了税务机关日常税收执法行为的过程和内容，因此，规范和加强税收征管档案管理，对于提升税收征管效能、防范执法风险、促进依法行政具有十分重要的意义。基于上述思考，率先创建以“电子化”为载体的现代化税收征管档案管理体系，是今后税收管理现代化建设的努力方向。

（一）建立一套集日常管理、监控、考核评价于一体的税收征管档案电子化管理应用系统

税收征管档案电子化管理应用是一个新生事物，对提升税务机关征管基础管理水平，提高征管资料档案利用价值具有重要意义。首要任务是要按照“平台统一，一次录入，数据一致，信息共享，综合利用”的原则，通过税收征管档案管理改革，建立一套全市统一的集日常管理、监控、考核评价于一体的税收征管档案电子化管理应用系统，并结合税务系统自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系，协调各部门配备专职（兼职）档案信息员，从而做到从上而下，层层有人负责，形成上下配合、左右协作的档案传递网络，不断夯实档案收集工作的基础。税收征管档案电子化管理应用系统的应用，将大大提升税收征管资料的收集、录入、审核、整理、归档等工作效率，并对各单位各部门相关工作进行监控和考核评价，从而实现征管质量和效率进一步提高、管理成本和执法风险下降的目标，实现从纯手工台账式管理向高效率计算机管理的转变。

（二）创新电子档案管理方法，实现管理科学化、规范化、标准化

首先要确立归档原则。依托信息管理系统流程，对“每个业务处理环节对某项工作事件产生的资料”的内容进行固定统一，在日常税收事务中，形成与纸质资料对应的电子资料，利用计算机同时进行管理。在实际工作中，要确定征管资料档案的分类标准和标识，将纳税人细分为企业户、个体户、共管户、地税户、未达起征户、注销户和非正常户等类，实行分类归档精细化管理，实现对征管资料的有效监控和提高征管资料档案管理质量。其次要明确档案流向，纸质资料和电子资料同步交接。再次要完善税务档案数据库系统的改造工作，进一步适应不断更新的税务档案归档工作，充分运用计算机技术，加强档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。

（三）采用技术手段，将纸质文档资料转换成电子资料

对于有关税务文书、纳税辅导、税务巡查等工作底稿上存有纳税人、管理员和分局长签字并盖章的，一律通过扫描仪扫描存档。对纸质征管资料扫描处理成像，设置相关的纳税编码、业务类型等关键信息进行档案录入操作，系统自动生成“一户式”电子档案。扫描的资料按户或按类编辑整理放入现代化工作平台中，全体人员可按权限分工随时进入平台查阅，同时，定期对电子资料备份，及时更新维护。另外，根据《中华人民共和国电子签名法》明确的“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”的原则，积极推行网上办税CA认证，采用先进的电子计算机网络技术和电子签章技术，以电子档案代替纸质档案，从而既能解决大量税收征管档案的归集、存储问题，减轻税务机关的工作压力；又能方便档案的查阅、统计、分类和检索，极大地提高税收征管档案的管理效率，使税收征管档案管理逐渐步入科学化的轨道。

（四）准确录入，确保纸质资料和电子资料的完整统一

建立准确、完整的原始数据库是整个税收征管档案电子信息系统运作并有效的前提条件。一是要制定出统一标准的录入格式及录入项目。二是要严把数据录入质量关，确保电子档案与纸质档案内容的一致性，杜绝出现漏项、缺项和错别字现象。特别对于基层一线税务机关，电子信息的录入必须严格把关。三是要确保档案数据库和录入档案数据的绝对正确，保证档案数据的完整性和准确性，以达到一次输入、多次利用、信息共享之目的。

（五）加强学习，进一步提升档案管理人员能力素质

严格要求档案管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。更要求档案管理人员必须加强学习，不断更新知识结构，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己成为具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。同时，进一步提高全体干部职工税收征管资料归档意识，从思想上提高征管资料整理对税收工作的重要意义认识,改变过去认为征管资料只是纳税人办理税务事宜时有作用、税收收入是唯一的重要任务的观点，特别是要求基层分局税管员对纳税人报送的财务报表、申报表等做到及时有序归档，保证征管资料的完整性与真实性，同时也减轻要纳税人反复报送资料的工作量，进一步提升工作效率。

档案管理员的心路历程

作者姓名：符燕芳
作者学历：本科
最喜欢的一段话：每一条河流，都有自己不同的生命曲线，但是每一条河流都有自己的梦想。那就是奔向大海。我们的生命，有的时候会是泥沙，你可能慢慢的就像泥沙一样，沉淀下去了。一旦你沉淀下去了，也许你不用再为前进而努力了，但是呢，你却永远见不到阳光了。所以呢我建议大家不管你现在的生命是怎么样的，一定要有水的精神，像水一样，不断地积蓄自己的力量，不断地冲破障碍。当你发现时机不到的时候，把自己的厚度给积累起来。当有一天时机来临的时候，你就能够奔腾入海，成就自己的生命。
撰写思路、过程以及感受：作为一名专职的档案管理员，我的灵感都来源于我的工作。首先，理清整个做档案的程序，以确定文章的思路。档案工作的内容简而言之，就是收集-分类-整理-录入-制作目录-入库房，简简单单的五个步骤，怎么能勾起文章的思路呢？然后，我再细分，收集的相关人员- 分类的种类方法-整理（起订，编页码，加封面，入盒，盖章）-录入（各种不同类别遇到的不同填写方法、打印目录）-制作目录的方法-入库房（库房的编排、预留位置）。这一系列的思路过程，非常的全面，也给了我很大的迷惘，我的专业知识不强，如果我按着这思路去展开，我会词穷、力不从心，而且耗费相当长的时间，效果也不大。思前想后，我决定以一个初级档案管理员的心路历程为主导，写出我整理档案时候的感受，以及心智不断成长的一个过程。其次，按着确定的思路，有条不紊的展开我的文章。生活不断的进行着，整理文档时候的情绪、感觉来得快，走得更快。为了给我的文章提供更好的素材，每天我整理档案的时候，就观察着自己的感觉，整理完之后，及时的随手拿起一张A4纸，把自己的感觉感受都记录下来。当开始写这篇文章的时候，我就把这段时间的日记都拿出来看一遍，这时候，所有的情绪感觉画面都一一的浮现在我脑海里。文章的开头，首先叙述了一下自己，以便朋友们能更好的理解下文的心路变化；然后，分了4个事例，述说了心路的变化过程：抗拒-接受-躁动；最后，总结感悟。

论文作品：

我是一名典型的80后，性格上自大狂妄，随心所欲，好高骜远，眼高手低，强烈的自我为中心。

2009年实习期，我就找到了这一份档案管理工作，当时狂妄的想，反正还没找到工作，就先热身热身吧，让你们看看我的厉害！顺带顺带，锻炼一下自己的耐性。性格中，还有一个优点，就是喜欢发掘自己的缺点。面试的时候，就知道自己定性不够，耐性不强，心想另一方面就锻炼一下自己，打个基础吧！所以，不多考虑，我就争取担上了档案管理员。

档案管理工作还没让我有更多的心理准备，马上就开始了。迅雷不及掩耳之势，我便发现自己更多的缺点，做事粗心大意，脑不残，却有严重的行动障碍症，明明想到的事情却老是办不到，思想简单，意志力不强，思想散漫，遇到麻烦事容易暴躁，甚至找借口放弃。可喜之处，我意识到自己缺点的严重性，我鼓励自己坚持，坚持就是胜利，坚持就能锻炼自己，修炼自己，以承担更大的任务。

凭着“坚持就是胜利”这一信念，从事档案管理工作两年半的时间里，对于档案的情感，经历了三个较大较深刻的心理体验：抗拒—接受—躁动。

事件回放一：

刚开始做档案，我热气腾腾，积极的拿着汇编手册熟读了几遍，就开始做了起来。通过一次外出学习，我了解到，我们学校在2006年上了佛山市一级学校，那么2006年之前的档案就能当作专项归类到A（党政工团），心里窃喜，这个不用伤脑筋啦，做完这里，然后到2007，到2008，再到2009，剩下三年，很快就有效果啦，加油！于是加起劲来了，抱着汇编手册，一份份的对着分保管期限，一眨眼，几个小时过去，头昏脑胀，也不见得分了多少份，为了缓解一下神经，我决定起钉，哇塞，两只手都麻了，心想，坚持坚持！一天、两天、三天…心理的抗拒情绪开始与坚持闹别扭了…

一天的早上，做一会文档，又有同事来要求帮忙，二去三来，枯燥乏味又复杂多样的工作内容，让我心灵疲惫不堪了，看着还没有什么效果的文档，哀嚎响起来了：这么多我怎么做呢？做到什么时候呢？难道我就要白白浪费我的时间在这么无聊的事情上面吗？我可以出去学习一些更有用的东西啊。。。。

突然，另一把声音在耳边响了起来：猪，要坚持！这么简单的东西你都做不好，你能做什么呢？事情是你做开了头，你就不能轻言放弃！要坚持到底！证明你是行的！加油！

一股正气突然冲了进来，打败了邪恶的魔鬼，支撑起了我继续前进。但也真真正正让我意识到了接下来，我要面对更多的枯燥无味，就像病毒一样，需要我持之以恒的攻击！档案工作需要长期性的耐心！

事件回放二：

开始参考的汇编是旧版的汇编，万变不离其中，定下了目标要完成任务的我，没有过多的考虑，就按着汇编加上主观上的判断整理文档。一次与兄弟学校交流沟通，我发现类别号错了，新的汇编教学类是B，旧的汇编教学类是G，一个晴天霹雳，做了很多了，表示错了很多了，怎么办呢？灵机一动，写个小便条贴在档案室，所有人不就知道这回事，不需要改啦！心理顿时由阴变情了。说时迟那时快，我把方案告诉了主任，但是，主任郑重的告诉我，档案管理为什么要发起，是因为档案是一件件历史性的珍宝，每个时代每个时期都需要翻阅查找，所以才发起了规范化的档案管理，档案的整理必须真实、规范，在以后才能发挥到它的价值！意识到档案的意义性重要性，我知道，只有一条路，把做好的每一份文件改过来。。。。

心情又一次泛滥了，脑海里出现了一个映像，这好比从三个装满衣服的大衣柜里把全部衣服叠一遍，多悲惨呀！经过激烈的思想斗争后，我还是坚持过来了，因为这是我的疏忽，是我自己的错，就当是对自己行为的负责与承担，又一次，被正气征服了。

这一次，我真真切切的感受到了，档案工作不只是需要拥有耐心，还得要细心、多心，多一个心留意你不是很明白的地方，要归根刨地的了解清楚怎么回事，该怎么做才是规范，不然，一棋输满盘皆落朔！档案的整理过程，翻做比开始做更难，因为首先你要审阅，审阅错的再改，改了之后就影响到了整个档案的质量了，一环接一环的联系着，另一方面，花上的精力不计其数。所以档案工作必须严谨，认真。

事件回放三：

档案工作正开展得如火如荼，随着对档案管理工作认识的加深，我的心理越加的抗拒，甚至在我眼里是一份鬼差。档案工作是一项技术性较强的工作，需要有耐性的埋头苦干，需要一丝不苟的精心！枯燥、烦躁、厌恶是我对档案工作的几段情绪！但是，已经开始了一半了，我一定要做好，放弃了，之前的工作都白费了！所以，我选择了坚持！

一天，我们学校档案小组一行人来到了中心小学（我的母校）参观学习，我是唯一的专职档案管理员，有机会学习，所以带着很多的问题。一来到中心小学档案室，我首选了我正要着手做的相片，一番开相本，首先映入眼帘的居然是我小时候六年级集体操表演的照片，惊讶、兴奋了起来，没想到这么一个快要从我记忆中掩埋的事情勾了出来，这一个集体操红极一时，整个级9成的学生都出动了，是一个大型的体操造型表演，练了几个月时间，那时候，老师天天辛苦的叫着口号，我们学生的可就乐呆了，又不用上课，又有得玩，是一段难忘的快乐的记忆。

回过神来，我深切的意识到体会到档案的历史性意义，心里对档案的管理工作多了一份尊重多了一份敬意。在回去的路上，回想了我一路对档案的整理态度，有了愧疚，但，更多的盘算起回去以后该怎么把档案做得更规范、准确了，一直对于档案的抗拒性情绪360度的改变了。

事件回放四：

怀着激动期盼的心情，终于迎来了省特级评审，当初的坚持终于等到胜利的一刻了，对于我来说，我不仅胜利做完档案工作，我还收获了与档案的一份情！评审会议上，邓科长表扬了我们档案工作的方方面面，同时，也指出了我们的不足之处，使我在以后的档案技术方面做得更加规范到位，更加明确了档案工作的方向性；马局长还用“传承”一词活灵活现的向我们解说了档案的历史性意义，使我一颗不平静的心更加波涛汹涌，脑海里迫不及待的出现了种种完善的计划与整改方案，有他们的支持，我相信我的档案之路会越走越顺畅！

档案情结随着时间的推移一天一天的加深着，为了更加了解档案工作，我们学校不定期的组织档案小组的同事到兄弟学校参观学习，在上网查阅了方方面面的档案管理资料，从档案的作用意义到档案的发展，我都作了系统的资料学习，深刻的认识到作为一名档案工作员是一件非常光荣的事情，档案工作任重而道远，是革命性与历史性的统一体，从此，我将决心在这个岗位上实现我的人生价值。

档案助力，幸福满佛山

作者姓名：何钰桦
作者学历：本科
最喜欢的一段话：活在当下，而不是过去，你现在所做的一切无法改变过去，但足以改变未来。
撰写思路、过程以及感受：本人很荣幸有机会参加这次档案局举办的征文比赛，并在比赛中获得了比较满意的成绩，在此，衷心感谢市档案局以及市公盈公司给予我这次参赛的机会，感谢单位领导给予的支持，感谢前辈给予的鼓励和指导。接触档案有相当岁月，从初中起就断断续续从事档案整理。大家都说，我与档案有缘。这缘来自我耐得住寂寞，我用心去干。记得一年的暑假，在整理佛山市和美陶瓷有限公司的客户档案时，由于企业的客户档案是秘密档案，记录的都是客户资料、利润返点等重要信息，一般都是独立整理。我一个人在一间民房里待了一个暑假，整理了一百多卷客户档案，当我即将离开那间民房时，告别我那一箱箱整整齐齐的档案时，还真有点恋恋不舍。记得考上大学那一年，刚好是国资委成立后第一年整理档案，别的同学都出去旅游了，我整整两个多月认真工作，直到完成整理任务。所以知道我去做暑期工的人都说，我与档案有缘。是的，每当我看见一堆堆或一叠叠散乱的文件、资料，经过自己的手变得整整有条，心里的喜悦不言而喻，还有的是拿到了自己的劳动报酬。可是真正懂得档案的作用和重要，还是近一年来直接从事档案管理工作。这一年，我除了本公司档案整理，档案查阅利用，档案库房的日常管理和对下属企业的组织工作外，还兼顾转制企业国有档案的跟踪管理、接收入库以及档案协作组等工作，这多方位的档案管理教会我认识档案，认识档案的存在价值，认识档案工作的重要性。是档案工作的需要促使我更认真地做好档案工作，确立全方位综合管理的理念。所以，我把这一年来接触档案工作，下企业处置国企档案，为企业职工查找档案解决他们所需的个案和为此所看到的效果写成文稿，与大家分享。同时在了解企业档案的过程中，在与企业特别是转制企业的有关人员交谈中感觉到企业档案的需求和现实存在的空白点，提出了不成熟的建议，希望引起上级档案部门和各方的重视和关注，这是我写《档案助力，幸福满佛山》的资源和动力所在。写文章是一件既快乐又痛苦的事，文字形成文章的过程，需要素材，而素材来源于实践，可以说，没有一年来的丰富的档案管理经历，没有跟随档案局的领导处置国企档案的过程，没有档案查阅利用繁琐工作，没有亲临目睹的事实，即便是七、八年档案整理的积累，都写不出有特色的东西。这篇文章带来了我内心的感动，那就是感谢公盈公司给了我这个平台，感谢市档案局的领导指导着我如何干好档案工作，感谢前辈们的热心教导，让我更坚定地干好档案工作的决心。我写作的感受就像与自己面对面的交流，一句一句的成段，一段一段的成文，字字出自于现实，句句来源于工作感受。因此，此次的征文选择了从现实工作出发，以切身感受为落脚点，阐述对“幸福档案，助力智慧佛山建设”的个人感悟，希望能抛砖引玉，获得更多档案人的助力，促自己快点成长。同时也为自己提出了要求，那就是不断学习，学习档案业务知识，学习先进经验，学习怎样做个合格的档案人。

论文作品：

我是一名新兵，在众多的档案利用实例中，以突出的有代表性的例子阐述了档案助力，幸福满佛山的主题，从而增强了对档案工作神圣和责任的理解，关注档案工作的发展和覆盖面，关注管理力度日渐弱化的民营企业的档案管理工作。

我从中学开始接触档案，那时候寒暑两假，每到放假时就去做暑期工，帮单位、机关整理档案，跟着师傅，学习文书档案、科技档案、财务档案、客户档案的整理，什么都做。那时候，我把档案整理作为是一项可攒学费的工作，是一个社会实践，一段人生历练。刚到佛山市公盈公司，直接从事档案管理工作，接触了很多前来查找档案的人，了解了很多需求，特别是档案查阅利用的记录和利用实例，使我感到档案的伟大和重要，再联系到近年来档案部门与电视台联合举办的一些节目，回过头来深思，深深感到没有档案，就没有历史；没有档案，很多问题特别是历史问题解决不了；很多事情说不清道不明。从理论上讲档案是记载历史，延伸人类记忆；澄清事实，去伪存真；传播知识、信息，发展科学；处理事务，服务现实重要事业。没有档案就没有幸福的佛山，没有幸福的佛山人民。

近年来，365bet足球开户认真贯彻国家、省的指示精神，着重在“幸福”二字上下功夫，在“民生”做文章，要求各级档案员认真做好民生档案，立足为民众服务，共同创造幸福佛山。我记得温家宝总理曾经说过 “让人民生活得更加幸福、更有尊严”。那么，用什么来使人民感觉幸福，获得尊严呢？从宏观看，幸福档案通过大量的积累档案材料，丰富馆藏，记载历史，为世人提供了解过去的依据和发展未来的智慧。从微观看，就是每个单位乃至个人，养成收集积累的好习惯，用档案整理的规范标准，保存材料，记录企业或个人成长的过程，积累经验和教训。当人民群众需要时，用以解难排忧，还原历史。

近年来，市公盈公司及下属的资产管理公司，在市档案局的指导下，在佛山市直国有企业退出市场的过程中，积极大量地收集档案材料，获得了佛山市国有企业从公私合营、成立、发展、转制或退出市场的宝贵档案材料，档案种类涉及文书、科技、会计、人事和特殊载体档案，特别是一些珍贵的照片和产品实物等，丰富的档案资源。为此借力于这些档案，弄清不少历史遗留问题，帮助不少的职工群众解决诸如工龄、学历、家族关系、住房等等问题，充分体现幸福档案的现实意义，还原人民群众应有尊严和应得权益。

记得2008年，市政府开展汾江河的整治工作，当时涉及到多家企业需要搬迁的问题，市政府为了合理公正地处理企业的搬迁和补偿问题，对各搬迁单位的土地使用、厂房建筑归属等问题进行核查了解，这些企业，大部分都有几十年的历史。尽管时间长，情况复杂，通过查阅档案，核对大量原始数据，很多情况基本弄清，为汾江河两岸企业搬迁工作的顺利进行作出有力的支持。企业满意搬迁，汾江河迅速变样，好的环境给市民带来了幸福的生活，与幸福档案的助力分不开。

长期以来，工龄、社保一直是人民群众最为贴心的问题。近年来，由于企业的转制或退出市场，一部分工人、农转非的人员尚未办理工龄确认，退休年龄到了，退休问题解决不了，成了他们的一块心头石。他们的心中不平啊，辛苦了几十年，到头来退休办不了，工龄无法确认；还有一些早期离职人员（包括工人、合约工等）需要核实工龄，继续参保；一些特殊工种人员的提前退休需要提供从事特殊工种依据，等等，这可真是涉及民生的头等大事，也是维护社会稳定关注的大事。据记录，市公盈公司及下属各档案室（馆、中心）等积极帮助查阅档案材料，为他们解决这样的难题不下几百宗。幸福档案助力了人民群众在就业、社保、医疗、住房等多个方面享受档案资源带来的“福利”，感受实实在在的方便、好处，这份归属感、幸福感真正带给佛山的是社会的稳定，人民的安康。

佛山是闻名世界的陶都，佛山瓦甲天下，如果能详尽记载本土文化根系特色，流传于世，这是一件很有意义的事。2008年11月，佛山电视台需要做一台关于介绍陶瓷发展史的专题节目，需要大量的佛山陶瓷发展的资料，特别是体现佛山陶瓷“第一”的资料。佛山陶瓷发展经历了几大飞跃，这些飞跃佛陶档案馆收集的档案中一一记载，他们积极为电视台、博物馆、档案馆提供材料，特别是佛山市引进的第一条墙地砖生产线等历史资料，包括文字、图片、实物等，使他们顺利地完成了制作、布馆任务，也让佛山人和世界了解这段辉煌的历史。

档案不仅让人们了解过去，解决问题，还是促进生产力发展必不可少的资源。它拥有的信息资源，记录着大量的经验数据，不少企业的发展就是在原有的基础上发展壮大的。企业发展了，税收多了，就业足了，“智慧佛山”在档案的助力之下促使社会平衡和谐进步，促使可持续发展的城市之路越走越宽阔。

档案是一项持续发展的长远工作。功在当代、利在千秋。拓宽档案事业发展的着力点，是通过幸福档案建设，使各领域的档案事业共同发展，全方位覆盖，达到幸福全城的目的。但是，有一个层面，需要我们迫切关注，这就是国转民和民营企业的档案工作。真希望在全面发展档案事业的同时，继续关注民营企业档案的建设，特别是转制企业的档案建设，以避免国企转民企这段历史的断层、空白。

近几年，市档案局在发展档案事业上做了大量实实在在的工作，特别是机关档案、民生档案、重点工程档案、改制企业档案等方面特别有成效。但转制后的民营企业档案如何开展，如何指导，我们感到有些困惑，有些担心。担心转制企业档案工作还会不会继续；担心这些档案工作如果缺乏正确引导而导致瘫痪；担心档案材料没有及时归档而导致失散、缺失，从而造成这段历史的空白。

从现有的档案材料中获悉，佛山市的企业改革是从1992年佛山照明等三家企业开始，陆续有一千多家企业转制或退市，至今20年了，而我们收集的大多数是转制前国有部分的。据了解，很多转制企业的档案工作与国企时有很大差别，有些想做又不知怎样去做；有些甚至没有正常的档案归档工作；还有一大批新生的民营企业，这些民营企业大部分没有档案工作概念。目前佛山市的民营企业已是佛山制造业、交通业、商贸业的主力军，这么庞大的档案资源基地，一旦缺失，有可能是历史的遗憾。

本人参加工作时间尚短，都在不断学习中，还提不出好的建议。但我觉得365bet足球开户管理机关和国有企业的方法，特别是档案协作组的互检互助的方法是规范档案管理的好措施。同时，行业协会也是一个很好的平台，只要我们多关注、多引导、多宣传，多互动，以“幸福”档案为契机，借实施《企业档案工作规范》等法规为动力，确实让民企感受与国企一样归属感、认同感、荣誉感、根源感，共同持续发展档案事业，共同助力“智慧佛山”建设，幸福就会洋溢在整个城市。我愿与之共勉、助力、出力、成长。

保障纸质档案数字化处理电子文件与目录一致性的建议

黄广明

纸质档案数字化处理一个重要的验收准则，就是扫描所得的单页图像或多个单页图像合并为一份多页图像文件内容要与档案目录的页号相对应，禁止出现张冠李戴的现象。因为这直接影响到档案数字化处理的利用，如在这方面出现了错误，整个数字化处理的成果会很让人怀疑。

我馆从2005年开始大规模开展纸质档案数字化处理工作，根据国家数字化处理的标注以及多年来数字化处理实施的经验，并结合本地档案的特点，研究出一套行之有效的方法，付诸实施效果良好。下面我就如何保障纸质档案数字化处理电子文件与目录一致性的问题提供几个可操作性的建议。

一、选择以逐页扫描的方式

纸质档案扫描一般有两种方式，第一种是逐份（件）扫描，也就是通过软件把纸质档案以份为单位直接扫描成多页文件；第二种是逐页扫描，把纸质档案的每一页单独扫描成一个单页文件。采用第一种以份（件）为单位的扫描方式的优点和缺点是很明显的，优点：省去了单页合并成多页的步骤，文件的命名也更为简单；缺点：一是容错性低，在扫描的过程中如果出现扫描失误，必须重扫整份文件或者重扫错误的那张单页，然后把整份文件拆分，再根据错误的单页位于这份文件的位置重新命名顺序，最后再重新合并为多页文件，当一份文件的页数多的时候，修改错误起来显得尤为困难；二是扫描完成后很难检查出是否有漏扫、多扫的现象，当然扫描完成后的文件通常会进入到图像修饰、图像检查的环节，尽管如此，在图像修饰的环节中工作人员往往因专注于图像修饰而忽略了文件的完整性检查。采用第二种逐页扫描方式的优缺点与采用第一种扫描方式是相对的，优点：一是只需要按照页码的顺序不停地扫描，期间不需要对软件作任何操作，增加了扫描的速度；二是扫描的档案单独保存为单页文件，对于错误的修改比较方便；三是扫描的档案单独保存为单页文件并且独立命名，对于检查有否出现漏页、重页提供了重要的检验依据，这一点对于促进数字化处理的质量很重要；四是单页文件本身可以作为电子档案作为备份用；缺点：单页文件需要按照档案的规律重新命名，然后合并为多页文件。对于第二种扫描方式的缺点，我们完全可以利用开发的软件按照档号的规律批量命名单页文件以及将它们合并成多页文件。对比两者的优缺点，兼顾数字化处理的质量和效率，果断采用第二种逐页扫描的方式。

二、文件命名是关键

按照所采用的以页为单位的扫描方式，我们需要对单页文件及合并后的多页文件进行命名，文件的命名必须按照档号的规则以及页号的规律进行，文件命名至少要精确到份（件）号。我们以立卷方式归档的档案为例说说档案命名的规则，单页文件图像文件名由全宗号、目录号、案卷号、份（件）号、页号组成，字段间用“-”连接，即以“全宗号-目录号-案卷号-份（件）号-页号”表示；多页文件图像命名和单页文件命名规则基本相同，不同的是多页文件图像命名不需要页号，即以“全宗号-目录号-案卷号-份（件）号”表示。

我们要求文件命名一定要精确到份（件）号，确保纸质文件的份（件）号与电子文件图像命名中的份（件）号一致，目的是保证所扫描的单页文件必须属于该份文件，从而建立起电子文件与档案目录的对应关系。如某卷档案的第1份文件内容是从1页至第10页，我们必须保证所扫描的第1页至第10页的电子文件的命名中的份（件）号为1，因为他们是第1份文件，其文件命名即为“全宗号-目录号-案卷号-1-1、全宗号-目录号-案卷号-1-2……全宗号-目录号-案卷号-1-10”。

单页文件的命名中加入了页号是为了保障扫描文件的页号是否在该份文件的页号区间，从而避免张冠李戴的错误，同时可以检验文件是否有漏扫、重扫错误。

单页图像命名一旦出现错误，合并多页文件时也会一并出现错误，必然造成电子文件与目录不对应。由此看来，图像命名是数字化处理一个非常关键的环节，同时也可以看出图像命名也是一项繁重的工作，很影响数字化处理的速度，鉴于此，我们完全可以利用当今先进的文件命名软件，根据页号的规则实现文件批量命名。

立卷改革后以（件）为归档的命名规则与以立卷方式归档的命名原理相同，不再详述。至于文件命名中采用的后缀名完全取决于所采用的保存格式，后面论述。

三、图像格式的选取

国家标准对扫描图像的管理提出了存用分离的管理模式：“采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF（G4）格式存储，采用灰度模式的彩色模式扫描的文件，一般采用JPEG格式存储。存储。存储时的压缩率的选择, 应以保证扫描的图像清晰可读的前提下, 尽量减小存储容量为准则; 提供网络查询的扫描图像, 也可存储为CEB、PDF 或其他格式。”从目前来看，对于国家标准所提倡黑白二值扫描图像采用TIFF（G4）格式和灰度、彩色扫描图像采用JPEG格式存储还是可行的，但从长远的角度来看，为反映档案的真实面貌，尤其是对于不同的字迹、手稿，红头文件、单位印章等，采用黑白二值扫描和灰度扫描都无法全面、准确地表达档案的历史原貌，所以采用彩色模式扫描是大势所趋，也就是说以后所扫描的单页文件很可能将全部采用JPEG格式或者现在热议的JPEG2000格式存储。

为兼顾现状、考虑长远，建议把单页文件合并成多页pdf文件。基于以下三点考虑：一是pdf文件格式应用广泛，可跨平台使用，不受操作系统限制，网络传输速度快，使用方便；二是可以同时把tif文件和JPEG文件两种不同格式的单页文件合并成一个多页pdf文件，一份文件难免出现有tif单页文件和JPEG图像文件并存的时候，将它们合并成多页pdf文件，图像质量不缺失；三是合并后的pdf文件的大小与合并前的单页文件大小总和相当，这一点非常重要，这直接影响到下面合并的多页文件与单页文件一致性的检查。

四、单页文件与多页文件一致性的检查

上面曾提到，单页文件合并成pdf多页文件后，单页文件容量大小总和与多页的pdf文件大小相当，但有时候合并会出现少许误差，但两者大小相差比例不能超过6%，这是一个估算值，基本上操作无误的话两者大小相同。现实操作中我们用人工很难做到每一份多页电子文件和其相应的单页文件进行大小对比，这里我们需要利用一些外部软件对单页文件的文件信息读取，读取它的文件名，读取每页的容量大小，然后根据相应的条件对图像进行匹对，这样很容易找出合并错误的文件。

纸质档案逐页扫描、逐页保存，文件命名正确、图像合并无误，电子文件与档案目录必然一致。总之，要使纸质档案数字化处理的电子文件与档案目录相对应，不但需要数字化工作人员的认真、仔细、负责的工作态度，也同样需要在数字化处理的过程中用科学的方法、合理的手段去严格控制。多探索、多思考，数字化处理方法必然得到完善。

（作者单位：365bet足球开户）

档案工作，从幸福的简单中开始

关杏雅

市场经济背景下运行已经走过了三十多个春与秋，人们的生活条件越趋完善，尤其是在物质条件方面的表现。就拿中国式结婚来说吧，结婚三大样是必不可少的。六七十年代的结婚三大样是上海牌的手表、蜜蜂牌的缝纫机和永久牌的自行车。进入80年代，生活水平有了普遍的提高，“三大样”的标准也变成了冰箱、彩电和洗衣机。到了90年代， “三大样”又随之变成了空调、录像机和电脑。到了现在，家电产品不断更新换代，结婚新三样变成了变频洗衣机、冰箱和空调。简单的几个生活物品，便折射了不同的年代物质幸福的标准。而同时，承载着时代变迁足迹不断提高，文字、声像也肩负起了纪录历史的任务。

三十多个春秋，记载了改革开放以来的点点滴滴，而我们生活的城市——佛山，她的经历也成为了珠三角地区乃至整个改革开放前沿地区变迁的缩影。2011年8月29日，佛山第100万辆汽车诞生！佛山由此成为继深圳、广州、东莞之后，成为广东省第4个、全国第16个百万汽车城市。追溯佛山汽车发展的历史，首辆私家车诞生于1985年，由此起步，越来越多的生意人购买既能载人又能装货的两用车辆，催生了一个里程碑式的年份。1986年，佛山机动车（包括摩托车）突破10万辆，达到111037辆。2006年底，汽车保有量达487267辆，一年增加了223065辆，增长数比2005年之前十年新增汽车总数还要多。近几年，佛山汽车保有量每年增多约10万辆。2010年，佛山汽车保有量达912421辆，平均每百户家庭拥有54.5辆。从1977年的1000辆到2011年的100万辆，佛山汽车跨越式发展用了34年时间，而这跨越发展的三十多年，正好也横跨了改革开放由始至今的历程，从一个侧面，汽车保有量的发展，也可看出改革开放至今给佛山带来的变化。

几个简单的字符成为数据，几个原始的片段组成声像。如此一串串的数据和一段段的声像，记录的是一个城市时代变迁的跨越历程，体现的根本就是人们生活富足的社会形态。物质幸福就是从文字、声像的点点滴滴记录中保存下来。

从辩证唯物主义的角度来讲，物质文明是精神文明的基础，但是物质文明的发展，在过分追求的步伐中会被扭曲。综观现今社会百态，物质富足的影子重重叠叠地堆积一起，很多人都把住洋房、开小车作为人生观、价值观。在我们生活的周围，商品楼越建越多，呈密集高空趋势发展，即便如此，房价的高度依然耸立在许多普通市民望而却步的位。当南京的“彭宇案”、佛山的“小悦悦事件”的相继发生后，媒体开始聚焦此类事件，舆论的不断扩大也推高了人们的关注。在无数嘴舌之后，人们是否应该思索一下自己的价值观、人生观呢？在物质文明的时代，人们在不断追求物质高尚，把老百姓的生活水平提高了，而同时，也淡薄了人文世界的根基，也淡忘了幸福原始的定义。

与物质幸福相比，精神幸福来得是更有感染。2011年的感动中国人物中用用灵魂演奏生命音符的无臂钢琴师刘伟说过：活着就是幸福。为什么一个正处于花样年华的少年会有这样的感触呢？刘伟，一个失去了双臂但却充满了梦想的人。上天不让他自由飞翔，他就给自己插上隐形的翅膀。当一名职业足球运动员是刘伟的青葱梦想，但10岁那年的一次触电事故，不仅让他失去了双臂，更剥夺了他在绿茵场奔跑的权利。当命运的绳索无情地缚住双臂，他依然固执地为梦想插上翅膀，足球不行，那就改学游泳。12岁那年，他进入北京残疾人游泳队，两年后在全国残疾人游泳锦标赛上夺得两金一银。一心想着在2008年的残奥会上拿一枚金牌，谁知厄运又来纠缠，过度的体能消耗导致免疫力下降，他患上了过敏性紫癜。医生警告说，必须停止训练，否则危及生命。疾病缚束了他的游泳梦想，却缚束不住他拼搏的心。他选择重新开始，开始练习用脚弹钢琴，用双脚在琴键上写下：相信自己。并最终在维也纳金色大厅里留下了那不朽的旋律。 “我的人生中只有两条路，要么赶紧死，要么精彩地活着。”刘伟用他的奋斗演绎精彩，用梦想点亮人生。活着才有可能创造奇迹，活着才能去追求梦想，活着就是幸福。如此去阐释幸福，很震撼而又朴实。

幸福之于档案，貌似没有共通的接口，也没有包含与被包含的关系。在我们邻市中，省会广州提出“幸福档案”建设，十分值得肯定。首先，围绕幸福城市建设，确立“幸福档案”理念。“幸福档案”建设是围绕中心服务大局的需要。广州市委、市政府提出建设“幸福城市”的目标，档案部门认清形势，积极响应，切实履行服务职能，提出了与此相适应的工作思路，体现了很强的大局意识和与时俱进的精神。“幸福城市”建设是一个新的理念，“幸福档案”建设也是一个新的理念。用新的理念可望推动新的发展。第二，在与人民幸福生活指数密切相关的领域，加强档案建设。明确：进一步深化与人民幸福生活指数密切相关的各领域的档案建设，如“三旧”改造、户籍改革、林权改革、社会保障、医疗卫生、食品安全、劳动就业、社会维稳、文化教育、住宅和房地产等档案，为人民安居乐业、创业发展服务。建设“幸福城市”，提升人民幸福生活指数至关重要。档案服务着重在与人民幸福生活指数密切相关的领域开展，这就突击了重点，抓到了点子上。第三，创新幸福档案建设方式。在“十二五”期间将着重建设六大档案资源“专库”，其内容主要包括：民生档案专库、重大活动和重大事件档案专库、地情地貌档案专库、重点企业经济发展档案专库、名人档案专库和艺术档案专库。这使“幸福档案”建设看得见，摸得着。通过档案资源建设，采取“专库”形式，推动“幸福档案”建设。在一系列的工作中，幸福的符号完全在档案事业中贯穿融汇，使质朴的纪录，从此有了温情的味道。

由浅入深，我们再来谈论一下对幸福的含义吧。一万个人对幸福有一万个理解，但我觉得既有不同之处也有共同之处，从理论角度来讲，大体上我觉得幸福有三个层面：一个叫物质层面，就是我们通常说的衣食住行，这可能是比较重要的一个基础层面；第二就是关系层面；第三就是心理层面。衡量未来城市发展水平的标尺，就是要看生活在这座城市的人们幸福感高不高。而幸福感又从日常生活中来，从衣食住行的具体事情中来。我们不仅要住有所居、居有所安，还要安有所乐，乐有所享。建设幸福城市，就是要求在提升城市经济社会发展水平的同时，更加关注市民的生存状态和幸福指数，把市民的幸福感作为城市发展的第一推动力。因此，建设幸福城市，不仅是顺应市民过上更好生活的热切期盼，顺应城市发展转型的内在要求，而且也是人类文明和社会进步的具体体现。我认为档案有责任去引领达成符合真善美要求的一些幸福的目标。因为这个幸福的理解不一样，不可能把不正确的方面都去加以推动，所以档案就应该在这方面多做一些选择和多做一些引导。过去档案做的很多事情都是问题导向。问题导向就是出了事情以后再去想解决的办法。我觉得做领导的就应该有目标、目的导向这样一个基本的思维。我们要改变传统的以问题为导向、事后补救式的思维或者做事的方式，尽量把我们的目标定得高一点，当然要有一定的可行性。

有一种思维叫档案部门思维弱势，一提档案工作人员就是弱势群体，一提档案部门就是弱势部门，一提档案就是领导不重视，我觉得抱着这样的心理、心态去做事的话，永远不是一个幸福的人、永远也做不上什么幸福档案部门。因为你的心态决定你的行动，最后肯定会形成一种非常悲观的价值观。这样对于你的意识、行为与你今后的发展都是不利的。档案应该为社会公众的基本物质生活服务，为国家的物质文明建设和发展服务；档案要为丰富和发展社会健康的精神生活服务，为提高我们国民的素质、修养和文明程度服务；档案要为维护社会的和谐秩序、社会公平、公正服务。通过公开文档信息，增加社会的透明度，这是我们要做的一个事情。把我们收集和积累起来的资源，我们称作初级资源。怎样把它变成一种高级资源。那我想需要做的工作就是把数据加工成信息，把信息加工、改造成知识，然后在这个基础之上按照我们经济化的要求去找出更多的思想、去激发出更大的智慧出来。这就是我们做事的一个基本的路线。还有我们不妨就把我们的用户当成上帝。因为上帝什么样大家都没看过。我们只要为上帝做点事，上帝就会觉得这就是我应该享受的待遇就可以了。我们工作的幸福指数，不应该用利用人次利用卷次的统计数据来衡量，而应该用满意度来衡量。满意度就是由我们的用户来评价，我们员工自己来评价。在事前做好设计、事中做好控制、事后做好反思和改进工作，这就是提高我们幸福指数需要做的一些工作。

档案记载的是历史，提醒着人们回顾过去，警惕着人们铭记根源、经验与教训，在经过了建国六十余年的传递，尤其是三十多年的改革开放以来，档案工作沉淀了十分完备的体系。但是，时代的不断变迁催生我们务必继往开来，在前人的积累下勇于创新，开拓进取。在纵横交错的纪录中，保持清醒的头脑，紧记档案原始本质。

（作者单位：365bet足球开户）

档案数字化是实现整理、移交、利用高效化的有效途径

——浅谈佛山市工商局档案数字化建设

李淑明

21世纪，是社会信息化新兴的年代。计算机的应用普及化，网络的逐渐覆盖，掌握信息的途径越来越多，也越来越快，信息资源成为的重要的资源，它影响着国家的科技、经济、军事等重要领域。掌握信息资源等于掌握未来。各行各业的网络信息化建设也应运而生，档案信息作为国家重要信息资源之一，也不可避免地加入这建设中。

一、有序推进档案数字化建设是实现档案高效利用的必然途径。

在全球信息化的年代，我国的信息化建设也在高速发展。在21世纪初，全国范围开展档案数字化建设是一时代趋势。佛山市工商局及时把握住这一趋势，把档案数字化作为信息化建设的一个重要内容提上议事日程，并加以组织实施。以建立民生幸福档案，促进幸福广东建设为主题，以档案电子化建设为重点，加强档案基础业务建设、提高档案管理现代化水平、优化服务质量。

按照工商档案是国家档案的重要组成部分的原则，市工商局在对档案管理现状作了充分调研的基础上，制定了有序推进、规范为先、高标准实施的工作方针。先对全局的档案进行了一次规范化整理，并利用泰坦档案管理系统，按规范化要求，对全部档案进行著录。一方面全面实现了档案的机读检索，提高档案管理和利用效能；另一方面也为将来档案的鉴定、销毁和移交作好准备，从整体上全面提升档案工作水平，为档案电子化作好必要的准备。

纸质档案的规范化整理，机读检索的完善，为数字化档案建设打好了基础，2004年佛山市工商系统的档案数字化建设全面开展。市工商局与各区局同步开展档案数字化工作，针对全市工商系统业务档案数量大，责任重的特点。一方面要确保档案安全，完整无遗留；一方面又要数字化准确无误，图象清晰，系统稳定，便于利用与查询。在数字化过程中，严格执行《广东省工商系统业务档案管理暂行办法》和《佛山市工商管理局档案分类方案》，及《佛山市工商管理局档案分类保管期限表》的要求确保电子档案数据质量和系统的稳定。

经过二年多时间的建设，佛山市工商业务档案电子查询系统顺利建成，建成后的系统极大地方便了工作的查询利用，有效地提高工作效率。引入了泰坦档案管理系统，室藏档案全部实现机读检索，档案移交实现了纸质档案与泰坦档案管理系统数据同步移交。

二、以服务为先，建设特色电子档案数据系统。

行业领域的不同，档案的类型也各不相同，档案数字化建设也必需以服务社会为核心，建设具有自己特色的电子数据系统。佛山市工商局档案数字化的主体是工商企业登记档案。工商企业登记档案是专业类档案，是工商部门特有的，有别于其他类别的档案，在数字化系统建设上较其他类型的档案各不相同。工商登记档案是按每户企业为一户档案，每户档案共有多卷；随着企业的发展，每户的档案卷数会不断增加，企业户数也会不断增长。为此在数字化过程中，我们为每户企业设置一个企业终身号，每个企业的开业、变更、注销、年检等的电子化文件都归入同一个的终身号上；工商登记档案数字化系统也会变得有序，清晰明了。卷是工商登记档案数字化系统的基本单位，每卷的页数也不同，我们为每页都定下密级，分别为：国家机密、内部审批、监督管理、内部机密、内部一般机密、内部一般、企业一般材料、证据证明材料等八个密级，这样在查询时能根据查询人的身份不同开放不同程度的密级，保护文件的保密性。

档案的数字化也对传统的档案整理流程带来变革，影响了以前的档案整理工序。在以前，档案还没数字化时，我们一般的档案整理工序是：收集、移交、整理、装裱、排序、打码、写目录、录入、打软硬卷、装订、油印、入库上架等。而档案数字化后，工序也相应增加了：工商档案登记、扫描、图像排序处理、定密级、质检等工序，而档案数字化是每页扫描的，为有效提高工作效率我们把数字化的工序放在原始工序的装订或录入之前进行，大大方便了扫描的操作和提高图像的清晰度。

三、档案数字化建设助推政府信息公开工作，是社会民主政治建设的有力推手。

2008年《政府信息公开条例》的公布实施，是我国民主政治建设的一件大事，政务公开是我国民主决策的一大体现。作为政府信息的重要组成部分的档案信息，如何有效利用信息资源，助推政府信息公开工作的开展，推动社会民主政治建设，是新时期档案工作者的时代要求。而档案信息化建设则是实现这一时代要求的最好抓手。就工商业务档案而言，社会查询需求大，时效性强。档案数字化后，为因工作需要查询及档案信息的对外开放利用提供了极大的方便。每个工作人员如需要查询原始档案，只要点击该系统即可进入查询状态，快捷地查到所需的原始档案材料，一改过去要到档案库房中调阅纸质档案的状况，大大地提高了工作效率，减少了查阅纸质档案的次数，最大限度地避免纸质档案因查阅产生的磨损。而在对外开放利用方面，该系统对所有档案材料划分密级。对查阅利用者划分为：内部机密、内部一般、公检法机关、公检法个人、外部一般等五种类型，对不同身份的查阅者自动授予不同的查阅权限，根据不同权限，可查阅到相对应密级设置的档案材料，有效解决了在查阅纸质档案过程中，部分不宜对外开放的档案材料的查阅问题。同时，查阅者如需查档案，只需持有效的证明材料到服务窗口登记，即可快捷地在触摸屏查询到所需的档案材料，大大提高了查阅速度和查阅利用者查阅档案的自主性。据最近利用情况的初步统计2008年到2010年仅市工商局一个查询点就每年接待政府信息公开申请人：2008年有6075人（次）、2009年有8716人（次）、2010年有11162人（次）。电子档案查询系统的利用率的逐年递增，进一步证明档案数字化是不阻挡的趋势。

四、档案数字化的延伸与复盖的思考。

目前在各部门自身档案信息化建设初建成效的基础上，如何实现档案资源的互联互通，纸质档案与电子档案同步移交，是目前档案信息化建设的一个值得思考的问题。如佛山市工商局的电子档案系统已与禅城区、顺德区、南海区、三水区、高明区工商局互联，能方便、及时地查阅各区电子档案。在五区间实物档案移交过程中，同时还能移交电子档案，方便被移交者查找及减少重新扫描的工作。但如果移交的档案是佛山五区以外的工商系统，则要重新扫描及整理，不方便移交与重复工作。

还有一种情况，对于我市查询者，现行的电子档案系统能很方便地解决查阅与利用的问题，但外地查询者想要查询我市的档案，就要亲自来到我市来查询极为不方便。如果能适当地利用互联网，把全国的工商系统的电子档案系统通过互联网联系一起，查阅者只要办理规范的手续就能在各地工商局查阅全国的电子档案，这样大大方便了人民群众因查询档案而造成的金钱、时间上的浪费。同样，这种构想也适用于各行各业的电子档案系统。

同时根据《档案法》规定，超过一定年限的文书档案及业务档案，是需要移交同级政府综合档案馆的。但移交时，只移交了整理好的纸质档案与目录，一般都没有同步移交电子档案，这样以后如需查找这部份档案，就回到了以前没有数字化档案的年代了，很不方便，也加大了档案的磨损。如果在移交时也同步移交电子档案，却又涉及各行业不同的专业档案，档案信息化管理系统也会各不同，系统文本格式也可能不同，那么在移交电子档案时，综合档案馆如何接收，也是一个需要解决的问题，这就需要建立一个数字平台，利用计算机技术解决这问题，或最终建设一个数字档案馆，把各行业文书档案、专业档案等的电子档案收集到数字档案馆；或最终通过互联网建立一个网络数字档案平台。这样档案的移交就更完善与同步。市民根据需要就可直接到数字档案馆或网络数字档案平台查阅电子档案，方便人民群众查找信息，促进民生幸福档案建立，打造智慧佛山。

未来是信息时代，档案是人类重要的信息资源，如何管理与建设档案，数字化是档案的未来发展方向，应把档案数字化建设放到 “幸福广东、智慧佛山”的规划建设中建设发展。

（作者单位：佛山市工商行政管理局）

关于加强档案馆档案安全工作的几点体会

伍婕芸

确保档案安全是档案工作的永恒主题，也是档案工作者的首要职责。档案安全必须筑牢 “五道防线”——制度防线、环境防线、技术防线、人员防线和保密防线。无论什么时候，档案工作者都要牢记做好档案安全工作，确保不丢失、不损坏、不泄密，实现永久保存和利用。对此观点，笔者对照多年在综合档案馆工作经历，谈谈做好档案安全工作的几点体会。

一、充分落实档案安全领导负责制是保障

综合档案馆领导必须把“档案安全”作为第一要务，采取有力措施，以预防为原则，落实为核心，确保档案的安全，要求档案工作者树立保护档案安全为己任的责任意识。因地制宜制定和不断完善安全保密制度，落实人员管理到位，明确岗位职责，切实加强档案保管和档案利用等安全工作。

1．领导重视档案安全工作的重要性。为保证档案的安全，领导亲自挂帅，各科室明确责任人，成立安全保卫小组、档案馆抢险救灾领导小组和抢险救灾工作队、档案利用工作小组、档案鉴定小组和保密小组都是非常必要的措施。领导作为安全责任人，层层抓落实，时刻要到位，把绝对保证档案的安全作为第一要务，避免纸上谈兵，对档案安全工作增强保障力度。

2．加强和完善制度建设是保障条件。每个综合档案馆都要贯彻落实国家、省相应法律法规，不断健全和完善档案安全制度，以制度规范管理，确保档案的安全。365bet足球开户制定了《佛山市档案馆工作暂行简则》、《佛山市档案馆档案库房管理制度》等都对档案安全作了相应的具体规定，近年来还制定了《365bet足球开户安全保卫制度》、《佛山市档案馆安全保卫保密责任制》和《佛山市档案馆灾害应急预案》等，根据工作变化及时修订和增补相关制度。因此开展工作有理有据，使档案安全工作逐渐走上制度化、规范化、法制化的轨道。

二、不断改善档案安全保管条件是根本

档案馆档案安全保管条件是根本，基础设备和技术防范系统建设要不断加强，库房保管条件符合国家要求，配备和更新先进技术装备；不断改善防雷、监控、抽湿和消防等先进设备，增强对自然灾害、突发事件的综合应急应变能力，使档案处于安全、可控、有利的环境中。佛山市档案馆对保管条件的维持和完善丝毫不敢放松。

1．库房管理工作要一丝不苟。库房防火等级、抗震等级符合国家要求。不断加强硬件建设，设备设施及时更新，库房内安装了空调、抽湿机、排风扇、自动消防系统和门禁系统，确保落实库房“八防”要求。库房外配有闭路电视防盗监控系统，大楼防雷设施进行了更新。每天我馆有专人负责对1至5楼库房安全情况做好记录，及时对档案箱柜进行调整，保持库容、库貌整洁、美观。

2．检查工作制度化和规范化。落实定期进行档案安全检查和库房设备安全检查是非常必要的，可以及时发现安全隐患。如我馆档案安全检查每季抽检一次，每年全面检查一次，对部分档案存在霉点、虫蛀痕迹、纸质变黄、变脆、字迹消退等现象，针对不同的问题采取消毒处理、修裱和复制等抢救措施，最大限度地保证档案的安全。

定期检查库房设备设施，做好档案防潮、防霉、防火、防虫蛀、防雷击等安全防范工作，定期维护空调、抽湿设备，定期检测电源和开关等的安全。及时对安全隐患进行详细报告，提出整改措施，对急需更新的库房设备提出合适的方案。

3．改进档案出入库登记工作。实现档案出入库实时登记。设立档案登记簿，认真登记出入库房的档案、人员，确保因档案查（借）阅、档案整理等出入库的档案登记清楚，保证档案的安全，及时掌握档案的去向。

由于工作需要，近年进出库房比较频繁，为此我们专门规定了必须确定专人出入库，其他人员除了特别任务，不能进入库房。

三、加强档案的综合保护不可轻视

为保证档案安全保护工作，不断应用和加强各种技术手段，对纸质档案、电子档案、声像档案进行综合性保护，加强档案规范化整理，大力推进档案数字化工程，使馆藏档案的早日全部实现数字化。

1．利用技术手段保管档案。由于条件所限，未能实现全日恒温恒湿保管。在原有基础上，近年我馆每层库房更换或者增加了空调和抽湿机，保证对库房的温湿度的有效控制。添置了档案消毒机和修裱机，对馆藏档案进行消毒和修复，加大受损档案保护力度。2005至2011年我馆经过复制、修裱等手段，已抢救第一批确定的重点抢救档案11000多卷。近年更增添防磁柜加强对录音、录像和光盘等声像档案、电子档案的保护。

2．加强档案的规范化整理。对档案实体、档案目录和数据库进行规范化整理和著录，力求三者高度准确一致，不断修正历史遗留问题，目前，档案卷内目录与档案实体基本改正了缺件、页的情况，卷内目录标题与卷内文件实际标题基本吻合，馆藏档案基本实现计算机检索目录。

3．加快数字化档案馆的建设。加快馆藏档案数字化的建设，并进行规范化整理，充分发挥数字化档案的作用，使用扫描仪等仪器把照片（底片）档案、录音档案等转换成计算机可识别的电子文件，减少对档案原件的使用，最大限度地保护档案。最大限度地减少对原件的损害。条件成熟要实现重要档案异质、异地备份制度。

四、档案安全利用要谨慎

严格执行利用登记制度和手续，认真审查利用者有效证件，确保档案利用安全。

1．尽量控制利用档案原件。“服务先行”战略的提出，档案馆围绕党和国家工作大局开展档案工作，为各级领导服务、为社会各方面服务、为人民群众服务，以服务带动工作发展，为社会、为群众服务的观念和认识越来越强，利用者的范围也变得更大、人数更多。特别是开展服务民生工作后，很多普通群众走进档案馆，利用政府公开信息和民生档案。据不完全统计，近三年，我馆利用者增加了3倍，2009至2011年利用档案资料分别为3383、1697和1476人次，2006年利用档案资料仅为884人次。为适应新的变化，我馆配套了“现行文件查阅系统”，利用者可以在网上查找需要的信息，再根据需要要求档案馆出示相关证明。同时不断完善“电子政务文件档案公开系统”查阅部分已数字化馆藏档案，既提高了查阅速度，又保护了档案原件。

2．做好鉴定工作。在档案利用过程中，时刻紧记“安全第一”必须把不泄密，安全利用档案放在首位。对馆藏档案在开放利用前做好充分的鉴定工作，对到期开放档案、档案的密级、档案保管期限等进行鉴定，做好开放鉴定、解密鉴定和调整保密期限等各项工作，严把保密关。

3．档案安全利用制度化。档案利用严格遵守利用制度。如我馆为适应新的利用环境，专门制定了《佛山市档案馆服务承诺制度》、《佛山市档案馆政务文件档案信息查询指南》、《佛山市现行文件公开利用管理办法》等制度，查（借）阅有严格的审批、登记手续，利用情况记录完整，严格控制使用范围。在电子文件纳入档案资源体系后，各种有价值的电子文件成为档案资源建设的重要部分，档案馆更应加强对每年的现行政务文件审核制度，完善电子文件的查阅条件。

五、工作人员明确职责要落实

每个工作人员都要熟悉自己的业务范围，牢记规章制度，明确职责。如档案管理科是具体负责保管、利用的科室。每个管理人员都进行上岗前培训，学习相关业务知识，熟悉自己的岗位责任，工作态度要认真细致。每层库房都有专人负责，熟悉库房档案内容，清楚每个箱柜的摆放，保证库房保管条件符合国家的规定，发现问题及时报告，及时解决。每个库房都有清晰的指引示意图，无论任何时候，工作人员都能按要求准确地找出或者转移需要的档案。任何人使用档案局（馆）局域网必须遵守管理规范，使用数字档案的人员不能复制任何数据，时刻遵守工作规则。

档案安全工作在制度、环境、技术、人员和保密工作多层保障条件中运行，将会取得令人满意的效果。

（作者单位：365bet足球开户）

关于档案鉴定开放工作的几点思考

罗苏

档案鉴定与开放工作，是事关依法治档的大事，是一项政治性、专业性和责任心很强的工作，也是一项实践性、操作性很强的具体业务，在当前对政府信息公开要求越来越高的形势下，对各级档案馆馆藏档案开放工作的要求也将更高。这也要求我们在稳步推进档案鉴定开放工作的同时，不断地思考、总结实际工作经验，完善现有的档案鉴定开放工作体系，为政府信息公开提供强有力的后盾，为满足群众信息需求提供更坚实的保障。

一、档案鉴定开放概述

档案鉴定开放工作是档案馆的一项基础性业务。在笔者看来，档案的鉴定与开放，有以下三个层次的含义：

（1）对于政府而言，档案鉴定与开放工作是国家信息化战略实施进程中的必然选择，是开展政府信息公开，构建阳光型政府的重要举措，更是从管理型政府向服务型政府转变的重要突破；

（2）对于社会而言，伴随档案鉴定与开放工作的逐步推进，也意味着一个不断完善的民主社会的形成，这不仅有利于更好地履行社会公共管理的职能，还可以进一步解决由于信息不对等及闭塞造成社会混乱的现象，建设和谐社会；

（3）对于公民而言，档案鉴定与开放工作，一方面满足了信息获取的基本需求，另一方面保障了公民的知情权，让他们更积极地参与民主政治生活，加强主人翁的自豪感与责任感。

二、档案鉴定开放的体系

档案鉴定与开放工作一直以来都是让档案人头痛的难点问题，不仅在于它涉及面敏感，更在于它鉴定开放标准的难以把握。自从档案鉴定开放工作实施以来，经过近几年的发展，已形成了一套相对完整的鉴定开放体系。

1、档案鉴定开放工作的组织

档案鉴定开放工作的组织，即开展档案鉴定开放的前期准备工作，包括成立档案鉴定开放工作小组、制定档案鉴定开放工作规划和年度实施计划等。

（1）成立专门的档案鉴定开放小组。该小组由档案馆馆长和分管此项业务的副馆长担任组长，小组成员由各部门负责人和相关工作人员组成。他们的主要职责是确定本馆档案鉴定开放的原则、制定档案鉴定开放工作的规划、标准和实施方案并组织实施，研究、解决鉴定工作中的重要问题，审定和报批档案鉴定开放工作报告。

（2）制定档案鉴定开放工作规划和年度实施计划。档案鉴定开放小组要在对本馆馆藏档案与资料全面盘查的基础上列出开放与控制使用的范围，制定和报批档案鉴定开放工作规划和年度实施计划，进一步确定档案鉴定开放工作的方法、程序、步骤，使鉴定开放工作逐步规范化和日常化。

2、档案鉴定开放工作的步骤

档案鉴定开放工作的核心部分，简而言之就是“初审、复审、再审”三个环节：

（1）初审。档案鉴定开放工作小组对列入鉴定开放计划的案卷目录及档案内容进行初步鉴定，根据档案解密和划分控制使用范围的有关规定，提出开放和不开放的档案范围，填写开放/不开放档案审查登记表，形成鉴定开放的初步结果。

（2）复审。档案馆将初始拟定的开放/不开放档案审查登记表送至档案形成单位征求意见。档案形成单位最了解本单位业务工作性质和业务范围的发展情况，能掌握档案保密的关键部分，对档案的开放或不开放判断比较准确。根据他们提出的修正意见，对档案进行复审，形成拟开放档案目录和鉴定工作报告。

（3）再审。将复审的结果提交档案鉴定开放工作小组会议审议，经会议讨论决定开放的，报本级档案局审批。

3、档案鉴定开放工作的方法

档案鉴定开放的方法有两种：直接鉴定法和间接鉴定法。直接鉴定法，顾名思义，就是直接审查档案内容，从而确定其是否开放的方法。间接鉴定法，则是通过审查卷内文件目录来确定其是否开放的方法。

显然，两者各有优劣。我们在实际工作中，为了在确保开放鉴定工作质量的前提下，适当加快鉴定的速度，应以直接鉴定法为主，间接鉴定法为辅，当用间接鉴定法不能做出明确判断时，则要使用直接鉴定法。

三、关于改善档案鉴定开放工作的几点思考

1、提高档案鉴定开放工作小组成员素质

档案鉴定开放工作质量的高低很大程度取决于工作小组成员的整体素质。如何提高小组成员的专业性便成为首要解决的问题。笔者认为可以从两个方面入手：

（1）小组成员构成。一方面，参与鉴定开放的档案馆工作人员应该是熟悉馆藏，政治、文化素质较高，具有相当的业务水平和鉴别问题能力，工作上认真负责的人员；另一方面，为了保证鉴定质量，应邀请相关的专家学者以及档案形成单位的档案工作人员参与，必要时还可以成立一个鉴定委员会，研究解决鉴定过程中的争议问题。

（2）前期培训。在档案鉴定开放小组正式工作前，应该进行统一的培训，目的是熟悉馆藏整体情况，了解有关档案开放的原则、标准等规章制度，掌握鉴定划控的基本方法和操作规程等。这对于后期档案鉴定开放工作的顺利进行提供了必要准备。

2、增加开放档案的利用服务途径

目前，对于已开放档案的利用形式主要是来馆查阅和电话咨询。在网络信息日新月异的今天，我们应该顺应网络办公的潮流，积极大胆地应用新技术，为群众提供更加便利快捷的服务。

完善在线查询开放档案系统，让群众体验从查阅到利用的自助式服务；提供QQ、邮箱等沟通工具，即时解决群众反映的疑难问题；开通官方博客、微博等网络展示平台，这有助于档案馆及时有效地将本馆档案鉴定开放的最新情况公布给群众，实现信息的公开透明。

3、完善档案鉴定开放的制度保障

所谓的制度保障，一方面是指保障档案鉴定开放工作本身，这方面的法律依据主要有：《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂时规定》，就广东省而言，还有《广东省档案条例》等。这为档案鉴定开放工作的顺利进行提供了法律保障。

另一方面是指保障从事档案鉴定开放的工作人员，涉及这内容的法律法规却很少。档案的鉴定开放是由具备一定专业知识的人员经过“三审”后开放的，人在整个过程中起到了主导性的作用。设想一下，如果起到主导作用的工作人员缺乏相关法律法规的保护，那么在面对敏感性强的档案时，即使满足开放的条件，工作人员为了避免承担开放风险，宁愿选择不开放的保守态度，这无疑是损害公众的知情权。针对这种情况，笔者认为应该通过完善相关的法律法规，分清责任，为参与档案鉴定开放的工作人员提供法律保护，逐步解决过于保守的开放状态。

4、加强档案鉴定开放工作的落实

（1）缩短档案开放时间

根据《佛山市高明区档案馆开放档案实施细则（试行）》第四条“区档案馆保管的档案一般应自形成之日起满30年向社会开放，未满30年的文书档案经鉴定可开放的也应分期分批向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放”，笔者认为档案鉴定开放工作的重点除了处理好延迟开放的档案外，更应放在提前开放的档案上，缩短该类档案的开放时间，实现即时开放，满足群众对当前社会发展的信息需求，从而产生更大的社会效益。

（2）进一步公示档案鉴定开放工作

在网络如此发达的21世纪，档案馆应与时俱进，借助网站、博客、微博等新兴平台，定时定期向公众公布档案鉴定开放的最新情况，例如鉴定开放小组成员构成、鉴定开放流程与依据、年度开放总数等，真正履行公共服务的职能，自觉接受群众的监督。

（3）建立档案开放利用反馈机制

档案开放利用反馈机制，简而言之就是群众满意度调查。档案开放效果好不好，最根本的衡量标准就是群众信息需求是否得到满足。从这个角度出发，档案馆应该对查阅利用档案的公众进行利用效果的反馈登记，并以此作为日后改进工作的依据。

四、新政策下的档案鉴定开放工作

为了进一步提高档案开放程度，进一步满足社会公众对开放档案的实际需求，进一步符合党和政府对政务信息公开的要求，2012年1月365bet足球开户发布了《关于以件为单位进行档案开放鉴定的意见》，该意见的主要精神就是档案鉴定开放要以件为单位改为以卷为单位进行，让本可以开放，却受到其他不能开放档案的影响而不开放的档案可以开放，从而增加开放档案的数量，为档案信息服务网络提供更多、更全面的资源保障，真正实现档案服务基层，服务群众的宗旨。

新政策，新思路，新做法。以件为单位进行档案鉴定开放，需要调整以往以卷为单位进行档案开放的方式方法，为实际工作提供政策指引和方法指导。

首先，确定以件为单位进行档案鉴定开放的范围。各级档案馆应该根据本馆的实际情况，参照《关于以件为单位进行档案开放鉴定的意见》的相关规定，重新确定档案鉴定开放的范围。例如，以案卷方式归档、已进行过开放鉴定，一个目录号内，对被列为开放档案的，不需要重新鉴定；对被列为不开放档案的，则需要以件为单位进行重新鉴定。

其次，确定以件为单位进行档案鉴定开放的顺序。在365bet足球开户发布的《关于以件为单位进行档案开放鉴定的意见》已有明确规定，要求各级档案馆按照要求以件为单位进行档案鉴定开放。例如，对已进行数字化处理、未进行过开放鉴定或者进行过开放鉴定但被列为不开放的文书档案案卷进行鉴定或者重新鉴定。

最后，在实践中积累经验，完善以件为单位进行档案鉴定开放的新方法。新政策的实施，意味着新的探索，新的尝试。实践的过程自然有成功的地方，也会有不足之处，这就要求我们在实际工作中，善于总结工作经验，不断完善以件为单位进行档案鉴定开放的新方法。

参考文献：

[1] 《关于进一步做好各级国家档案馆馆藏档案鉴定开放工作的通知》（粤档发[2007]32号文）

[2] 《关于印发<佛山市高明区档案馆开放档案实施细则（试行）>的通知》（明府办[2006]114号文）

[3] 李扬新.政府信息公开立法启示下的档案开放制度设计.档案与建设，2007（1）.

[4] 《金牛区档案馆档案开放鉴定办法》

[5] 《档案馆档案开放鉴定工作思考》

[6] 《以件为单位进行档案开放鉴定的意见》

（作者单位：佛山市高明区档案局）

记录幸福档案传承智慧佛山

朱晓燕

现实生活中，对于档案我有如此感受，有些东西不用它时觉得闲置一旁，而需要用到它时，就觉得是无价之宝，这就是档案了！这是我撰稿《辛亥革命在佛山》一文时，在档案局与方志办寻找翻阅历史档案资料的最大体会。

档案工作是很重要的专业事业，是开展历史研究，进行各项调研工作的必要条件，也是为社会主义经济建设和社会主义精神文明服务。我市档案工作、档案事业作用体现着档案价值的现实表现，即档案通过人员的利用，其收藏价值转化为使用价值，更高效、便捷地实现为人民服务的宗旨。自“智慧佛山”战略的提出，为佛山未来发展指明了方向，档案使命必定要认真履行好延伸人类记忆；存史存知；传播知识、信息；处理现实事务的查考作用等。

“十二五”期间，“智慧佛山”的建设对“幸福档案”的发展迎来了机遇的春天。“智慧佛山”的战略，能使信息技术更好地为档案工作服务，传统载体的档案随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术(录音、录像)等发展，技术加工成数字档案信息形态，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，多平台利用的信息资源。应接不暇的互联网、信息化、数字档案、网站、微博等新技术的方兴未艾，网民数量的剧增成就信息交流的通畅，“智慧”科技的优势可以迅速传递第一时间与第一现场的情况，这是传统媒体无法比拟的。记录档案紧抓信息时代，充分利用各技术媒介能把信息资源更好地还原真相、记录历史。档案管理的发展方向在于充分借助互联网、传感网等高技术手段，行之有效将城市经济信息、地理、人口、文化、民生生活等各种综合信息收集，分析、统计、集成互联这些数据，并将其系统化、结构化和智能化，最大限度地满足信息膨胀时代的档案历史记录。

2011年5月12日，佛山市档案馆成功晋升国家一级档案，标志着市档案局有足够的实力承担档案信息化建设与积极推进馆藏档案数字化处理工作。档案工作的数字化建设是顺应潮流，符合“智慧佛山”时代潮流发展的新举措、新要求。档案数字化把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供更便捷的查阅档案信息，实现资源全面准确共享，让市民真正享受档案资源信息的价值和使用价值。记录“幸福档案”，传承“智慧佛山”的基本价值在于人民群众对历史变迁中地貌史实的怀念，运用“智慧”新技术，“复原”历史时代的炫彩的篇章，回忆没有因时间流逝而失色。传承源自档案，档案人员的职责之一是保存这些美好的记忆，此举就是对“幸福档案”最基本的诠释。档案之所以能上升为幸福的资源，它能翔实记录社会车轮滚动前行的变革痕迹，为未来社会发展定位提供宝贵的方针战略。

当然，“危”与“机”并存，档案管理现今总体水平的保存与应用方式，与“智慧”科技的发展态势不相适应，存在着巨大挑战。概述传统档案的管理模式，所谓传统的主要手段是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体（使用更多的媒体是纸质），分门别类存放在档案库房。由于传统操作受到技术手段的限制，档案管理人员的重点就在收集、管理、编目、保存等记载历史，工作量巨大，步骤之繁琐。随着档案的日益增多，库房档案占据量大，经过数十年的积累，已经不堪负重，绝对不能满足存量的增长需求。加上查阅人员借阅，还需在“书海中捞针”，导致效率低下；翻阅过程中的直接接触，导致“珍品”磨损严重，我鉴赏过乾隆和道光年的《佛山忠义乡志》，纸质残旧，其实很多古书籍更成“孤本”，甚至“绝迹”。还有自然因素，虫害、潮湿等也会对档案造成残缺，蒙受了无法弥补的损失。

2011年全省档案工作会议在广州召开。会议传达贯彻全国档案局（馆）长会议精神，研究部署“十二五”时期全省档案工作目标任务。省委常委、副省长肖志恒出席会议并在讲话中提及：要着力抓好档案资政工作，不断提高档案工作服务领导决策的能力；要着力抓好民生档案工作，不断拓展档案服务的覆盖面。曾拜读过多期市档案局的《档案资政参考》，其做法我是赏识的，能切实发挥档案资料的资政、存史、教化的精髓。档案工作切实围绕市委、市政府中心工作思路，积极发挥档案与方志资源，为党政领导提供决策参考，为经济提供信息、为科研提供依据、为当地经济社会发展提供有效服务，深入挖掘开发对经济社会发展有参考价值、对发掘传承优秀历史文化有积极作用。以“幸福档案助力智慧佛山建设”为宗旨，档案工作作为“幸福”评定必不可少的指标，市档案局贯彻省的指示精神，着重在“幸福”二字上下功夫。我理解的“幸福”是与温家宝总理号召的“让人民生活得更加幸福、更有尊严”紧密相接。宏观上的幸福档案就是记录历史，鉴古识今，少走弯路，这是档案向来很显然的现实意义。市档案局的一贯做法让群众赞不绝口，能够详尽记载本土文化根系特色，如收录可持续繁荣的城市发展路径“智慧佛山”策略，使地方文化软实力得以保存。而微观上的幸福档案，可作为市档案局今后工作拓宽档案事业发展的着力点，通过幸福档案建设，提升档案部门的地位和影响。

微观上的“幸福档案”是个新概念，由群众发言是否拥有幸福感。如今档案在群众中普遍得到认识，唯物历史观肯定了人民群众是历史的创造者，档案也应肯定普通个人对历史产生的作用。记录个人的奋斗历程，甚至可以决定一个人的命运。建立幸福档案的前提涉及民生的专项工作,要及时建档,确保相关档案完整齐全。对民生档案资源进行科学整合，大力开发利用，构建并完善民生档案服务平台，切实把民生档案建好、管好、用好。完整的档案是社会认同的基石，让市民的就业、社保、医疗、住房等多个方面可在“幸福”档案资源体系查阅，为人民群众提供实实在在的方便。幸福，来自百姓的喜悦，这份归属感、认同感、荣誉感、根源感升华为幸福感，均来自幸福档案。此外，“幸福档案”还包括在建设幸福社会中，重视记录各行各业涌现出来的杰出人物，先进事迹，志愿服务等，均是重要的幸福档案资源。“幸福档案”全面记录佛山人民幸福感增强的过程，具有很高的保存价值和利用价值，充分利用幸福档案，发挥幸福档案的宣传教育作用。此举有助于提升“智慧佛山”文化软实力，所传承的艰苦奋斗与乐于助人的精神，潜移默化并深远持久地成为市民的榜样，记录“幸福档案”，为切实提高市民素质、提升城市文明提供参考服务。

相信在档案局局长的带领下，市民对市档案局未来发展美好宏图充满向往。藉此，依我之见提出三点小建议，希望对促进“幸福档案”的前行历程有所帮助。其一，在全网融合的档案平台发展势态，追求实现档案信息远程服务的范围扩大和效率能力，更应重视加强档案保密工作，积极贯彻落实《中华人民共和国政府信息公开条例》与《中华人民共和国保守国家秘密法》，有章可循开展档案工作。其二，由于人们对真迹的尊重和渴望，无纸化只具有相对意义。传统的档案管理不能淘汰，应和信息化手段有机完美整合，发挥档案管理的综合优势。其三，市档案局向来重视人员培训这模块，组织开展档案人员培训学习，传统的档案学习，应伴随设备的更新和引进，结合“智慧佛山”的新思路，加强对原有档案人员的培训和知识更新，既要注重引进具有丰富档案专业知识和现代化管理技术实践，与时俱进，科学地管理档案。

记录幸福档案，振兴档案事业，传承智慧佛山！

（作者单位：佛山市人民政府办公室秘书一科）

基于互联网异地利用民生档案可行性探讨

邓卫庆

目前我国一些综合档案馆（如长春市档案馆、上海市徐汇区档案馆）已经在一定的区域内开展了民生档案的远程查档服务，通过馆际合作实现“就近查档，当地出证”，也取得了较好的社会效益。但是此档案信息远程服务只能覆盖区域内市民，对于区域外的则不能满足实际需求。为了进一步提高档案部门远程服务的能力，本文通过分析在区域外的市民通过互联网利用民生档案的可行性，探讨未来互联网档案信息服务的趋势。

一、基于互联网异地利用民生档案的意义

1、基于互联网远程查档出证是馆内档案信息服务的补充

目前档案查阅的主要途径为在档案馆查阅档案,，由查档人提出申请，然后服务员对提交的证明材料进行审核，审核通过后提供档案查阅、复印和出具相关证明。而一般的馆际合作出证也局限于同一个城市的范围内。对于身处在外市、外省的人员则无能为力。如果能够实现基于互联网的异地查档出证服务，则很好地填补了这方面的空白。另查档人员真正可以做到足不出户，就可以享受档案信息服务。

2、基于互联网远程查档出证是市民的实际需求

由于人口迁移、工作地点变动等原因, 许多群众, 特别是那些身在外地的市民，要去一趟档案馆查阅利用档案，近则要坐几小时汽车，远则要坐飞机。这样奔波于档案馆查阅利用档案是很不方便的，改变传统档案查询方式, 探索新的档案利用方式既是档案部门公共服务的努力目标, 也是百姓利用档案的现实诉求。

3、基于互联网远程查档出证是未来档案信息服务的趋势

随着互联网的迅速发展，为了方便百姓办事方便，很多政府办事机构在互联网上开通了网上办事的业务（如网上出国申请办理、网上税务申报、网上政务公开等）。同时许多关乎民生的业务也相继在互联网上开通（如：网上定票、网络银行、预约挂号等）。很多借助互联网的便捷性和信息共享性提供网上购物和第三方支付的公司也如雨后春笋般的发展起来（如：淘宝、阿里巴巴、快钱等）。总得来说，现实中的服务与虚拟的网络结合得越来越紧密，也使更多的人习惯在互联网上办理业务。档案信息服务未来的趋势也一样，立足于网络，服务于市民。

二、基于互联网远程查档出证实现条件

1、业务系统引入全国公民身份信息系统(NCIIS)

由公安部下属事业单位“全国公民身份证号码查询服务中心”开发并运营的全国公民身份信息系统是以全国公安人口信息管理系统提供的数据为基础，通过互联网和行业专网向政府部门、社会各界、人民群众依法提供公民身份信息服务。

其中公民身份信息核查比对是全国公民身份信息系统(NCIIS)的主要功能，是系统对外服务的核心业务。所谓的公民身份信息核查，即公民个人在进行社会和经济活动时，向有关机构主动提交身份证件，有关机构工作人员将公民主动提交的姓名、身份号码等信息通过 “全国公民身份信息数据库”进行比对，得到“一致”或“不一致”的比对结果，如果“一致”还可以进一步比对照片，以确认照片与身份证提交者本人是否一致。该系统提供Webservice接口，能将服务嵌入到用户业务系统（如数字档案馆）中，实现和用户业务系统的紧耦合，整个核查过程在用户办理业务时自动完成，不需要人工干预，也不会改变用户的业务流程和习惯，具有很高的工作效率。

2、在线服务引入多媒体技术

多媒体技术是指利用计算机对文本、图形、图像、声音、动画、视频等多种信息综合处理，达到人机交互的效果。引入多媒体技术后的在线服务能够实时地与查档的市民在互联网上进行“面对面”的交谈。视频通话主要是为了让工作人员确定查档市民与其提交的身份证明件所属为同一人。

三、基于互联网远程查档出证服务流程

基于互联网远程查档出证服务流程，首先应由查档人员在互联网上发出有关的查档申请，并将自己的身份证扫描图像文件作为附件一并提交。服务人员接到申请后，检查其申请是否符合规范，并将其提交的身份证信息通过全国公民身份信息系统进行公民身份信息核查，并确保身份证的头像一致。通过身份信息核查后，服务人员通过在线服务平台与查档人员进行视频对话，进一步确认查档人员的需求。需求确认后，服务人员开始进行调档。如查档人员只需要查看档案全文信息，则应由服务人员通过E-mail等方式将民生档案传送给用户。如还需要开具相关证明，则应由服务人员制好证明文件后，通过挂号信或EMS快递到付等方式寄给用户。至此，整个查档流程完毕，业务系统自动将查档流程中所产生的申请表、视频资料、身份证明文件等数据在系统上进行实时归档。

四、注意事项

1、在整个流程当中，身份证扫描图像和公民身份信息核查中的头像应与视频中得用户一致。

2、因为在线视频时，看到的画面有可能是被黑客用预先录好的视频代替的。所以建议在视频交流的过程中，加入一些实时性的问题，如让用户回答当前时间（精确到分），这样做的好处是可以确定当前视频的对象是真实的，实时的。

笔者认为以上基于互联网远程利用民生档案具有一定的可操作性，也符合档案信息服务的未来趋势；随着互联网电子政务的不断深入发展, 将给档案事业带来巨大的机会, 档案信息化建设也应该融入其中,更好地整合档案信息资源,创新档案利用服务模式,使档案这扇大门真正向全社会敞开, 被公众所认同, 档案事业才能有长足的发展。

（作者单位：365bet足球开户）

档案数字化服务高效化

——建设佛山市级数字档案馆的思考

罗慧斌

[摘要]本文首先通过汇总分析档案界若干知名专家对数字档案馆的定义，归纳出数字档案馆的共同点及建设的要求。然后对比分析深圳、杭州、青岛数字档案馆的建设模式，结合我市实际，提出我市建设数字档案馆的实施步骤及保障措施。

[关键词]数字档案馆信息化数字化

数字化档案馆是档案界用来传播档案知识的一种新的方式。它为档案学研究提供交流的平台，使研究者能够把握住实践中的新情况和新动向，对于档案事业的发展有着重要的促进作用。

一、数字档案馆的定义

数字档案馆这一名词最早是由美国学者在20世纪90年代中后期提出。如今，这一概念在理论上还没有统一认识，档案界专家对数字档案馆的定义各有独特见解：

傅荣校在《关于数字档案馆的思考》一文中指出：“数字档案馆是一个电子化信息的仓储，能够存储大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便地访问它，以获得这些信息，并且其信息存储和用户访问不受地域限制。它是把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网络上传播，从而最大限度地利用这些信息。”

张晓霞在其论文《数字档案馆———21世纪的新发展》指出：“数字档案馆是指二进制编码形式的数字方式存储、处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案信息系统。”

李国庆在其专著《数字档案馆概论》中定义数字档案馆是“建立在现代信息技术普通应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行整理，通过高速宽带通信网络设施项连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。”

对于数字档案馆的定义，以上三位专家从不同角度谈论了各自的理解，各有侧重，笔者借鉴各位前贤的观点，归纳出数字档案馆共同点：第一，数字档案馆就是将原有的以纸张为载体的档案进行数字化处理，并通过网络设备进行管理和利用，是传统档案馆功能的延伸。第二，数字档案馆将凭借网络的力量，将档案信息快速传播，满足社会各方面的需要，而原始的档案将可能成为“标本”被更好地加以保存。在数字档案馆中，可以开展档案的收集、整理、鉴定、保管、编研和利用等各项业务，同时也能开展电子商务、信息咨询、业务培训、探索争鸣等学术交流。第三，数字档案馆将同时把包括多媒体在内的各种信息的数字化、存储管理、查询和发布集成在一起，使这些信息得以在网上传播。

二、建立数字档案馆的要求

（一）建立数字档案馆的总体目标和主要任务

1、建立数字档案馆的总体目标：加快档案信息化基础设施建设，稳步开展档案资源数字化，着力解决电子政务环境下档案工作的关键业务和技术问题，逐步实现公文办理和档案管理的规范化与一体化。开展电子文件与电子档案的规范化管理和在线接收，积极推进已公开现行文件和档案信息网上查询服务，全面提高档案利用的效率和质量，使利用者通过办公专网、Internet等服务终端，轻轻点击鼠标就能获得所需档案信息。

2、建立数字档案馆的主要任务：按照全市信息化建设的总格局，同步建设与信息化建设相配套的数字化档案馆，重点建设具有保管作用的数据备份基地、具有交互功能的电子文件中心和具有基础地位的核心数据库，努力在佛山市信息化建设中发挥出档案部门应有的作用。

（二）数字档案馆建设要体现档案信息资源数字化

档案馆档案信息资源数字化，是数字档案馆建设的基本条件和前提，无数字化档案资源库，数字档案馆就没有发挥其职能的物质基础。目前，我国馆藏的档案资源数字化的数量虽呈日渐增多趋势，但根据我们了解和掌握的情况，一些档案馆数字化的档案信息多为档案信息导向数据，以档案检索目录形式为主，而不是真正意义上的档案全文数字化。馆藏档案数字化，应该是目录检索数字化与档案全文数字化之和，而全文数字化规模大，对用户有直接的利用价值，无全文档案数字资源库，数字档案馆的建设将毫无意义。所以，今后的数字档案馆建设需要的是组织馆藏全文数字化，把馆藏全文数字化作为一项长期主要任务，切实抓好。我国馆藏档案数字化工程浩大，任务艰巨，这是档案界共同认知，较为棘手的又必须开展的一项工作，要克服许多困难，解决诸多矛盾，如社会氛围、投资、人力资源结构等方面都很不尽人意。同时，也应看到有利条件，如已引起社会关注和各级政府的重视，正在逐步加大投入，现代技术比较容易掌握，操作日益简便，档案馆管理人员的现代知识水平有所提高，从业务技术上我们亦有一些化解的方式，对今后数字档案馆建设提供了保障。当然，对馆藏档案资源全文数字化的理解不能是所有馆藏在近期都全文数字化，而应该对全国馆藏档案资源数字化作整体分析，突出重点，逐步解决。

（三）数字档案馆建设要体现档案信息内容特色化

在进行馆藏档案资源数字化时，应以地方特色、专业特色为主。一是要搞好分工，对反映地方和专业特色的档案首先进行数字化。各个馆藏具有共性意义的档案资源，择定相关档案馆预测其利用频率，按轻重缓急进行数字化。如以往各级各类档案馆馆藏的各级党和政府、主管部门普发的档案文件，在很多档案馆中都有，对这部分档案即可统一安排，分别由不同的档案馆进行数字化，然后将这些数字化的档案资源交换给相关档案馆，避免重复劳动。二是坚持地方特色。对现实利用性强，反映地方历史面貌和特色的档案先进行全文数字化。如吉林省档案馆历史档案中有关伪满洲国的档案资料等，都可优先数字化。三是坚持专业特色。各级综合档案馆对反映本地区特色、行业或专业的档案，应该优先进行数字化。而各专业馆如城建馆、音像档案馆、气象档案馆、水文档案馆等馆藏的档案皆独具特色，在这些专业性强的档案中有现实工作中经常用到的档案，专业档案馆可首先着眼于这部分档案的数字化。要突出特色，各级各类档案馆应按数字化档案馆建设的要求，组织专家对本馆档案资源进行鉴别，确保特色档案优先数字化。

（四）数字档案馆建设要突出馆舍建筑多功能化

数字档案馆馆藏档案资源数字化、特色化，离不开档案馆舍建筑多功能化。数字档案馆是一个多功能、开放型、综合性的面向社会的档案信息中心。新世纪人们对档案馆信息资源利用需求日益增多，对档案馆内外环境的要求越来越高，档案馆存贮、加工、传播、交流和教育等基本功能的动态变化经常发生。现代技术和设备的应用、服务思想的变革和服务手段的改变等诸多要素告诉我们，数字档案档案馆建设决不仅仅是档案资源数字化的问题，尚需与之相辅相成的多功能化的建筑实体—新的档案馆建筑。能适应数字档案馆多功能诸要素的档案馆建筑，可借鉴西方“可变动功能”建设的理论，引进其模式，借鉴国内档案馆建筑和图书馆建筑的经验。目前，可变动功能建筑主要分“完全可变型”与“相对可变型”的两种模式。从我国国情出发，笔者认为，相对可变动功能型较适合我国档案馆建筑，在设施上采用人工照明与自然采光相结合，自然通风与局部空调相结合。多功能数字档案馆建筑应该是一个智能化建筑，在布局上必须将建筑物的结构、系统、服务和管理4个基本要素进行优化组合。根据现代档案馆功能需求，将信息化、智能化及现代技术有机结合，使其既有传统档案馆的优点，又能适应数字档案馆运用现代技术和设施管理、开发与提供档案信息的需要，为社会各界用户提供一个安全、方便、舒适、高效的建筑环境。新的多功能档案馆建筑工程，受经济条件制约不可能一蹴而就，只能根据各地实际情况采用新建、改建、扩建等不同性质的建设方式。在设计施工上，坚持功能第一、经济高效、科学先进、环境协调、因地制宜、符合规范、协调配合的原则，逐步建设，持续发展。

三、我国各地数字档案馆模式

我国的数字档案馆建设经过几年的实践，形成了不同的模式。有学者将其归纳为深圳模式、青岛模式、杭州模式，笔者在这里对三种模式作一比较研究。

第一，深圳模式。深圳市数字档案馆始建于2000年5月，是我国第一个数字档案馆的研究与开发项目，其主要内容分为四个级别、四个阶段。四个级别：①四级：建立馆藏档案机读目录、全文及多媒体等数据库，能在局域网内提供馆藏数字档案内容级的利用，但不能通过互联网门户网站进行信息发布。主要特征是具有相当丰富的档案数字馆藏，在局域网内提供内容级的利用。②三级：可将已建立的机读目录、全文、多媒体等各类数据库，通过门户网站进行单向信息发布。主要特征是在广域网上提供档案数字馆藏内容级的利用与远程访问。③二级：通过门户网站进行网上业务办公，实现电子文件远程归档，可将已建立机读目录、全文、多媒体等各类数据库通过门户网站进行交换、共享。主要特征是提供电子文件的远程访问、具有电子文件的交换能力。④一级：通过门户网站进行网上业务办公，可将已建立的机读目录、全文、多媒体等各类数据库进行交换、共享；馆际之间可进行数据挖掘，进行系统级、数据级的互操作；主动收集社会各方面专题信息进行资源深加工，广泛为社会服务，实现知识管理。主要特征是丰富的档案数字资源；提供数字资源的远程访问；具有档案数据的交换能力；具有档案数据的互操作能力。四个阶段即起步（过渡）阶段、电子文件远程调用阶段、电子文件远程归档阶段、数据集成服务阶段。深圳市数字档案馆的建设内容主要包括基础设施建设、标准规范的制定、数据资源建设、应用系统开发等。其特色之一是整体规划和总体架构比较完整。不仅有对馆藏数字化和馆务自动化的具体规划，还提出了实现文档管理系统和目录中心管理系统的中期规划以及实现文件管理系统的远期规划。应用和服务系统的开发是深圳市数字档案馆建设的重点；特色之二是设置了深圳市政府公报查询栏目，为市民查询政务信息提供了便利；特色之三是深圳市文件中心的建立，实现了党政机关和事业单位办理完毕文件的集中管理。数字档案馆包括文件中心，并以此解决机关单位的档案管理问题，这既有文件管理的传统特征，又有数字化之后的现代化特征，这是深圳模式领先于其他地区档案信息化与数字档案馆建设的基础，也标志着深圳市数字档案馆建设开始迈入政务信息资源管理阶段。

第二，杭州模式。杭州市数字档案馆建设包括内网系统（数字化档案系统）、政务网系统（网上档案馆系统）、外网系统（门户档案系统）三个系统的建设。内部局域网主要实现档案馆内部办公自动化、建立档案数字化综合应用系统，实现了无纸化办公、数据信息共享，提高了办公效率。政务外网部分包括与政府部门之间的数据共享，提供政府部门统一的档案管理系统和档案查询系统；与上下级档案馆系统之间的数据共享，集中数据，方便共享和检索以及档案综合业务处理系统，同时解决了档案信息孤岛问题。外网部分主要是档案门户网站，它将作为展示档案馆整体形象的窗口，成为档案职能部门联系群众、服务群众的一座桥梁，为社会公众提供大量的开放档案和现行文件信息。杭州市数字档案馆在基础设施建设、办公自动化系统和数字档案平台、信息资源建设方面均进行了大量投入，效果显著。其特色之一是可持续发展性强。数字档案馆建设项目由市政府信息中心统一规划进行，列入杭州市政府信息化项目，一次规划，分期投入，资金充足，项目连续性强。与市政府的办公自动化关系非常密切；特色之二是建设起点高。无论是网络、存储、办公OA等设备设施的配置、档案管理系统功能的完备程度，还是档案数字化加工项目的规模、档案科技成果获奖的档次，目前在国内都是一流的。

第三，青岛模式。青岛市数字档案馆于2003年8月20日在全国率先启用并向社会开通。该建设项目是国家档案局确定的试点项目，是青岛市“十五”信息化建设的重要内容之一该项目以“建设一个全新概念的档案馆，建设一个与全国、与世界连接的档案馆，建设一个与‘E’时代相称的富有、高效、开放的档案馆”为宗旨。其特色之一是构建了实时性很强的多媒体档案信息数据库，对重大活动、重大项目和重大事件进行及时记录，如青岛电视新闻及部分专题节目、各单位移交的音像档案接收、全市重大活动、重大项目、重大事件的拍摄和“城市记忆工程”；特色之二是从其基础设施的配备、档案信息资源的建设乃至数字档案信息管理系统的开发和档案信息网的开通，都比较符合狭义数字档案馆的含义，符合人们对个体数字档案馆项目的期望。由此可见，青岛市数字档案馆基本完成了电子政务第一阶段的目标。

四、我市建设数字档案馆的实施方案

根据上文关于建立数字档案馆的要求，借鉴各地的建设经验及运作模式，笔者对我市提出如下实施方案：

（一）档案信息化基础设施建设

1.提高和普及佛山市直各单位档案室计算机和网络技术的应用程度，实施文档一体化和馆室一体化管理模式。市直各单位档案室应用计算机和档案软件管理档案的普及率应达100%。

2.加强和完善佛山市档案馆局域网建设，并实现与市电子政务网联通。

（二）档案资源信息化建设

1.建设馆藏档案文件级目录数据库。文件级目录数据库建设是档案信息资源建设的重要组成部分。随着每年文件的新接收，文件级目录数字化任务也将不断增加，为提高档案利用的查全率和查准率，市档案馆全面铺开了对现有的数据进一步清理、校对的工作，确保数据的准确性和有用性。

2.建设馆藏档案全文数据库和多媒体数据库。以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高、涉及民生的档案全文数字化和多媒体档案数字转换工作，建立档案全文数据库和各种专题数据库。在部分市直机关档案室开展室藏纸质档案和其他载体档案的数字化和移交电子档案的试点工作，对到期进馆的档案实行同步接收档案目录数据和全文电子档案数据，为建设数字档案馆奠定基础。

3.建立现行公开文件目录数据库和全文数据库。现行公开文件通过贺州档案信息网进行发布。

4.建设电子文件中心建设。依托当地建立的电子政务内（外）网平台，发挥综合档案馆接收档案的优势，建立电子文件中心，及时接收电子文件和电子档案。

（三）档案信息网建设

建设佛山市档案信息网是实现档案信息资源共享的有效途径。网站不能成为花架子，在发挥其可读性的同时，要更大程度地发挥其实用性。要切实以人民群众、各级机关、团体和广大档案工作者为主要服务对象，要公布公开现行文件和开放档案，有计划地上传档案开放目录和档案全文信息，为社会提供网上档案信息查询和利用服务，让广大人民群众感受到档案服务的便利和实惠。

（四）档案信息安全保障体系建设

组织建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制。要加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全；加强对电子文件归档工作的监督和指导，保证归档电子文件的真实、完整和有效；此外，还要提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密事件的发生。在因特网上提供已公开档案目录查询服务的，要认真采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

（五）档案信息化人才队伍建设

建立档案信息化人才库，实施人才强档战略。要积极开展档案信息化和电子政务知识培训，提高现有档案人员信息化知识的整体水平，加快档案复合型人才培养，以适应档案信息化建设的要求。

五、保障措施

为使上述实施方案顺利落实，笔者认为还需在以下两个方面提供切实可行的保障：

（一）加强领导。要成立全市档案信息化建设领导小组，负责研究本市档案信息化发展方向，负责监督和检查档案信息化建设的进程，实施政策引导，负责对数字化档案信息资源的开发利用和安全管理作出规划。

（二）落实资金。按照《档案法》和《档案法实施办法》的要求，切实将档案信息化建设列入本地区国民经济和社会发展规划及地方财政预算，保证档案信息化建设所需的资金。

从传统的档案管理到数字化档案馆的信息化管理是科技创新、科技兴档的一场革命，我们有理由相信革命的力量。只要从基础的工作一点一滴做起，扎实推进，佛山市数字档案馆的未来不是梦。

参考文献：

[1]张海.《关于档案馆数字化建设的思考》湖北大学档案馆

[2]李国庆.数字档案馆概论[M].北京:中国档案出版社, 2003.

[3]金波.论档案信息的数字化建设[J].档案学通讯, 2005(3):67-70.

[4]李洪波《构建数字化档案馆之设想》云南省楚雄洲档案馆

（作者单位：市机构编制委员会办公室）

借档案室建设助学校转型升级

刘本春

2009年我校由普通高中直接改名为职业技术学校，“改变”是翻天覆地的。职业技术学校必须开设相关职业的专业，以往普通高中所开设的学科已经不适应，除少数语文、数学、英语、体育教师不用改变所教科目外，绝大多数老师都需彻底放弃以往大学所学专业知识而重新学习，加上职业技术学校的竞争比普通高中更直接、更激烈、更混乱，大家担心学校的前途，担心自己的“饭碗”。对于学校领导来说，相关专业的设施设备需要从零开始置办，相关上课的专业老师需要培训或外请，学生实训实习需要仔细规划，领导们心中同样充满了困惑。此时，学校档案室在上级指示下开始建设，档案室的建设为迷茫中的学校提供了强有力的指引——

一、档案室建设，助老师心理转型

档案室在组建过程中，全面整理了学校建校至今全体师生所取得的各种成绩和荣誉，集中成列了各种奖杯、锦旗、荣誉证书，并举办了一期我校历史荣誉展的板报宣传，通过这一系列成绩的展示，让全体老师更清晰、更全面地了解了本校的辉煌历程，为深感困境中的老师们增添丝丝温暖，领导们也以此来肯定、鼓励全体老师，促使大家坚信——“只要我们努力，办好职校我们一定行”。曾经的历史成绩让人自豪，领导的肯定让人看到希望，老师们更自信了，更加不惧怕困难了，浮躁更少了，配合学校的转型更积极更主动了。

二、档案室建设，助档案资料管理意识普及

档案室在收集和整理资料时，发觉以往的各种资料存在许多不科学的地方。例如老师们的日常学习心得，各种大小的纸张都有；各种会议记录本十分随意，其中既有学生用的作业本，也有A5笔记本；学校各部门上交的各种计划、总结中，版面设计十分随意且混乱，页面大小有A4也有16K的，左侧页边距有大有小，装订或粘贴十分不方便……针对以上各种问题，档案室集中整理了一份有关档案资料规格要求意见书给领导，引起领导的重视，由此还特意安排在教师大会上专门宣读了有关档案资料规格的要求，规范了全体老师日常工作中各种资料书写的习惯，提升全体老师工作中对各种资料版面的设计意识，激发全体老师个人资料的分类和保管意识，普及了档案资料的管理知识。

三、档案室建设，助学校各部门工作效率提升

学校组建了档案室后，学校的各种档案资料有了系统的规划，有了十分明晰的分类和编号，其中资料内容分类项目的设定需要与学校各部门统一协商研讨，在协商研讨过程中帮助各部门理清该部门工作的详细内容，明确众多工作内容中的重点和需要达到的目标，同时告知各部门各种计划、总结、资料等文件的书写规范，促进了各部门工作人员的分工更明确、更有条理，部门资料的入档更规范、更有效，各部门的工作效率有较大提升。

四、档案室建设，助班主任工作规范性加强

有了档案室，学校德育部门开始加大了对班主任相关工作资料的收缴力度，提升了各种班主任工作资料存入档案室的入库率，例如《班主任工作计划和总结》、《班会课教案本》、《日常学生谈话本》等。同时公布了班主任工作中各种资料的书写要求，促使班主任工作更规范、更有条理。由于《日常学生谈话本》要求班主任与学生的谈心过程需要详细规范记录，让班主任更注重学生成长过程的记录，更注重教育学生时教师自身的个人言语和行为，更加尊重学生，更加高远地、全面地看待学生目前的成长波折，保持班主任老师“百年树人”的信念，提升了班主任老师爱学生的能力。

五、档案室建设，助学校品牌宣传内容更丰富

没有成立档案室之前，我校各方面资料分别由各部门、个人自己负责，没有统一的保管场地，加上领导工作的不定期调换，各方面资料的管理混乱、遗失严重，建校十周年庆典时，所需各种资料就曾发动全校老师分别查找、捐献。有了专门的档案室，各方面的重要资料得到了集中统一管理、专业保管，随着档案室保存的各种图片、视频资料逐渐增多，领导更加重视资料的利用，特别是在有关学校品牌宣传、招生宣传时，档案室就成了宣传活动的素材库，使宣传内容更丰富。

总之，随着学校档案室的建立，档案资料管理常识得到了更大面积的普及，全面提升了领导和老师的资料编写水平，增强了学校各部门工作开展的条理性，为学校的转型发展提供了不少动力。档案室的建立使深处转型困境中的我们更加相信，“只要我们努力，办好职校我们一定行”。

（作者单位：南海区官窑职业技术学校）

浅谈学校课堂教学档案的规范化管理

杜玉珍黎幸翠

摘要：随着我国教育事业的不断发展提升，教育信息化进程的不断深入，处于基础地位的教学资源建设已经越来越受到人们的重视。建立完善的学校档案管理是时代的需求。课堂教学档案作为教育教学过程中最原始、最直接的基本材料，是学校常规教学管理的重要组成部分，文章提出了课堂教学档案的重要性，阐述了教学档案的内容、特点及整理办法，并对当前课堂教学档案管理工作中出现的问题进行总结并提出有效解决措施。

关键字：课堂教学档案、档案内容、规范化管理

课堂教学档案是学校在教学管理和教学实践活动中直接形成的、具有参考价值的的文字、图表、文件材料、磁带和光盘，课堂教学档案是学校常规教学管理的重要组成部分，是学校做好教学工作，提高学校教育教学质量的基本保证，更是衡量一个学校教学管理水平和教育质量的重要指标之一。在对学校进行的各种评估检查中，查看课堂教学档案是必不可少的环节。所以，做好课堂教学档案管理工作对促进学校教学的全面发展，起着重要的作用。

一、课堂教学档案的重要性

（一）课堂教学档案是教育教学推陈出新的基础材料。课堂教学档案真实地记载了学校教学工作的内容、方法、途径和效果，是学校教学档案的主体。随着教育理念及方法的不断更新，教学要适应当前形势的发展，符合当时教学理念的要求，通过参考过往的常规教育教学方式、方法，并进行分析研究得出是最好的实践方法。

（二）课堂教学档案是提高教学质量的保证。一所学校的教学质量如何，怎样提高教学质量，这些都与教学档案，尤其是课堂教学档案息息相关，课程如何设计，教学过程如何编排，只有对原始资料进行分析整理，吸取已有的经验和成果，并在原有的基础上加以完善和提高，才能有效地提高教学质量。

（三）教学档案对加强教学管理提供参考。课堂教学档案是学校教学工作的真实而全面的原始记录。它是检验教学工作优劣的一个原始依据。通过课堂教学档案可以反映学校教学工作的优劣，通过对课堂教学档案中有关内容的分析、总结、预测，从宏观上可以明确学校的发展方向，制定教学计划，更好地安排师资，并可根据实际需要制定短期规划和长远规划，特别是教学课件，教学案例等，可以适时调整对学生的教学工作，同时符合学生的心理发展需求，使他们以全部身心投入教与学。

二、课堂教学档案的特点

课堂教学档案有一般档案的共性，但又受到学校教学管理工作和专业化的制约，所以其有鲜明的个性。

（一）来源直接、分散。它直接来源于学校的教学管理和教学实践活动，直接反映了课堂教学工作的各个环节；它形成于上级、学校教学管理部门，和各位教师、学生，点多覆盖面广。

（二）形式多样。课堂教学档案活动内容丰富，所形成的课堂教学档案资料也是多样的。就材料而言，就有纸质的、电子文档、光盘、磁带等，而且材料的形式和格式是不统一的。

（三）专业性。不同的专业的教学计划、内容、总结、方法、形式各有特色，所形成的档案材料也是有专业性。

（四）具有周期性。课堂教学档案活动时间是以学年来安排的，而每个学年是它的活动周期，而每个周期的活动是有序可循的。

（五）课堂教学档案与其他档案密切联系。首先，课堂教学档案与学校教学规划设置有必然的联系。课堂教学档案既是学校教学规划的产物，也是学校教学规划的重要参考材料。其次，课堂教学档案与科研档案的关系是相辅相成。课堂教学档案是学校教学的最基本、最原始的资料，详细的课堂教学档案的积累为教学科研课题的开展提供良好的素材。

三、课堂教学档案的内容

课堂教学档案是最客观的档案材料，有上级教育行政部门下发的各种教学文件，有教学常规资料，还有学生学习、考试等各种活动资料。为了加强它的规范化建设，应根据《档案法》和《广东省档案管理规定》以及学校档案工作的总体要求，课堂教学档案内容包括：（一）上级教育行政管理部门下达的有关教学任务、教学工作的重要文件。如《南海精神读本》、《廉洁修身》以及校本课程的开展和落实要求；教研室教学工作计划等。（二）学校、各科组、备课组、教师个人工作材料，如学期初的计划和学期末的总结、第二课堂和各兴趣小组计划和总结、各科组的会议记录。（三）历年各学科期末试题。（四）各次测试试卷分析，各科成绩统计表。（五）教职工分工表，课程表，教学计划表和时间表，考试和监考安排表，教学意见问卷调查。（六）教学常规管理和检查。包括领导对教师课堂教学的检查记录，学生作业检查，教师常规教案的检查等。（七）校长兼（听）课情况。（八）各种活动课程的落实。（九）学生减负、推广普通话工作。如教师对学生作业布置量的检查、一年级的拼音比赛、认字比赛等。（十）体育卫生工作的安排、记录、总结、分析、制度和措施。

四、课堂教学档案的整理方法

学校的课堂教学档案是学校教学管理部门收集、初步整理后移交综合档案室的。档案室工作人员应按照《广东省档案管理规定》做好管理。它的分类方法是按学年度——问题设置一级属类，采用单份的立件整理方法归档，其管理分类编号结构模式由“大类代字＋一级属类代号＋年度＋保管期限代号＋件号”组成，例如：

B 2 —— 2009 —— 2—— 1

件号

保管期限代号

年度

一级属类代号

大类代字

具体过程如下：

（一）分年度。把收集的档案按学年度分开摆放，教学档案一般是跨年度的，如一学年指2008.09.01——2009.08.31所产生的档案资料。

（二）分类。将收集的的课堂教学档案按内容整理分类摆放：如上级文件、计划类、总结类、质量分析类、课程安排类等。这样的好处是方便录入处理系统，利于以后的查找和利用。

（三）检查、修整。包括：档案是否重复，重复不归档；归档材料的种类、份数以及每份的页数是否齐全完整；旧金属钉要去除换新；破损材料应进行托裱；窄边的要加宽，阔边的要剪裁。

（四）编页码。一般在每一份档案材料的右下角进行编顺序码（最好使用编码器）。

（五）盖章填写。在每份档案材料的左上方盖上统一印章（如下图）须填写的是：类别号、年度、期限和件号。

全宗号		类别号	B2	期限	30年
年度	2011	机构		件号	1

（六）录入。以上工作完成后按件号排列顺序录入电脑处理系统，必须录入内容有：文件题名、分类号、责任者、文件时间、归档年度、件号、页数、保管期限、文件类型、录入人。并编制文件级目录，作为手工检索与计算机检索使用。

（七）档案入盒。档案盒应相应填写上类别号、期限、年度、起止件号、整理人、整理时间以及检查者，档案盒容量以九成为宜。

（八）存放保管。按起止件号排列入档案箱；打印箱号相关资料；防霉防虫处理。

五、课堂教学档案管理存在的问题

（一）课堂教学档案管理人员专业知识缺乏。大部分学校因在近期才开始规范化管理学校的综合档案室，管理工作人员往往是身兼数职，没有专业化培训，对档案管理的基本原则、方法不熟悉，对学校课堂教学档案工作的任务不明确，所以在工作难免会出现漏洞。

（二）归档制度不完善。现在课堂教学档案管理还处于经验性阶段，没有制定明确的归档制度、归档资料内容和具体归档时间，所以不利于档案的归档整理和利用。

（三）课堂教学档案难以统一收集。课堂教学档案来自教学管理部门至基层工作教师，来源丰富，而且形式多样，同样的材料，有的教师提供电子文档，有的教师只有手写材料，导致档案材料收集不全，不完整，不规范，加上教师综合档案管理意识不强，归类时难以统一收集。

（四）档案现代化管理条件不足。实行档案的现代化管理也只是在经验性阶段，由于设备设施仍有待完善，档案员对档案管理软件使用仍需学习。

六、改进课堂教学档案管理的对策

（一）树立正确的档案管理理念。正确的理念是做好档案管理的思想基础。学校要加强宣传，不断增强教师的档案意识。宣传贯彻《档案法》和《学校档案综合管理制度汇编》，宣传课堂教学档案的重要性及作用，使教师重视并支持课堂教学档案工作，主动配合档案管理人员做好课堂教学档案材料的归档工作，保证教学档案管理工作高质高效完成。同时，学校可以通过会议、参观学习、档案利用事例宣传教育等形式，同时要改变过往档案独立管理的模式，寻求学校各方面共同支持和配合，达到档案综合管理的规范化水平。

（二）加强档案管理工作队伍建设。学校应尽量配备档案管理专职人员，若只能配备兼职人员的，应适当减少兼职档案管理员的其他工作，保证其有充足的时间和精力完成档案收集、整理工作；应创造条件，有计划、有目的地加强对档案管理人员的业务培训，例如，学校利用 “请进来，走出去”的学习模式，多交流，多请教，从而学习先进的档案管理工作经验；应加强档案员的职业道德修养，以不断提高档案业务管理水平。

（三）建立和健全各项规章制度。为了更好地规范学校课堂教学档案管理工作，应结合工作的实际，依据《档案法》和《广东省档案管理规定》，不但要制定各项综合档案管理制度，更要具体到适用于本校的课堂教学档案管理制度。只有这些规章制度的建立才可以保障学校档案资料的收集、整理、保管、统计、利用、鉴定、销毁有章可循，管理规范有序，才能使工作有良好的效果。

（四）提高课堂教学档案利用价值。档案的生命在于它的实用性。而过往存档的目的大多数是为了迎接上级的检查，工作中也经常出现教学文件材料乱扔乱放，用时找不着，不用时又嫌碍事的状况。因此课堂教学档案应由教学管理部门制定与实际相符合的编目，让档案管理人员有序收集、保存，保证在有需要的时候档案工作人员能及时提供利用。

（五）更新课堂教学档案管理工作手段。课堂教学档案是教师经常借阅、参考的档案之一。为方便教师工作需要，以提高教育教学质量的提高，并结合档案数量的增多以及档案开发利用上考虑，应加快推进计算机网络系统管理模式的形成。档案管理软件的使用使课堂教学档案实行了动态管理，加快循环利用的效率。教师可随时查阅相关文件及其他材料，而且还可以通过关键词等筛选方式筛选出更多相应内容，从而提高课堂教学档案的整体管理水平。

课堂教学档案管理要与时俱进，不断适应新形势的需要。科学规范地管理好学校的课堂教学档案，可以为学校的课堂教学留一份良好的记录，可以为学校的发展和进步做出应有的贡献，学校的自身形象才能源远流长。

参考文献：

[1]努吉娅.浅谈高校院系教学档案的分类管理[J].长治学院学报

[2]陈艳欢,谢芳清.基于教学档案探究性网络化管理模式探索[J].办公室业务,2009(12)

[3]张虹等.档案管理基础[M].中国人民大学出版社,2005(2)

[4] 严军.教学档案管理在人才培养工作水平评估中的作用[J].湖北水利水电职业技术学院学报,2007(12)

[5] 赵玉.高校学生档案管理工作的现状与对策[J].陕西档案,2009(6)

（作者单位：佛山市南海丹灶中心小学）

浅谈创建“幸福助力档案“之对策

骆凤婷

档案是历史的真实纪录，是宝贵的历史文化财富，是与人们工作、生活息息相关的不可再生的信息资源，它记载着人类文明的优秀成果，反映了历史的经验和教训。此外，档案是一种非常重要的信息,机关的每一项工作,特别是一些重大决策的形成都离不开档案和档案工作。档案工作是一项记录历史、传承文明、服务社会、造福人民的工作，是党和政府工作的重要组成部分，是为社会服务的重要基础性工作。做好这项工作，既是时代的重托，又是历史的责任，更是促进佛山科学发展、和谐发展的需要。

近年来，随着电子数字化进程的加快，档案工作在网络环境下也面临着前所未有的挑战与机遇。档案事业在获得长足发展的同时，也存在着一些不足。作为一位门外汉，本人只能浅谈一下在此环境下关于建立档案资源体系和档案利用中的意见。

一、做好宣传，改善环境

在一项口头调查中发现，关于市民对于是否了解档案工作，是否知道档案工作的作用，是否知道本地档案局的网站，很多市民都表示不清楚。这里，我们一方面可以看出社会民众对档案信息意识的薄弱，另一方面也证明了我们有关的档案部门对于社会的宣传力度还是不够的。实践证明，广泛的宣传是增强社会档案意识的重要手段，档案部门应该把宣传工作作为一项长期任务来抓，不仅要对内，更要对社会，对国外，面向全球，加强对外宣传与交流。各档案部门应当与新闻媒体加强联系，共同合作，充分利用各新闻媒介向社会广泛宣传档案信息的作用，发挥的效益，利用的办法和手续等，使档案信息“飞入寻常百姓家”,使档案意识深入人心，以此增强社会档案的意识，扩大档案工作的社会影响，促进档案信息的社会利用。而对于如何宣传，在我看来宣传的方式多种多样，可以举办档案展览，也可以编辑出版各种档案的专题参考资料。此外，还应该通过建立相应的法律法规来实现环境的改变。档案部门必须进一步加强法规与政策的建设，逐步扩大档案开放和档案信息开发的范围，简化档案信息利用手续，进一步改善档案资源信息开发与利用的环境。

二．拓展档案服务，重视民生档案的管理和利用工作

加强民生档案的建设。（党的十七大报告把科学发展观确定为我国经济社会发展的重要指导方针，科学发展观的核心是以人为本，这为档案事业的发展指明了方向。在2008年1月召开的全国档案工作暨表彰会议上，国家档案局局长杨冬权明确提出要“贯彻以人为本，建立两个体系”，即覆盖人民群众的档案资源体系和建立方便人民群众的档案利用体系。这是中国特色档案事业一项新的伟大工程，也是今后档案工作的中心任务。要做好这一工作，民生档案是抓手，加强民生档案建设是档案管理部门的当务之急。）我们要把民生档案工作摆上议事日程，与业务工作同部署、同实施、同检查、同考核。积极推进民生档案资源整合和共建共享。可通过征集本地区重大活动和名产、名人、名胜和反映本地区经济、历史、文化状况的特色档案，改善档案的空缺情况，让档案反映民众生活，贴近社会，调动民众去档案馆的积极性，更好的满足社会民众的利用需要。建议由各级政府主持，档案部门牵头，打破部门分割，对区域内民生档案资源进行整合，所有民生档案资源由各级国家综合档案馆统一接收保存和提供利用。各级档案馆应加强民生档案信息基础数据库建设，以点带面稳步建立“实体管理大集中”、“对外一站式服务”的民生档案资源管理利用新模式。

三、创新档案服务途径，设立在线咨询服务。

对于档案事业而言，服务是立业之本、发展之源。在新的历史条件下，档案服务工作要谋求新发展、体现新作为，必须从主要服务于政治的封闭保守型向既服务于政治、又服务于社会大众的开放型转变；从重视档案收集保管向重视档案利用服务转变；从传统的手工检索方式向以计算机检索为主的智能管理方式转变；从侧重档案实体管理向侧重档案信息资源管理转变；从主要依靠行政管理手段向突出法律手段依法治档转变。服务要转变，途径尤为重要。咨询服务的途径也应当进行创新，由传统的电话、口头、书面咨询，增加到网上在线咨询。在答复利用者的问题时，对于一时解答不了的问题或者比较重要和今后可能重复出现的问题，就记录下来，建立完整的档案，以便定期统计和总结工作，提高咨询水平。

四、优化馆藏结构，丰富信息资源。

档案信息资源保障体系，从档案室来说，当前的重点应切实改变分散管理体质，建立综合档案室，统一管理本单位的全部档案。从档案馆来说，当前的重点是坚持丰富与优化馆藏并举，质量与数量并重的方针。合理扩大接收范围，拓宽新视角，开辟档案工作服务的新领域。要以前瞻的眼光，发展的观点，主动介入竞争，将自己的宏观思维拓宽一点，服务范围做大一些。档案不仅要服务于工作查考、经济建设以及学术研究等方面，还要服务于落实各种政策、指导群众就业等各个方面，使档案利用的覆盖面日益广泛。不仅要接收本级政党机关的档案，而且要接收直属企事业单位的档案，不仅要接收文书档案，而且要接收科技档案与专门档案；不仅要接收一级单位档案，而且适当接收有代表性的二、三级单位中确有长远保存价值的档案，再就是对进馆档案严格实行质量控制，根据档案自身的价值，对不同级别的全宗分别采取进馆的方式。此外，还要完善档案补充机制，除正常接收途径外，还应该通过征集、寄存、购买等途径，把社会发展和公众有利用需要的，目前尚不在接受范围的档案收集起来，丰富馆藏。

五、充实档案队伍，提高工作人员素质。

进行任何一项工作都必须以一定的机构和人员作为组织保证，档案信息资源开发与利用工作也不例外。各级党委、政府要按照国家颁布的《地方各级档案馆人员标准》的通知规定，结合本地区档案事业发展的实际，尽快解决档案部门的人员编制短缺问题。加强对档案专业技术人员的引进，或与高校档案专业院系联合定向培养档案专业人才，选拔培养优秀专业人才充实档案干部队伍，促进档案事业发展。加强对现有从事档案工作人员的专业技术培训，探索推行档案持证上岗制度，提高队伍素质，努力造就一支结构合理、复合型、专家型的档案人才队伍。人才是最宝贵的财富，高素质人员是开发档案信息资源的人才保障，也是开发工作中最活跃、最关键的因素。因此，要坚持以人为本，把工作的重点放在基础上的力量，始终把培养人才、建设队伍、提高人员素质放在第一位。

六、加快推进档案信息化建设，促进全市档案信息资源共享

各级党委、政府要把档案信息化建设纳入本地区信息化发展规划，吸收档案局参与本地区信息化建设的组织协调工作，要把档案信息化建设所需经费及软硬件设施建设列入本地区信息化总体规划，有计划有步骤地加大对档案信息化建设的投入，落实规划所需经费。应将数字档案馆和电子文件中心工作作为全市信息化工作的重点之一。建议由各级电子文件中心对本级各机关电子文件进行集中管理，确保电子文件的安全保管和有效利用。区、市档案馆和机关档案室应加快现有馆藏档案的数字化处理，有计划、有步骤地开展对重要、珍贵、易损、利用频率高档案的数字化工作，建立全文数据库和多媒体数据库。加快数字档案馆和档案网站建设，充分利用信息技术和网络优势，进行数字档案资源整合，更大范围实现开放档案信息的远程检索和社会共享，提升档案公共服务能力。积极建设全市公文档案信息共享系统，实现非秘密公文档案资源机关内部共享、综合档案馆开放档案信息社会共享、各级各类档案馆馆藏资源馆际共享、档案馆和档案室档案信息共享，利用电子政务网络系统，构筑全市统一的档案信息共享服务平台，最终实现全市档案信息资源共享。

（作者单位：佛山市三水区白坭中学）

浅谈如何加强新时期公安机关档案的开发与利用

郑怀鑫

公安档案管理工作是公安机关的一项重要的基础工作，作为一项基础信息存在，在打击各种违法犯罪活动、维护社会稳定和服务民生方面具有不可替代的重要地位和作用。在当今“数字化”、“网络化”的时代，公安机关传统的档案管理模式已不能适应日常执法办案的需要，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动公安档案的数字化和数据库建设，提升公安档案的服务水平，增强公安机关打击犯罪的效能，已成为公安机关档案管理亟需解决的一个重要课题。笔者结合工作实际，就如何加强新时期公安档案的开发与利用谈几点粗浅体会。

一、公安档案开发利用工作中存在的问题和原因

（一）思想重视不够，档案意识较为淡薄。公安机关作为武装性质的国家刑事司法力量和行政执法力量，长期以来，将工作的着力点放在打击各类违法罪犯和治安管理等业务上，此外在城市化进程，警力资源紧缺，民警忙于日常业务等考核工作，忽视了档案管理的“冷门”工作，普遍存在 “重业务、轻档案”的思想。其中不泛领导层对档案管理工作的不重视，从而形成造成了整体档案意识的薄弱的情况出现，导致公安基层档案制作不规范，没有存档或者或存档后因保管不善导致大量档案被损毁的情况出现。在警务信息化时代,公安机关执法办案等文字材料基本上都是通过电脑制作形成,由于意识不强,没有专人管理,遇到机器故障等原因时,档案的数据也遭到了致命的毁坏，从而整体造成了重视不够、职责不清，管理不力、利用不足的档案管理局面的出现。

（二）公安基层单位缺少专门档案管理机构。国家早在1994年就建立了公安档案馆，各省区市公安机关也陆续设立了档案管理机构和公安档案馆，这些措施为加强公安档案管理工作和保存公安档案资料提供了有力的保障。但是有部门地市一级公安机关的直属单位比如支队或处一级部门很多都没有设立档案这一个专职机构，县级公安机关、各区分局也大量存在没有未设立专门的档案工作机构的情况，部分城市有设置专门的机构，但也运作不规范，纯粹成为一种摆设。这一情况既不利于公安档案资料的统一管理，又不利于对基层档案工作的监督指导，从而导致很多珍贵的档案流失。

（三）业务素质偏低，档案队伍不稳定。由于领导层对档案工作的不够重视，很多时候将“老、弱、病”人员安排到档案部门，或者由内勤人员兼任，或者临时工负责档案管理工作，这给档案管理工作带来很多隐患，如责任不清、业务不精等。此外，公安档案业务培训渠道不畅，人员更换频繁，造成了档案管理难于规范化运作。由于从事档案管理人员专业知识偏少，操作技能较差，人员更换频繁，很难保证档案的系统性和完整性。在如今警务信息化时代档案工作人员现状远远不能适应当前公安档案工作现代化管理的需要。

（四）档案库房设施简陋，各项硬件设施不足。近年来，虽然各级公安机关都加大经费投入，改善了办公条件，但是仍有很多单位办公条件简陋，人均办公面积不足，更不要说设立专门的档案室，只能将办公室、宿舍或其它用房充当档案库房。这些库房面积小、阴暗潮湿，远远达不到通风、采光、防潮、防霉、防火等档案保管要求。随着公安工作的改革不断深入，公安职能的多样化，在信息化时代公安档案的形式和管理出现了众多新情况、新特点，很多基屋单位档案室都没有配齐扫描仪、打印机、电脑等基本设备，推进档案管理的信息化更是无从谈起。

（五）档案系统单独运行，管理与服务脱节。近年来，由公安部金盾工程实施，大力进行信息化建设，刑侦、治安、户政、消防、边防、交通等各部门分别投入大量的人力、物力、财力都基本建立了一套本部门的信息系统，而且也存储了大量的档案信息，但由于种种原因，这些网络未能有效互连，导致档案信息不能在数据库之间互相贯通、共享，以致形成了一个个的“信息孤岛”的出现。目前，公安基层档案收集、整理、编目、检索和查阅等很多还是以部门警种独立的系统操作为主，存在纯粹为收集档案而收集的，将档案系统作为“杂物房”用，没有将系统运作与实际业务相结合，出现了档案信息资源闲置、浪费，管理与应用严重脱节，致使档案应有的作用发挥不出来。

二、在信息化迅猛发展的形势下，加强公安档案信息化建设的重要性

（一）加强公安档案信息化建设是新时期公安工作发展的需要。随着警队信息化建设和应用的不断深化，信息化技术在提高公安机关工作效率和侦察破案水平的同时，而由此产生的大量的包括文本、图像、声音、数据等电子文件的安全利用和保管成为了公安工作亟需解决的问题。解决好这些问题不仅直接关系到公安信息系统的正常运行，而且关系到网上信息是否全面、系统、准确，对今后公安工作的发展、促进破案工作的开展，提高公安机关的管理效能起着举足轻重的关键作用。特别是在信息化社会,公安机关已普遍推广应用OA协同办公平台，所有文件制作、传阅均在OA平台上完成，原纸质档案管理的某些环节，如文件的收集、整理、编目和价值鉴定，已提前在OA协同办公平台中完成，如果不加快档案管理信息化建设，现有档案管理能力已完全不能适应当前公安工作的需要。特别是警力资源严重不足的今天，加强公安机关档案管理信息化建设，对于警务创新、提高执法效率、更有效地打击与制止犯罪具有不可估量的作用。

（二）加强公安档案信息化建设是提高公安档案工作管理水平的需要。信息工作是公安基础工作，然而公安机关所需的信息中的精华——情报，大都贮存在浩瀚的档案中，因此做好了档案工作，实际上就是为警务信息化建设夯实了基础。特别是公安信息网络的应用，OA协同办公平台推广、信息载体全面的改变，对公安档案工作造成了强大的冲击。但这也是一次充分发挥公安档案信息效用的极好机遇，加强公安档案信息化建设，可以提高了公安档案利用工作的效率和服务水平。由于档案载体的改变，现所形成的电子文件的数据，有着可复制性、传播快捷等特点，一份文件可以同时供所有需要的人共享，而且所占用的空间小，网络传阅方面，检索也方便，在档案管理系统中，任何一个信息库中迅速、准确地找出所需信息，并能根据获取的线索，扩大查询范围，随时快速查询新的线索，提高了档案信息利用的全面性、系统性和时效性。最重要的是，电子档案打破了时间和空间限制，为跨地区查询犯罪信息提供了便利的条件，实现了信息资源的共享。

（三）加强公安档案信息化建设也是公安事业发展历程的需要。尽管电子文件在记录方式上与传统文件不同，但其作为文件的本质、功能和传统文件是一致的。公安电子文件是在公安机关维护稳定、惩治犯罪、保护人民等活动中形成和产生的，它记录着公安人员的智慧和心血，是公安工作得以延续和发展的基础。因此，必须做好电子文件的整理归档工作，确保电子文件的长期、永久保存，使这些极其重要而又无法替代的信息，不仅能为公安中心工作和现实斗争服务，更能永久留下公安工作发展的历史。

三、加强公安档案开发利用的点意见

（一）加强档案管理工作的组织领导，增加经费投入，打牢公安档案开发利用的基础

一是加强组织领导，强化档案管理。领导的重视是做好基层档案工作的关键和前提，也是重要保障。各级公安机关的领导，尤其是基层一线的领导，要充分认识档案信息化建设工作的重要性和紧迫性，切实加强领导，建立相应的档案管理组织机构，规范档案的管理，配足配强人员管理档案，将档案工作作为一项重要的基础工作来抓，明确各部门的工作职责，经常地开展档案检查督导工作，确保工作到位、保障到位、人员到位。尤其是要加强一线苦基层单位的督导，要将基层单位档案管理工作纳入到评先评优等考核中去，以推动档案信息化管理工作的深入开展。

二是增加经费投入，打牢硬件设施。要把档案基础设施、档案资源和档案信息化建设经费纳入财政预算，严格按照公安档案馆设置的要求，结合自身实际，建立起符合要求的档案库房，研制开发档案管理系统，为档案馆或室配备电脑、扫描、打印等系统运行、数据存贮、应用服务等方面的硬件设备，配齐防盗、防火、防高温、防潮、防光、防尘、防虫、防鼠等“八防”设施，有条件还应建立数字化档案馆，安装自动防灭火、防盗报警、保温除湿、通风换气和消毒灭菌等安全系统，逐步实现档案库房安全防护智能化，服务应用数字化。

三是配齐专业人员，适应信息化管理。加强公安档案的开展利用关键还是在于人员，人员素质的高低直接决定了档案利用率及服务水平，所以为了适应未来的信息化公安档案案管理工作的需要，就要配足配强具备电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信及计算机网络技术、办公自动化及懂得档案管理，并熟悉各项公安业务知识，具有一定的写作能力的专业人才。同时，还要不但加强档案管理基础教育，强化继续教育，以不断更新档案干部的知识结构和技能，使之与时代同步，与专业发展同步。基层派出所等一线单位没有这个面条件的，可以挑选责任心强的民警加以培养，积极争取上级公安机关的技术指导，以做好基层档案管理工作。

（二）加强档案管理信息化建设，构建公安档案信息资源共享体系，提升公安档案服务水平

一是建立一套与警用OA协同办公平相连接的档案管理系统。目前，全国各地公安机关已全面推广OA协同办公平台，所有的文件都在OA平台上流转，外部文件有党政网公文交换系统；违法犯罪案件的办理，从接报案件的相关信息、到立案审批，到破案后涉案人员处理结果的审批，已可以全部在警综系统这个平台上进行，公安工作基本实现了无纸化办公。在这种形势下，建立一套与警用OA协同办公平相连接的档案管理系统，将可以改变了档案管理系统自成体系、独占一隅的局面，也可改变各警种各部门独立系统运作“信息孤岛”的局面，通过联网，各部门系统的在OA平台的对接，实时解决不断产生的档案需求，进一步提高档案利用率，实现了档案实时检索，文档一体化管理及全警信息共享等目标。

二是建立公安档案数据库，构建档案信息资源共享体系。全面完成档案目录数据库、人员信息数据库建设和纸质、照片、音视频等藏量公安档案的数字化工作，对以前的纸质文件转化为电子档形式保存。建立起以OA协同办公平台为纽带，以省厅为龙头统筹，市局为中心，县区级公安机关单独建库的公安档案信息共享与服务平台，将各类档案信息按照《公安档案信息管理代码》、《公安档案信息数据结构》和《公安档案信息数据交换格式》等标准的要求，及时更新到公安网的OA平台，通过数字化加工，一个庞大的档案信息资料库可以变成若干数量存储载体组成的数据库，通过公安网络实现公安档案存储数字化、管理自动化、使用网络化。

三是根据分级负责的原则，设置权限管理及应用。目前，公安档案管理可以参照现有的警务综合信息应用系统的模式运作，按省、市、县（区）分级模式按照统一的格式及标准，将本单位电子档案统一入库管理。由于档案的公众、公开的社会特性与部分公安档案资料的内部保密性，公安档案决不能仅限于本单位人员浏览，但也不能不分级别，每人给予一样的权限，所以这就要通过警号或数字证书的权限来设置浏览权或管理录入、审核把关等方面权限，以形成公安档案的在线管理，提供数字档案的在线服务，有效地解决了跨地区快速查询信息，实现信息资源共享的问题及档案信息资源的实体管理和利用问题，实现了任何一地方的警察只要借助公安联网的计算机或其它通信设备，可以达到一般档案全文网上查询，密级档案目录上网授权查询，缩短查阅或取证的时间。

四是加强档案安全体系建设，杜绝泄密及档案丢失事件的发生。公安档案具有内部保密性，做好档案服务工作的同时，要充分认识到网络泄密的严重性，作好防范措施。随着公安档案信息化的发展，公安机关必然遇到各种意外灾害、电脑故障、人为破坏、侵入、泄密、篡改以及其它种种电脑犯罪等情况的发生。对于这些问题，除运用法律、行政手段予以控制、制约外，更重要的是强化技术保障措施，保证库存档案信息的安全、真实、可靠，所以公安档案信息化管理中，一方面要加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库安全，保证归档电子文件的真实、完整和有效；另一方面，公安网络严防“一机两用”，确保档案管理系统与互联网实行物理隔离，确保确保档案信息网络的安全。此外，就是在提供公安档案网上目录检索、全文检索服务的同时，要充分利用“数字证书”“电子印章”、“电子签名”等身份认证技术，做好电子文件档案的原始性、真实性认定及浏览权限的设定，防止泄密事件的发生。

（三）加强公安档案制度建设，强化日常管理，确保档案管理工作的可持续发展

一是建立健全公安档案管理制度。在警综系统及OA协同办公平台每天都有大量信息在流转，这些信息与我们目前归档范围内的二十多类公安专业档案的信息密切相关，所以我们要根据《档案法》及公安部制定下发公安电子档案管理的相关规定，制定和完善警务信息化形势下，电子档案的《立卷归档制度》、《档案保密制度》、《档案管理制度》、《档案管理岗位责任制》、《档案销毁制度》，做到了档案管理各个环节都有法可依、有规可依、有章可循，确保公安档案资源积累、价值鉴定、数字化建设和保管保护等工作规范统一。

二是加大公安档案监督指导力度。公安档案管理部门应切实履行监督检查和服务指导职能，加强与业务部门的沟通和协作，加大对本机关和下属单位各种门类、载体公安文件材料收集、整理和归档工作的监督指导力度，推动公安档案工作与业务工作相互促进、同步发展。采取集中培训、跟班学习、实地辅导和电话指导等有效形式，帮助基层档案管理人员理解和掌握公安档案业务规范和计算机应用，保障各项公安档案管理规定、办法、制度和工作部署落实到位。要将公安刑事和行政案件材料归档工作列入执法考评内容，公安档案管理部门参与执法卷宗质量考评，规范案事件材料的形成、积累和利用程序，促进案件材料管理工作的规范化和科学化。此外，还要积极争取地方档案行政管理部门的指导和帮助，自觉接受监督和检查。

（四）树立公安档案服务意识，提升公安档案服务水平，推动公安档案利用工作取得新成效

一是树立公安档案服务意识。服务作为档案工作的生命线及出发点，也是档案的价值所在，增强各级领导干部和广大民警的档案意识、档案法制观念及档案服务意识就显得尤为重要，所以要不断加强宗旨意识和服务意识教育，提长民警档案服务工作主动性和自觉性，特别作为一线基层内勤人员的档案意识的培养尤为重要，其可以帮助完善公安档案的收集渠道，避免不必要的损失，有利于提升服务水平。作为公安档案工作者，就要明确档案工作岗位职责，自觉坚持服务为先、资源为基、安全为要、绩效为凭的价值取向，科学作为，务求实效。同时，要摒弃封闭型的档案管理体制，积极做好超前服务、参与服务和追踪服务，推动公安档案工作从被动服务向主动多元服务的转变，做到公安工作发展到哪里档案工作就跟进服务到哪里。

二是进一步优化库藏档案资源。由于前期基层公安档案管理以手工操作或单系统操作为主，积累了大量“口袋档案”、“抽屉档案”、“信息孤岛”及库存纸质档案，所以针对此情况，一方面要根据要公安部的《公安档案鉴定规程》要求，有计划、有步骤地开展现有档案的调查统计和价值鉴定工作，对失去价值的档案进行销毁，对仍具有保存价值的档案重新划定保管期限并进行规范整理，扫描入库，进一步优化库藏档案资源，提高档案管理效能；另一方面，对库藏出现破损、虫蛀、霉变、纸张酸化、字迹褪变等现象的档案，及时进入修补、托裱，或通过扫描实现载体替换。期间，要按照“便于管理，便于利用，价值不减”的原则，尽可能做到公安电子档案与纸质档案兼容并存，发挥两种不同载体的档案应有的作用。

三是提升公安档案服务水平。提升档案服务水平除了提升服务意识外，还要从工作中去落实，主要从深化公安档案编研，服务公安侦查破案工作及为领导者提供政策、技术性的信息等方面着手。公安档案工作者要深入做好公安志、大事记的编修工作，配合做好公安展示厅、荣誉室、陈列馆的建设工作，充分发挥档案文献和实物在弘扬先进公安文化和加强公安队伍建设中的积极作用；要围绕本地区、本部门的中心工作任务，及时地、有针对性地提供领导急需的有关信息；服务公安业务工作时，要针对公安业务工作的需求，加强档案信息分析研判工作，充分发挥知识发现技术的作用，如案件侦破方面，总结各类案件的发生规律，预测未来的防范重点，指出可疑人的特点，划定犯罪嫌疑人的范围，对案件进行串案并案，为案件侦破提供侦查方向和线索；在交通管理方面，监测路面状况和交通流量，总结交通事故的发生规律，及时制定对策，有效疏导交通，以及减少交通事故的发生；在警力配置方面，科学、合理地安排警力，以应对突发事件。

（作者单位：佛山市公安局巡特警支队档案室）

浅谈电视台照片档案的建立与管理

高茜

同事们、朋友们，佛山电视台档案工作能取得今天的成绩，是得到电视台领导大力支持的结果。档案室建立当初我台的目标就是省级标准，一切按标准做，台领导是要人给人，要资金给资金并多次提供外出学习机会，为档案工作的顺利进行提供了坚实的保证。以下是我在档案工作中的一些体会，在此与大家共享。

经过18年洗礼的佛山电视台，于2005年又迎来了一个质的飞跃。除了每天为广大群众提供丰富多彩且具有浓郁地方特色的自办电视栏目外，每年亦自主承办不少坚持岭南特色、具备佛山文化品牌的大型活动，如粤剧私伙局、珠江小姐等。随着数码相机被广泛应用在我台各项大型活动中，积累了大量的照片，见证了每场活动的特色氛围，为日后展开活动工作提供了客观、全面的重要参考依据。与此同时，我台档案室为了适应新时期档案工作的需要，参照国家档案局所发布的《照片档案管理规范》的要求，并结合佛山电视台的实际情况，妥善保管好这些内容丰富广泛的照片，使其发挥出重要作用。下面主要以“珠江小姐竞选活动”为典型例子，介绍我台在档案照片整理工作中的实践与经验。

一、相片资料情况说明

由于我台举办活动数量甚多，其照片资料不仅数量多，时间跨度大，而且内容范围广。从时间上看，同一时间，多场活动同时举行，或一个活动跨越一段时间；从内容上看，分为主办方、承办方和合作项目；从工作原理上看，有胶片照片、数码照片，以及对应光盘。为了便于查找与利用，我们采取了时间与内容相结合的方法对其进行分类管理。

二、照片档案的建立与管理

我们整理照片的总体思路是：收集—筛选与分类立卷—编制与文字说明—光盘刻录编制—建立文件级数据库—整理入库。

1、照片的收集

数码照片的收集范围是参照国家标准《照片档案管理规范》的要求，即凡是记录本单位重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体包含一下三部分内容：

（1）有归档价值的数码照片（含文字说明和符号说明）。有归档利用价值的数码相片是数码照片归档范围的主体，对于需要归档的数码照片要进行系统整理和编号，同时还要编制文字说明和符号说明，没有文字和符号说明的数码照片不能归档，必须责成归档责任人补充编制。

（2）数码照片元数据。归档的数码照片的元数据必须准确、系统、无缺损。

（3）相应的纸质照片（含说明）。由于数码照片本质上是电子文件，基于电子文件双套制归档要求，对于归档的重要数码照片必须冲印至少一套纸质照片予以归档，以确保数码照片的真实性和法律凭证性。

2、照片的筛选与分类立卷

照片的筛选。由于数码照片的普及、自动化及容量大和拍摄的方便性，经常是同场景、同一人物有很多照片，我们不可能把这些内容重复、场景相同、质量参差不齐的数码相片都归档保存，因此必须进行筛选。其原则如下：

（1）根据主题的开始、过程、结尾选择相关照片。

（2）同一场景、内容的照片只选一张。

（3）照片中含主要领导、嘉宾等重要人物。

（4）选择符合国家标准的数码照片。

（5）明确活动主题，文字说明完整的数码照片。

照片档案的分类与立卷。遵循以时间为序，按专题归档的原则，具体以“珠江小姐竞选活动”为例，贯穿3个月的选美竞选活动“珠江小姐”分别由新闻发布会、多场选拔、美丽环保行、总决赛多个环节组成。而同时，亦有其他活动贯穿其中如《武道佛山》启动仪式、为“世界水日”做大型公益活动等。所以在整理过程中，首先要观察活动的时间分布性，我们发现，“珠江小姐”的新闻发布会与海选时间相近，由于培训和层层选拔的原因，通常海选与环保行、总决赛中间相隔一段时间。所以我们把此次活动照片内容分为几大板块：第一板块为启动仪式+新闻发布会+海选、第二板块为珠姐宣传照+美丽环保行+珠姐公益活动。第三板块：总决赛+庆功会。接着，把相同时间段的其他活动专题照片按时间顺序分别穿插于三大版块中间。最后，根据每个专题的主题内容为照片按主次排列，并把照片按顺序从“1”开始编写张号。

这样做的好处是：一、确保照片档案的完整性与有效性，保证工作连续性。二、以时间段与专题段设置，便于日后参考查找。

3、照片的编制与文字说明

各专题的题名（图3—1）。一组联系密切的照片按顺序排列后，应在第一张照片的前面放置与照片规格一致的题名，其要素包括：大标题（宋体小二号加粗）、时间、地点、人物、内容以及相片总数（宋体三号）。并将题名放置在每个专题的开头一同收录于照片档案册中。

（图3—1）

单张照片说明（图3—2）。编制文字说明分主次两个要素：主要要素包括：照片号、光盘号、时间、摄影者、说明；次要要素包括：光学底片号、数字底片号、参见号。单张照片说明从简，若照片上有主要人物应注明姓名、职务和座次。

（图3—2）

4、光盘的刻录与编制

光盘的刻录。数码相机拍摄的照片根据活动内容、将有代表性的冲洗数张，按上述方法进行收集、整理，同时将应归档的照片刻录成光盘保存，对于时间比较长远有胶片的照片，则通过数字化扫描照片形成电子版，并将其刻录成光盘保存。

光盘的编制。光盘档案一式3套，一套封存保管，一套提供查阅利用，一套异地保存。其主要要素包括：类别号、盘号、运行条件、题名及版号、编制单位、编制日期、参见号、保管期限。如图所见，编排光盘档案的思路与照片档案大致相同，单个光盘说明（图4—1）与单张照片说明（图4—2、图4—3）的照片顺序、光盘号、题名、参见号、时间是互相对应的，并指出所含照片的起止张号。这样，在光盘档案中能够清楚定位相对应的第几本第几张的照片档案，同理在照片档案中也能定位相对应第几个的光盘档案。值得注意的是，在编写题目与版号一栏的时，应在题名最后标示光盘内的记录形式（相片、文字、录像等），以便区分。

纸质照片与光盘有机衔接的好处是：一、查漏补缺，防止出错。由于大量多、繁、杂的照片资料，在整理起来难免出错，所以编制光盘对应照片档案的同时，实际上是对前期工作的查漏补缺。二、便于搜索查找，确保完整性。在实际查找利用中，是通过检索照片题名，浏览检索结果的方式完成。如果该照片档案有纸质目录号、案卷号、照片号表示该照片有纸质形式；如果照片有目录号、盘号、数码照片号表示该照片有电子形式；如果两者具备，则表示该照片既有纸质形式、又有电子形式。

（五）建立文件级数据库、整理归档与保管

照片册的排列按顺序编号，将目录输入计算机保存，建立文件级数据库，最后，归档保存。

照片档案应与纸质档案分开存放，使其存放的温、湿度对照片档案的永久留存更为有利。光盘档案则要远离强磁场，环境温度应控制在17°C—25°C,相对湿度应控制在35%--50%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生。注意操作规范化，如触摸光盘时最好带棉质手套，裸手手指不应该触到光盘的反射面，且不宜在光盘表面上记录任何信息；盘储存的数码照片档案要及时复制和迁移。光盘一般每满5年转存一次，原盘同时保留时间不少于5年，从而保证数码照片档案信息长期、永久地保存下去。

三照片档案管理中的问题与建议

（一）重视照片的收集环节。因为收集是照片档案工作的起点，有关部门和个人应曾强照片档案的归档意识，在完成以部门为单位的某项工作或活动后，及时向档案室上交照片资料，保证照片及时归档：其次，平时用心留意观察每当其他部门需要查找照片时，通常需要哪种内容、人物、场景，以便以后再收集筛选中有的放矢。

（二）巧妙处理迟来照片。有时有些部门未能及时交上照片，导致全年照片归档后，还有一部分照片姗姗来迟，若把全部照片在重新排序即费时又不切实际。此时将新来照片重新按时间、专题排序，若有些专题新照片数量较少—1-2张就能说明内容，则可相应补齐某些还有空置位置的照片档案中。

（三）同一专题分几本，每本每专题都表上题名。有时活动大，环节多，有价值的照片也相对较多，必须分别收录于几本照片档案中，所以为了使每本照片都清晰明确，应在该相本第一张照片的前面放置与照片规格一致的题名。

随着时间的流逝，照片档案的价值会越来越加突显，如何科学保存、有效利用，将是我台档案室不断探索的主题，今后我们将继续努力，不断提高照片档案科学管理程度，使其最大限度的发挥出作用。

（作者单位：佛山电视台）

“三个体系”建设将成为档案事业科学发展的一种新动力

韩彬彬

摘要今年是“十二五”规划开局之年，也是我市档案事业服务科学发展和实现自身科学发展的关键一年。如何以科学发展观为指导,坚持不懈地围绕党和政府的“加快转型升级、建设幸福佛山”的主攻方向创新服务，促使档案事业科学发展的“三个体系”建设，在我市档案行业生根、开花、结果,是一个新课题。本文结合学习与工作实际,分析了国外的管理理验，阐述了“三个体系”建设的重要意义，提出了贯彻落实 “三个体系”建设的几点思考意见,从而能为我市档案事业又好又快的发展，提供强有力的科学制度保证和良好的工作思路。

关键词 “三个体系” 建设档案事业发展新动力

“十二五”发展期间，党中央提出，“要以科学发展为主题，以加快转变经济发展方式”为主线的重要思想。这一重要指导思想，深刻把握了我国经济社会发展阶段性新特征的根本要求，对广东尤其具有针对性和指导性。广东省委认为，要把握这一主题主线，落实到广东“十二五”发展，核心就是要加快转型升级、建设幸福广东[1]。只有抓住这一核心，广东就突出了 “十二五”发展的主攻方向，同时也就掌握了推动广东科学发展的主动权。转型升级是手段，幸福广东是目的，二者统一于我们加快转变经济发展方式、推进科学发展的具体实践。

广东省省委常委肖志恒副省长今年3月份，在全省档案工作会议上关于档案工作全力以赴抓落实，认真谋划“十二五”规划中的“三个体系”建设的发展思路，为加快转型升级、建设幸福广东大局做好档案服务工作指明了前进的方向。现就当前档案服务科学发展工作而言，如何围绕党的十七大、十七届五中全会和省委十届八次全会精神，朝着《四化融合智慧佛山发展规划纲要》和《佛山市档案事业发展十二五规划》的总体目标，努力开创我市现阶段档案服务新局面，实现档案事业服务科学发展和自身科学发展，推动加快转型升级、建设幸福佛山，就显得非常重要。

2011年4月14日，佛山市政府正式印发了《佛山市档案事业发展十二五规划》（以下简称《规划》），这标志着我市档案事业发展“十二五”规划进入全面实施阶段。其主要任务包括促进市档案馆新馆及市辖区档案馆新馆工程建设，为建设“五位一体”的国家档案馆奠定了坚实的基础。为保证我市档案事业持续走在全省的前列，《规划》对各项档案管理和服务发展指标提出更高的定位和要求，同时充分发挥和利用我市信息化建设传统优势，促进档案信息化建设，使我市档案事业发展更具时代特色。本文拟就此提出几点思考意见，希望能对认真贯彻“三个体系”建设要求，努力推进我市档案事业的科学发展有所裨益。

一、国外经验值得借鉴

国外公众普遍认为，档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。

从世界范围看，档案与社会、与个人的关系日益密切。档案被视为政府问责制的基础和公民权利的保障凭证，是建构、了解、恢复及表达社会记忆的主要元素。

　　美国国家档案馆2006～2016年战略计划中提到：每一天国家档案馆都在触及全国各地的美国人的生活。他们当中，有进入首都华盛顿国家档案馆圆形展览大厅参观《独立宣言》《宪法》以及《权利法案》的民众；有在各地区分馆查找家族史线索的家谱学者和爱好者；有寻求机关档案管理帮助的政府官员；有利用国家档案馆网络服务系统索取服役记录复制件的退伍军人；也有查找文件证据的调查人员、律师；还有挖掘政府信息的记者、作家及影视工作者；借助档案资料学习历史和撰写论文的学生也有不少。我们的客户不受年龄、种族、社会经济状况的限制，我们帮助每一个有需要的人或每一个对政府档案感兴趣的人。由于越来越多的国家颁布了信息自由法、政府文件利用法、政府信息公开条例以及数据保护法等，公民的信息权意识不断提高，而信息自由法实际上对文件和档案的妥善管理和便捷利用提出了更高的要求。

　　瑞典早在1766年就颁布了包含信息自由在内的《出版自由法》，赋予任何人获取政府信息的权利。在瑞典，任何政府文件，除非法定涉密或涉及隐私，一旦形成都必须公开。瑞典同行介绍，在瑞典，任何一个公民都可以随意走进一家政府机构，闯入一间办公室，面对一个公务人员说：我要看这份文件。任何公务人员都不得拒绝，还不能询问其姓名、身份及利用目的，也就是说不许查询对方的隐私以及不愿公开的利用目的。

在许多国家，信息自由法赋予了公众要求利用政府部门收集或形成的任何文件和档案的权利，政府机构必须依法尽力为公众查找和提供最大数量的信息，除非那些属于法律特别限制利用的信息。

　　可以说，这种档案为全民服务、与社会幸福生活息息相关的主张，正影响并贯穿于许多国家的档案收集、保管和利用他三条主线工作之中。

对于我国档案工作者来说，国外档案工作的最新进展有许多值得借鉴的地方。如档案的著录要关注国际标准，为实现与其他国家的档案资源共享打下基础，在整理、著录以及数字化工作中，注意要具备成本和效益的观念。更多地参与社会，与社会互动，成为世界的一部分。正如一位丹麦档案工作者所说：我们依赖的是公共资金，因此，也需要公众对我们怀有好感，既要为那些档案利用者提供优质服务，也要让那些暂时不利用档案的人别认为我们是在浪费纳税人的税收。

二、“三个体系”的战略思想

2008年国家档案局杨冬权局长继提出“两个体系”（档案资源体系、档案利用体系）建设的主导思想之后，2011年5月又提出了“确保档案安全保密的档案安全体系建设”。“三个体系”建设思想的提出，既是对过去档案工作发展实践的更全面的概括，又是对未来档案事业发展战略的更科学的谋划。“三个体系”建设的提出，对我们今后档案事业的又好又快发展明确了发展方向、工作目标和根本任务，提出了新的更高要求[2]11。

三、“三个体系”的内涵及相互关系

“三个体系”建设，对今后档案事业的发展方向、工作目标和根本任务来说，概念、内函及其相互关系的明确是非常重要的。虽然目前暂还没有看到更多关于什么是“三个体系”的定义，但笔者查阅了有关文献，认为以下几个方面的概念、内函应该是必不可缺少的。

“三个体系”的内容是指“建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系”。

1.档案资源体系的内涵[2]11-12

什么是档案资源体系?其内涵应包含三个方面:一是档案的资源总量;二是档案的内部结构;三是档案的空间布局。这三个方面共同构成档案资源体系。

2. 档案利用体系的内涵[2]12-13

什么是档案利用体系?就是利用档案资源为社会公众提供服务的能力。包括服务对象、服务范围、服务方式、服务内容、服务手段和服务体制机制等各个方面。

3.档案安全体系的内涵[2]13

档案安全体系是指确保档案实体和信息安全的基础设施和制度规范。包括档案安全政策法规及规范保障、物质保障、技术保障、机制保障和制度保障，档案馆(库、室)建设、档案抢救与保护、档案工作突发事件应急处置、档案信息安全管理和档案合理开放利用控制等档案安全的各个环节。基础设施是硬件，制度规范是软件。档案安全体系建设包含三个层面:

一是确保档案实体的安全，不损毁，不丢失;二是确保档案信息的安全，不失密，不泄密;三是确保档案的完整齐全并尽量延长档案实体和信息的保存时限。从档案安全的性质上说，前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是主观努力可以避免或减少的，后者则是主观努力虽可延缓但最终难以阻止的。从档案安全的范围上说，前两个方面的不安全因素可能造成的损失都是局部的、偶然的，后者则是全局的和必然的。从档案安全给予人们的感觉而言，前两者造成的损失是有形的，是可感觉到的，后者造成的损失是无形的，是人们感受不到的。

“三个体系”是一个密切的有机整体，相互依存、相互促进、相互限制，但不能将其割裂开来。在“三个体系”建设中，资源体系最重要的，它是档案部门的当务之急和根本之策。它在“三个体系”建设中处于源头，占据主导地位，对于推动新时期档案事业的又好又快发展，有着决定性作用。有了完善的档案资源体系，才能建立完善的档案利用体系，也才有必要建立档案安全体系;抛开了档案资源体系建设，档案利用体系和安全体系建设就成了无源之水、无本之木。在实际工作中，“三个体系”建设的进程，或许在某个地域、某个时期，其中一个体系建设速度(进度)优于其他体系建设，都不能证明这个体系就能率先建成，就能占主导地位。这就要求我们，在工作中必须处理好档案资源体系、利用体系和安全体系建设三者之间的关系，做到相互促进、共同发展，既不能因强调安全而影响了档案的征集保管与开发利用，也不能因强调征集保管与开发利用而忽视了档案的安全。

四、“三个体系”建设的重要意义

“十二五”期间，档案工作将全面贯彻落实科学发展观，树立“大档案”“大服务”“大安全”意识，积极实施“以人为本、服务先行、安全第一”的三大战略，主要目标是推进“三个体系”建设。“三个体系”建设，源自于档案工作的伟大实践，体现了档案工作者用党的创新理论武装头脑、准确把握时代发展规律的认识成果和实践成果，具有重要的理论价值和实践意义[3]15。

其一，“三个体系”建设是档案工作贯彻落实科学发展观的重要举措

众所周知，科学发展观是新时期党和国家各项工作的重要指导方针。科学发展观第一要义是发展，核心是以人为本，基本要求是全面协调可持续，根本方法是统筹兼顾。“三个体系”建设着眼于档案事业与社会经济建设的同步发展，强调以档案资源建设为基础，以档案利用服务为目的，以档案安全建设为保障，扭住了影响和制约档案事业发展的主要矛盾，具体回答了档案工作从何处人手推进科学发展的问题。

其二，“三个体系”建设是新时期档案工作理论与实践的科学总结

改革开放30多年来，档案工作者勤奋实践，档案事业快速发展，在探索中形成了具有中国特色的档案工作机制。“三个体系”建设充分吸纳了档案工作的一系列理论研究成果，凝聚几代档案人的经验和智慧，创造性地提出了体系化建设思路，使档案工作指导更加明晰，更加富有前瞻性和可操作性。“三个体系”建设全面总结了近年来档案工作一系列重要改革的成功做法，在继承优良传统基础上，按照“以人为本、服务先行、安全第一”的指导理念，对档案事业发展目标进行总体设计和科学定位，特别是认真吸取了近年来我国几起重大自然灾害、社会突发事件给档案工作造成损失的惨痛教训，以对党、国家和人民群众根本利益高度负责的精神，将档案资源、利用和安全置于同等重要的战略位置，极大丰富了档案业务建设内涵，有效提升了档案工作指导境界，有力强化了整体执行力度，是我们当代档案工作者对档案事业发展的又一重要贡献。

其三，“三个体系”建设是新形势下提升档案事业发展水平的必然选择

随着信息社会的不断发展，档案工作无论是内部环境还是外部环境都发生了极大变化。一方面，党中央高度重视档案事业发展，各级党委、领导越来越关心和支持档案工作，国家经济的持续发展和构建和谐社会的深入人心，对档案服务的重视和提供支持的力度日益增大，档案工作正面临前所未有的发展机遇。另一方面，随着信息技术的日新月异与信息网络的快速延伸，以及各种天灾人祸的频发，也使档案工作面临越来越多的风险与挑战。所有这些，都迫切要求档案工作认清形势，乘势而进，迎难而上，找出自身建设新的增长点，选准深化改革新的突破口，依靠自身的改革与进步，更好地适应时代发展的客观需要，从容应对来自各个方面的风险和挑战。“三个体系”建设正是着眼于新的历史条件下有效履行档案工作神圣使命，从打牢基础、发挥作用、防范风险三个根本性环节入手，提出了推进档案工作整体跃升的发展战略。

五、“十二五”时期我市档案事业发展的主要目标和任务

档案承载的是一座城市的文化灵魂，为此，“十二五”规划期间我市档案工作将着力推进档案文化建设，力争基本建成资源丰富、门类齐全、清晰有序，反映佛山经济社会发展足迹的优质档案文化资源库。注重不断提高公共服务能力，健全方便人民群众档案利用服务机制，使档案成为改变我们生活的一种新动力。

《佛山市档案事业发展十二五规划》的特点在于能结合佛山市经济和社会发展的实际，具有前瞻性、指导性和可操作性，提出的指导思想、发展目标符合《珠江三角洲地区发展规划纲要（2008--2020）》和佛山市国民经济和社会发展第十二个五年规划精神以及“四化融合，智慧佛山”的战略要求，符合我市档案工作的实际发展。

《规划纲要》在第二篇“主要任务和措施”第十一章“发展文化教育事业，提升城市软实力”第四节“提升市民文化服务”中，提出“实施智能文化工程，着力建设智能图书馆、数字博物馆、数字档案馆、公共文化信息综合服务平台，实现服务智能化和便利化。”在第三篇“重点工程”第十四章“集中力量突出重点，抓好重大工程实施”第九节“科教文卫和安居工程”中，提出“规划建设29项科教文卫工程项目。建设东平新城文化综合体、三水文化活动中心、高明西江新城文化中心等项目。”正在兴建的佛山市档案中心位于东平新城文化综合体内，集国家综合档案馆、城建档案馆和房地产档案馆于一体，计划今年底明年初可投入使用。

总而言之，“十二五”时期，我市档案事业发展的主要目标和任务，最根本的核心问题，始终是离不开全方位建立 “覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全保密的档案安全体系” [5]7，坚持不懈地围绕党和政府的工作大局创新服务，大力提升档案文化的影响力和贡献力，更好地为加快转型升级，建设幸福佛山、当好推动科学发展、促进社会和谐排头兵。

六、关于“三个体系”制度建设和实际工作的几点思路

“三个体系”建设是一个系统工程,除正确处理好“三个体系”之间的相互关系外，还要坚持依靠科学的制度化建设作后盾。建立与完善 “三个体系”,是加强发展档案事业的一项重大举措,也是促进档案管理可持续发展的科学化、规范化、法制化,提高档案管理能力、行政效能和服务水平的一项根本性措施。然而,在档案领域怎样突出行业特点,积极推进“三个体系”建设,把科学发展观的科学内涵、精神实质和目标要求,落实到制定决策目标、明确执行责任、加强考核监督的各个环节,还是一项新课题。结合“三个体系”建设要求，以科学制度指导工作的务实作风，具有很强的针对性、鲜明的导向性和良好的示范性。

其一、科学完整地理解科学发展观,统一思想、提高认识,努力使“三个体系”建设成为我们的自觉行动

“三个体系”建设要以科学发展观为指导。科学发展观的根本是以人为本,实现全面、协调、可持续发展。其关注以人为本,着眼于新的形势和任务,科学地回答了发展的目的问题,即发展说到底是为了实现社会的全面进步和人的全面发展。“全面、协调、可持续”的理念,是以人为本这一价值取向的内在要求。以人为本,必然要求发展的全面性、协调性和可持续性,缺少其中任何一条,就不是以人为本,也不可能实现社会全面进步和人的全面发展。在现代社会,要想从根本上保障人民的利益,正如邓小平所说,“制度是决定因素” [6]308。制度建设带有根本性、全局性、稳定性和长期性,所以,我们必须建立与完善各种规章制度，积极适应新形势任务要求，及时修订和废止与“三个体系”建设不相适应的法规制度，抓紧制定电子文件归档、电子档案管理、安全技术防护和异质异地备份等方面的技术标准，填补空白，完善配套，牵引工作。只有建立科学的制度，才能从根本上保障“三个体系”建设的“全面、协调、可持续”发展的具体表现形式。

通过实践，我们在进行各项管理过程中,曾经建立了许多规章制度,但有些制度是零碎的、分散的,有的因重复造成了效率低下的弊端，有的因不一致又出现了“撞车”现象。因此,决策不科学往往导致工作失误,目标不清晰往往导致工作被动,而“三个体系”建设是新时期档案工作以科学发展观为指导,形成的一个环环相扣、行之有效的制度规范。这个制度规范更重视一切事物的科学发展规律,其真正体现了对事实、对规则和对档案科学发展规律的尊重。通过实行目标管理考核,可把各项决策、工作目标和部署转化为具体的可操作、可监控、可考核的管理目标。

其二，建立执行责任体系,维护制度权威,用权责分明的执行责任落实工作目标

“三个体系”建设要以责任体系为辅助。建立和完善横向到边、纵向到底,全员、全岗、全程的执行责任体系,是关系“三个体系”建设工作责任能否落实的重要一环,同时也是对决策目标的尊重与维护。

根据我省发展档案事业“十二五”规划的发展目标和长远规划,拟将工作目标,细化分解到分管领导,责任到机关处室、直属单位,进而具体责任到人,使人人有压力、时时有责任。另外,也要根据本单位计划制定自己的年度目标,实行岗位目标量化,并以此为依据进行年度考核。对于重点工作要实行项目管理、领导挂包,在人力、精力、财力上予以支持保证。具体说来,要做到:（一）严格执行年度计划、年度总结和年终考核制度，及时检查调度,并对工作完成情况及时进行督察,对工作进展过程中存在的困难问题及时研究解决,加强沟通与协调,化解问题与矛盾,推动档案工作的顺利开展。（二）对“三个体系”建设工作完成情况及时进行督察,对工作进展过程中存在的困难问题及时研究解决,加强沟通与协调,化解问题与矛盾,推动档案工作的顺利开展。如建立严格的执行责任追究制度。对工作不落实或完成效果不理想的单位和部门,酌情追究分管领导、单位负责人和岗位责任人的责任。这样才能使每位同志自觉成为决策落实的主体,成为抓落实的直接责任者和推动者,自下而上地构筑起“一级抓一级、一级对一级负责”的责任体系。

其三，建立考核监督体系,用严格高效的考核监督检验工作实绩

“三个体系”建设要以考核监督体系来落实。严格考核奖惩,实施有效监督,是“三个体系”建设的重要保证。在坚持以人为本、激发潜能、鼓舞干劲的原则下,必须努力构建严格高效的考核监督体系。“三个体系”建设，指向清楚，任务具体，责任明确。但仅此并不能自然落实，必须依靠监督与奖惩这把利剑。首先，应当建立评估机制。行政主管部门应把“三个体系”建设纳入档案事业综合评估体系，变软指标为硬任务，以综合评估牵引和推动任务落实;档案馆（室）应把“三个体系”建设纳入单位业务建设和业绩考核范畴，努力形成人人有责、合力共建的长效机制。其次，应当建立奖惩机制。档案行政主管部门应把“三个体系”建设作为经常性监督检查的重要内容，做到有布置、有考核、有奖惩，注意发挥榜样的示范作用，及时总结和推广“三个体系”建设中的好经验好做法，敢于批评和惩处执行不力、发生问题的单位和个人，坚决维护“三个体系”建设的严肃性和导向性。为此,各单位内部应细化评价内容、量化评价指标,最大限度地克服评价主观化弊端,不断推进软指标硬化过程,以增强评价体系的客观性和科学化。

其四，强化组织保障，人是档案事业发展的主体

推进“三个体系”建设，关键在领导，重点是落实。加强各级党委政府对档案工作的领导，把档案工作摆上重要位置，配强选好领导班子，努力推动全省档案事业科学发展，针对“三个体系”建设的重点和难点，从顶层上精心筹划、科学组织，从末端上创造条件、抓好贯彻，通过强有力的思想、纪律、物质、组织保障，使“三个体系”建设真正落到实处。

推进“三个体系”建设，必须以人才为支撑。加强档案人才队伍建设，紧抓培养、吸引、使用三个环节，努力把各类优秀人才聚集到当今档案事业中来。

其五，馆舍的建设与档案保护，是档案事业发展的安全保护重要措施之一

（一）安全工作贯穿于档案全寿命、业务全过程和事业全领域。没有安全保障，档案资源体系和利用体系建设就无从谈起。档案工作是一项功在当今、利在千秋的光荣事业，因此，各级政府应充分认识档案馆舍建设对保存历史、传承文明、服务社会、造福人民的重要性，不断加大建设档案馆舍的政府支持力度，把馆舍建设资金纳入“十二五”时期，本级财政的预算统筹安排中。我市数字档案馆与佛山市档案中心已双双被纳入《佛山市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要》，两馆的建设，一软一硬，为佛山市档案事业实现跨越式发展将描绘了美好的蓝图。

　（二）妥善保护不断创新。保护，是对馆藏档案文件进行妥善的管理，维护其安全、真实、可靠；宗旨就是保证现在以及未来的用户能够很好地利用它们。

目前档案保护压力都很大，既要保管好过去遗留下来的传统形式档案，还要应对正在出现的各种新载体新格式的文件。这对档案馆的组织模式、专业技能以及保护措施，都是很大的挑战。目前档案界谈论最多的话题就是：数字档案如何长期保存、数字技术在保护中如何应用、传统声像档案如何向数字形式转换，还有新型库房如何提高技术含量、档案如何防灾，以及档案保护中的绿色概念、可持续发展等。由于存在社会自然灾害威胁到档案生命的情况，所以，危机管理和灾害预防备受关注，为此，我市还应制订有关灾害应急计划和预案，从而从容应对各种灾害对档案带来的破坏。

其六，逐步出台相关法制。近些年，由于数字和网络技术日新月异，社会和公民的信息需求和兴趣日益广泛并不断变化，再加上政府对于问责、透明、善政的种种承诺，几乎所有档案管理机构的档案收集、保管及利用工作都发生了巨大的变化，也面临着一个又一个挑战。例如制定了相关的法律法规，比如，公共档案法、国家档案馆法、政府机构档案管理规定和信息自由法等等，在法律的框架内对档案工作加以规范，进行管理。面对这些变化和挑战，我市档案管理部门应该坚持：一是重要性，即档案要聚焦最能代表加佛山社会发展历史和佛山社会文化价值的文献遗产；二是充足性，强调佛山档案文献遗产的收集，在质量和数量上要足以全面反映佛山社会，满足佛山人的各种幸福生活需求；三是可持续性，因为资金有限，既要保证收集到重要的档案，又不能影响保护和利用；四是社会性，档案应该记录佛山社会的多元化，为此需要加强与各相关部门通力合作。

其七，收集更具广度和深度。一是政府机构向档案馆移交具有业务和历史价值的档案文件，这种移交具有严格且明确的法定要求和可操作的程序；二是征集具有我市具有时代意义的社会或私人档案资料，包括接受捐赠、购买、口述以及搜集网络资料等。同时还要更加关注综合档案馆馆藏的丰富性、多样性、代表性，收集反映社会各个方面的资料，特别是那些一直不在综合档案馆（室）收藏范围和传统档案工作者视野内，却能反映重大社会现象的各种载体的档案；及时跟进社会和技术的进步，研究最新网络技术、社交媒体等形成的具有重要价值的文件，制定相关的鉴定、采集方法，促进收集政策与法规的开放性和透明度，争取得到公众的了解和支持。另外，收集时还要考虑到是否拥有保管能力，是否能够提供长期利用，这些资料是否可以反映社会、服务于社会、有益于社会。

其八，档案开放奠定民主基石。在利用过程中，档案馆（室）既要最大限度地提供利用，又要保护好国家安全和个人隐私，这已经成为国际共识。档案是开启和实践民主的一个要素，查阅政府档案是每个公民的基本权利，保证档案的开放利用是宪法和民主的基石。因此，应鼓励更多的人们走进档案馆，我市拟可制订相应的公共政策和计划，设置相应的公共关系部门或专业人员，采取多种措施和手段，以帮助公民了解档案与自身的关系，把享用档案的权利当成一种公民意识来培养。除了永久性展览和一些固定项目外，今后逐步定期可在馆内举办十多项公众自由参与的活动，包括新书发布、作者演讲和签名、专题片放映、馆藏介绍或利用指南讲座等；此外，还要加强研究网络用户或者说数字原生代用户的利用行为和习惯，促进网络利用，培育并满足全社会的档案利用需求。

其九，公共服务是我们的核心使命[7]。为每位公民、为所有政府机构和公务人员等提供档案信息服务，是我们工作的重心。我们应转变观念，办争使档案馆的馆藏属于组成我们这个城市的男男女女、老老少少；广大的人民大众就是我们的客户，我们应致力于为他们提供便捷有效的服务。因此，利用服务就是档案工作的宗旨，首先要重视利用服务开放性的三个方面：第一，档案观念是开放的，即档案应该为每个人服务。第二，档案馆和档案馆藏是开放的，很多国家档案馆践行的是“开放是原则，不开放是特例”。另外，从大多数国家的趋势来看，档案的封闭期在缩短。上世纪60和70年代，在国际档案理事会的努力下，档案的一般封闭期从50年降到了30年。近些年来，这个30年的封闭期正逐步降到20年。第三，档案业务环节本身是开放的、透明的，也就是说，档案工作的很多环节都要向社会公开，受公众监督。通过各种渠道，随时公布新接收进馆的档案文件，对于一些公众较为关心的档案馆藏，开放的时候应大张旗鼓地宣传。同时可专门为提供公共网络利用制定相应档案数字化战略，对哪些馆藏优先进行的数字化，可通过本馆的网站征求公众的意见。

　　在欧美，寻根问祖、查阅家族历史情况文件的用户占档案馆用户的70%，而目前，我国网络档案利用也在逐年呈上升趋势，网络档案利用也已占到整个利用的70%，因此，以提供便捷的网络服务为目的的数字化项目应成为我市各档案馆的热点。同时，还应重视用户友好型、方便型网络检索工具的研究，因为在档案馆利用档案，可以有专门的利用咨询人员予以帮助，而在家上网利用就只能依靠检索工具了。

其十，佛山市档案中心（馆）不只是政府或历史收藏机构，更应是普及“爱国主义教育”的好去处。新成立的佛山市档案中心除应与信息、技术、教育部门以及图书馆、博物馆等文化机构除建立更多、更紧密的合作关系外，还应共同开展档案文化项目服务。真正树立起档案中心（馆）为全民服务的观念，同时，还要考虑到如何为政府机关、企事业单位、研究人员、学生、普通公民提供不同的服务，不但有高层次的研究咨询服务，也要有档案馆藏和档案利用的入门介绍等。例如在功能设施和业务编研等方面，还应同时设有学生教育的计划，通过编辑和提供档案原始资料，为学校提供历史、社会科学等科目的辅助教材。档案中心（馆）“爱国主义教育”的一个主要方面就是以档案仿真件为教具，指导学生如何去探索和了解自己家庭、社区、城市、国家的历史，如何去自己解读重大的历史事件。例如，我市档案馆学习中心应增设重要历史档案仿真件教具等，学生可以分组，每组一盒案例档案，阅览后可引导他（她）们回答这些档案与宪法哪项条款有关等。

综上，建立与完善“三个体系”建设,其根本目的在于努力推动我市档案事业的全面、协调、可持续发展。我们要同心同德，奋发有为，依靠制度创新、机制创新,规范现代档案的运行和管理,立足新起点、谋求新发展、实现新跨越,建设高水平,正确处理“三个体系”之间的关系，扎实推进档案事业的创新发展，为深入贯彻落实科学发展观，开创我市档案服务新领域，努力在档案 “三大体系”建设的三大战略方面某思路、上措施、出成效，进而为 “加快转型升级，建设智慧佛山”当好推动科学发展、促进社会和谐的排头兵作出新的更大贡献。

参考文献

[1]汪洋. 加快转型升级建设幸福广东 [ EB][N] .南方日报. 2011-1-20

[2]王国振.对“三个体系”内函及相互关系的几点认识[J] .档案学研究.2010（5）

[3]刘英.认真贯彻“三个体系”建设推进档案事业科学发展[J].档案学研究.2010（5）

[4]肖志恒.建立民生幸福档案促进幸福广东建设[J].广东档案.2011（3）

[5]广东省档案事业发展“十二五”规划纲要[R] [J].广东档案.2011（3）

[6]邓小平.邓小平文选第二卷[M].北京:人民出版社.1994

[7]杜梅.档案工作核心使命是公共服务将为民主奠定基石[J] . 瞭望2011（9）

（作者单位：广东佛山科学技术学院）

善用网络应用平台资源，强化档案服务宣传功能

张鉴开

自PC机在我国普及以来，计算机应用技术与档案工作都是紧密相联，息息相关的。从今往回看，计算机应用技术与档案工作结合主要经历了几个阶段：一是在互联网尚未普及阶段，应用PC机与dBASE，FoxBASE，FoxPro和MSSQL，Oracle等数据库系统开发DBMS（数据库管理系统），孤立地对档案目录进行数据化管理和利用。二是在互联网普及初期，网络应用平台相对贫乏的阶段，应用HTML（超文本标记语言）等与数据库相结合，开发出基于网页的网络数据库管理系统，对档案目录及内容数字化后进行网络管理及应用。三是在互联网全面普及，网络技术发达，网络应用软件繁多阶段，以各种网络应用软件为平台，互联网技术为基础对档案的文本、图片、音(视)频等进行灵活的管理和利用。目前来看，我国计算机应用技术与档案工作的关系正处在第三个阶段，现阶段各类网络应用平台百花齐放，百家争鸣，档案服务工作也应该及时跟上潮流，转变观念，选用优秀、可靠的网络应用平台资源，加强档案工作在政务、社会民生和日常指导工作上的服务宣传职能。在此，就如何选用适合档案工作的网络资源，强化档案服务宣传功能浅谈几点：

一、三种优秀网络应用平台资源特点与应用设想

目前，互联网网络应用众多，主要包括：网络音乐、网络新闻、搜索引擎、即时通信、网络游戏、网络视频、博客应用、电子邮件、社交网站、网络文学、论坛/BBS、网络购物、网上银行、网上支付、网络炒股、旅行预订等。下面例举三种较为流行和热门的网络应用平台以供参考。

1.网络即时通信(如：QQ，飞信等)

特点：网络即时通信（如QQ）支持在线聊天，视频电话、点对点断点续传、共享文件、远程协助、分群讨论、电子邮件即时收发等功能，并可与移动通讯终端（如手机）等多种通讯方式相连，具有设计人性化、使用方便、强大的功能和稳定高效等特点。据最新统计，QQ网络即时通信已发展到上亿用户，在线人数超过一亿，是目前使用最广泛的网络即时通信软件。

应用设想：基于网络即时通信以上的特点，它可应用于档案部门或人员间的联系沟通、档案业务指导、档案远程协助等方面。如档案部门可建立档案局（馆）员工QQ群，档案员QQ群，在QQ群里进行一对多的工作咨询、任务落实、工作交流等；也可建立某地区档案员QQ群，通过实名登记，在QQ群中传达工作要求、开展业务指导、上传现行文件电子数据等；档案技术人员也可根据需要，通过远程协助，即时而又便捷地解决对方在开展档案业务中所遇到的简单问题等等。

2.博客（如网易博客，搜狐博客等）

特点：博客，是一种通常由个人管理、不定期张贴或发表文章的网站，博客上的文章通常根据张贴时间，以倒序方式由新到旧排列，并能让读者以互动的方式留下意见。博客承载的内容结合了文字、图像、音频、视频等，它可专注在学术、摄影、视频、音乐等某一主题，是一种带有传播思想，集合知识、成果的社会媒体。

应用设想：基于博客以上的特点，它可以应用在档案学术的发表交流、图片（如馆藏珍品、摄影作品、政务活动等方面）的公开发布、音（视）频的公开发布等等。如可以建立档案学术论文专题，建立档案馆馆藏特色珍品博览，建立档案工作摄影作品展，名人实物展览等专题学术博客或相册博客。

3.微博（如新浪微博，腾迅微博等）

特点：微博是微博客的简称，是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取的平台。是一种通过关注机制分享简短实时信息的广播式社交网络平台。它具有可单向可双向关注机制，简短内容（100-200字）、实时信息，广播式等特点。据《电脑报》（2011年合订本）内载统计数据称：“2009年中国微博用户有800万，2010年达1.25亿，并以每月10%以上的速度快速增长”，因此，就目前来说，微博平台是一个十分热门的网络应用平台资源。

应用设想：基于微博的特点，它可以应用在信息公布、会议（活动）实播、思想交流等。如建立档案局（馆）官方微博，及时并定时公布档案工作方面的简要动态、会议（活动）文字、图片实播等，通过微博拥有庞大用户群的特点，借力于档案服务宣传工作。

二、注意事项

凡事有两面性，使用网络应用平台开展档案服务宣传工作，它带给我们方便、及时、直观等正面的作用，但也可能因各方面原因造成泄密、误报、言语不当引起社会矛盾等不良的负面影响。因此，在借助网络应用平台开展档案服务宣传工作的时候，要特别注意以下几点：

一是要建立起相应的责任制。实践证明，强有力的机制是成事的有效保障。通过建立起相应的人员岗位责任、信息发布、回复、审核、保密责任及责任追究制度，配备足够的人力资源，才能全面实现网络应用管理规范、信息发布安全及时准确、回复问题科学客观等。

二是要注重培养相关责任人员的综合素质。网络应用是档案服务宣传的另一个特殊窗口，相关责任人员的业务水平、言辞修养、工作态度都直接对外反映着档案部门的社会形象。注重培养并有效提高责任人员的综合素质，才能使档案服务宣传工作借助网络应用深入民心，贴近民声，大大提升档案部门服务社会的良好形象，彰显档案服务社会的巨大作用。

三是要做好网上言论的引导与疏导。在网络应用平台开展档案服务宣传的过程中，要及时掌握相关言论的走向，对不利于国家团结、社会稳定、人民和谐的言论要及时制止并删除，要坚决维护档案的原始性、真实性和客观性。

网络应用平台众多，仅以以上三个现时较为热门和流行的网络应用平台作例浅谈想法，权为抛砖引玉。档案部门也应根据科技发展动向，结合社会形势的变化和人民群众的生活习惯，及时调整和善用合适的网络应用平台，有效地开展形式多样，内容丰富的档案服务宣传工作，为档案事业添砖加瓦。

（作者单位：佛山市三水区档案局）

完善企业职工档案管理构建幸福和谐佛山

钟瑞燕

企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的重要文字材料，是职工完整的历史记录。

在很长一段时期里，职工档案蒙着神秘的面纱，档案由人事工作人员保管，绝大部分职工没见过自己的档案，有的甚至不知道个人档案的存在。然而近年来，随着我市一批在80、90年代国有企业改制中的下岗职工相继到达退休年龄，在办理退休手续时，亲身体会到企业职工档案的重要性，尝到了由于档案缺失所带来的麻烦。原因在于这些职工前往社保部门办理退休手续时，需提供职工档案作为佐证，以确定工龄等相关情况，才能办理相应的手续，顺利申领退休金。而大多数的职工不了解个人档案，原来的单位已经改制或破产或退市，早已不存在了，到哪里找自己的档案呢？为此，不能顺利办理退休手续的职工纷纷前往佛山市档案馆寻求帮助。为有效地帮助这些职工解决实际困难，维护社会的和谐、稳定，针对职工的诉求，2010年市档案局专门组织了专题调研组对市劳动就业服务中心、市人才交流中心、市档案管理中心有限公司的职工档案工作进行调查，了解职工档案管理现状。调查中发现有遗失职工档案、材料不齐全、职工档案在个人手中、查找个人档案困难等现象。从群众反映和调查的情况来看，企业职工档案管理的问题不容忽视。各有关部门应把职工档案管理工作作为促进社会发展、维护社会稳定的一项重要工作来抓，加强企业职工档案管理，为构建和谐佛山做好服务工作。

一、当前佛山市企业职工档案管理现状

（一）基本现状

目前，佛山市直企业人事档案主要由佛山市劳动就业服务中心、佛山市禅城区劳动服务中心、佛山市档案管理中心有限公司、佛山市人才交流中心、转制企业代管等单位管理。

（二）存在问题

1、遗失职工档案

①国有企业在转制过程中，职工档案的处置没有得到有效解决。虽然国家和市政府有关文件明确市直国有企业改制时，职工档案处置工作，但在执行中出现偏差，造成职工档案遗失。

②部分企业主对职工档案不够重视，造成档案的丢失。

③职工工作调动时，原单位与新单位没有及时做好档案的交接手续，造成档案的丢失。

④早年离开企业的职工（下海、被企业除名等），原单位遗失其档案。

2、职工档案中材料不齐全

个别职工个人档案材料不齐全。主要原因是原人事工作人员业务素质偏低或工作不认真，把应归入个人档案的材料归入到文书档案中或者根本没有归档，造成职工的个别问题难以确认。

3、职工档案无单位接收

有个别退市企业和民营企业不愿意管理职工档案，将个人职工档案交还其本人保管。

造成上述这些问题的主要原因是社会档案意识淡薄，只重视其他工作，忽视档案重要性，忽视民生；人事工作的规定、办法贯彻落实不到位；转制企业、退市企业、破产企业在资产处置中没有按有关规定将档案处置摆在重要位置上；各有关部门对人事档案监督指导不到位。

二、完善企业职工档案管理意见和建议

（一）加强领导，提高认识

凡涉及与职工档案有关的政府各部门的领导和有关工作人员要统一思想、统一认识，要把做好职工档案工作与社会发展、社会稳定、政府服务民生的高度来认识这项工作，要列入议事日程。

（二）建立联席会议制度（或成立领导小组）

建议建立由市政府牵头的联席会议制度（或成立领导小组），组成人员包括市、区政府领导、各职能部门领导和工作人员，并设立办公室，履行日常管理工作。联席会议制度（或成立领导小组）的职责为制定职工档案办法或规定、明确各有关部门的职责、制订阶段性工作方案和实施细则、解决档案统一管理、统一利用中所需的人、财、物等问题。

1、制订实施细则

由佛山市人力资源和社会保障局牵头，组织相关部门根据国家、省有关人事档案管理的规定，制订出《佛山市企业职工档案管理工作实施细则》，明确职工档案管理管理体制、档案内容的分类、档案管理范围、档案材料的收集、鉴别、归档、档案的整理、档案的保管与保护、档案的查阅、借阅与转递、组织机构与队伍建设。

2、明确职责

明确各有关部门的职责，实现层级管理，各司其职，相互沟通，共同做好职工档案工作。如365bet足球开户根据《档案法》的规定，做好监督工作。佛山市档案馆做好相关文件材料的借阅利用工作。佛山市人力资源和社会保障局做好组织领导和监督指导、制订相关实施细则并组织实施等；市国资委抓好各资产经营公司的职工档案收集、保管、利用等宏观管理工作；各资产经营公司具体实施职工档案收集、保管、利用等工作。

（三）清理统计

联席会议制度（或领导小组）组织开展对职工档案进行一次彻底清理，掌握“家底”，为下一步工作打下基础。

1、对市直各有关部门所管理的职工档案进行清理，登记造册。

2、对现企业所保管的职工档案进行清理。

（四）创新模式，规范管理

一是大集中管理。市直转制企业、退市企业所保管的职工档案进行大集中管理，统一登记、统一库房保管、统一进行计算机录入，将姓名、档号、原工作单位名称、档案管理单位名称等相关信息录入，实现机检和手检相结合的检索方法，便于利用。

二是资源共享。市直各有关部门所管理的职工档案统一进行计算机录入，将姓名、档号、原工作单位名称、档案管理单位名称等相关信息录入，供各有关部门共用，实现资源共享，方便查阅利用。

（五）以人为本，建立利用体系

1、公布职工档案目录

建议由各有关单位建立《职工档案目录》，其内容可定为姓名、原工作单位、档案存放地点。在不涉及隐私的前提下，把《职工档案目录》挂接在佛山市人力资源和社会保障局网站进行公布，为职工查找档案提供指引，建立以人为本的利用体系。

2、加强宣传

建议由市人力资源和社会保障局编制《佛山市查阅职工档案指引》，内容主要如何查阅本人的个人档案，并广泛利用媒体进行宣传，着实地为公众提供多渠道查阅方法。

3、补充与佐证

职工的档案确已遗失，则意味着他（她）的社保、工龄确认就困难重重。建议可否通过其他材料来佐证，解决其问题。如职工名册、工资表、若干职工互证等。

（六）加强培训

提高企业人事工作人员的业务素质，是确保职工档案建档质量、便于利用的重要因素。由于人事工作人员工作任务重，身兼数职，档案管理业务素质和实际操作能力薄弱。针对这些问题，对人事工作人员进行培训是迫在眉睫。培训主要内容为人事档案工作的规定、建档内容、档案整理、保管、利用等。通过培训有效提高人事工作人员的业务水平。

（作者单位：佛山市档案局）

下一站幸福

曾伟峰

在2010年5月11日，佛山市委书记陈云贤首次提出------未来佛山将朝着“四化融合、智慧佛山”的方向前进，构建宜商宜居的美好家园。

在2011年广州市档案工作会议上，广州市档案局首次提出了“幸福档案”的理念。并规划在“十二五”期间将着重建设：名声档案专库、重大活动和重大事件档案专库、地情地貌档案专库、重点企业经济发展档案专库、名人档案专库和艺术档案专库，共六大档案资源“专库”。

彼时，不少人对于“智慧佛山”、“幸福档案”有些摸不着头脑……

如今，打开电视、报纸、杂志，到处都是“幸福广东”、“智慧佛山”的字眼。在宣传口号铺天盖地满天飞，理念深入民心的今天，“幸福档案”如何助力“智慧佛山”的建设，却是摆在佛山市政府面前一个新鲜而紧迫的话题。

过去我们都陷入了一个误区，总是认为经济发展了，幸福就来了；GDP上去了，生活富裕了，财富增加了，物质满足了，人民就幸福了。经过三十多年的改革开放，中国确实富了，国力确实强了，但是社会问题、精神问题、心理问题，不是少了，而是多了，人民幸福感不增反降低了。难道说是我们的发展理念有了问题？

改革开放以来，佛山的面貌可以说是日新月异，不看别的，就看看公路上的汽车，从过去的人力车、拖拉机到今天川流不息的汽车、客车、卡车……截止今年的八月底佛山的汽车保有量已破100万辆大关。在我们对佛山改革开放所获得的喜人成绩而庆贺的时候，我们不禁自问，你感到幸福了吗？车多路少的状况，拥挤的交通，刺耳的鸣笛噪音，混乱的交通状况……令不少居住在城区内的市民深感厌恶却又无能为力，令不少想进入佛山城区消费的市民望而却步。请问：幸福从何而来？

乘着改革开放的春风，佛山的企业发展迅猛：佛山石湾陶瓷、佛山顺德家具、佛山南海有色金属……佛山企业在全国，甚至全世界擦亮了“佛山制造”的招牌。出门处处可见科技园、工业园的影子，在企业取得喜人成绩的同时也创造了不少劳动岗位，使得城里的就业率进一步提高，更吸引了附近农村的富余劳动力入城就业。企业的发展促进了城市的发展，更带动起农民致富。但是我们也注意到，在企业发展的同时，出现的一系列问题：企业之间恶性竞争，利益当头，为了一己之利，破坏、污染自然环境。一句顺口溜正正鲜明的描绘出佛山市水质的变化：“五十年代淘米洗菜，六十年代洗衣灌溉，七十年代水质败坏，八十年代鱼虾绝代，九十年代拉稀生癌。”粗放式的企业管理，浪费人力物力，效益难提高，与国际企业缺乏竞争力。自从2001年我国加入世界贸易组织（WTO）后，这个问题更是显得尖锐。试问：幸福谈何而来？

多年来的发展佛山的医疗业也取得长足的发展，医学人才涌现，设备先进，使得很多病都可以治愈。但是随之出现的看病贵，看病难、报销难等一系列的问题，更有甚者放言 “小病拖着，大病等死”的极端说法。拉的越来越大的贫富差距，逐步滋生的特权行为……敢问：还有幸福可言吗？

“幸福档案”理念的提出，正正是给佛山这辆向前奔驰的列车发出一个及时的“转弯”信号。我们是时候静下来好好考虑我们发展的目标是什么？到底为谁而发展？在三十多年里我们逐渐掌握并学习了如何创造幸福生活的物质条件，今后我们应该去关注如何享受幸福，如何分享幸福。既然方向已经明确了，我们应该如何去建设佛山，如何去享受幸福，分享幸福呢？

瑞典首都斯德哥尔摩患有世界城市的通病——车多路少。每天都有超过50万辆汽车在城市中穿梭，2005年斯德哥尔摩上下班花在路上的平均时间比上一年增加了18%。于是，瑞典当局在 2006年初宣布试征“道路堵塞税”。在IBM公司的助力下，斯德哥尔摩在通往市中心的道路上设置了18 个路边控制站，自动识别进入市中心的车辆，车辆不需停留便完成缴税。这套智能交通系统启用后，斯德哥尔摩市中心的交通拥堵情况大为改善，选择公共交通工具的出行人数比上一年增加 4 万多人，道路交通废气排放量减少了 8%～14%，二氧化碳等温室气体排放量下降了 40％。这就是全球智慧城市建设中最广为人知的案例，“智慧城市”也已经成为全球最热门的话题，类似的案例激发起我们对未来城市生活的无限幻想。

如果说幸福广东给我们指明了前进的方向，陈云贤书记提出的“四化融合，智慧佛山”的战略，更像是具体地告知我们如何走的问题。

在响应建设“智慧佛山”的号召中，佛山海天调味食品有限公司率先采用数字化生产，使其生产效率比传统方式提高了五倍，造酱油与信息化，这两个看似不搭界的概念，在海天却融合出一股强劲的生产力。正如海天董事长庞康说到：“突破传统思维运营模式，革除传统生产模式的弊端，提升企业核心竞争力，更好掌握市场的话语权。”海天的探索，只是佛山推进“四化融合，智慧佛山”，探索智慧转型的众多企业中的一个，相信在不久的将来“佛山‘智’造”的招牌将再一次擦亮。

今年以来，世纪互联数据中心有限公司确定在我市禅城区高新科技园建立世纪互联云计算南中国总部基地。

一些企业也已经自发开始物联网应用研究。其中，德众药业已经启用RFID生产过程控制系统，安讯智能公司正在实施城北物流园物联网平台，锦成科技利用RFID技术正在南海桂城实施“智慧三山”项目。

5月14日，中科院EDA中心南海分中心正式签约落户佛山。

……

“幸福档案”的推广，在佛山掀起一股热潮，将佛山人民建设佛山的热情、动力扭合成一股强劲的动力，这股动力促使佛山要求自我提升。“四化融合，智慧佛山”的战略，恰恰给我们指明前进的道路。“智慧佛山”正如一辆向前奔驰的列车，“幸福档案”的推广务必给佛山这两“列车”补充源源不断的新能源，而这辆“列车”的下一站，叫做“幸福”。

（作者单位：佛山监狱）

向幸福出发

——微博于档案工作的探讨

陈思沛

摘要：“信息”作为一种活性要素，贯穿于整个转型阶段，以多样化的形式发挥其引领、支撑和带动作用，加快推动佛山市从传统制造业重镇向新兴产业聚集、实现从追求GDP增长向追求公众幸福感增长的跨越。幸福档案，助力智慧佛山建设，档案部门作为公共服务部门，应发挥其应有的作用，助力幸福佛山。微博，在当下是非常热的一个词语，也是信息的一种，在信息传播中其作用不容小觑。作为一种信息传播新技术，微博应用助力档案部门，去挖掘微博应用更多的价值，服务于档案工作，让我们档案工作也能向幸福出发。

关键词：微博档案

“民富市强、幸福佛山”是佛山市委、市政府提出了“十二五”建设的发展目标，佛山地处改革开放前沿的广东珠三角地区，正迈入经济快速升级、社会加速转型的关键时期。在精神文明方面，切实改进公众生活方式，提高民众幸福指数更成了迫在眉睫的事情。而“信息”作为一种活性要素，贯穿于整个转型阶段，以多样化的形式发挥其引领、支撑和带动作用，加快推动佛山市从传统制造业重镇向新兴产业聚集、实现从追求GDP增长向追求公众幸福感增长的跨越。幸福档案，助力智慧佛山建设，档案部门作为公共服务部门，如何发挥其应有的作用，助力幸福佛山？

微博，在当下是非常热的一个词语，也是信息的一种，在信息传播中其作用不容小觑。作为一种信息传播新技术，微博应用如何助力档案部门？如何去挖掘微博应用更多的价值，服务于档案工作，让我们档案工作也能向幸福出发？下面尝试探讨微博于档案工作的应用价值：

一、幸福第一站：了解微博

微博，即微博客（MicroBlog）的简称，是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取平台，用户可以通过WEB、WAP以及各种客户端组件个人社区，以140字左右的文字更新信息，并实现即时分享。最早也是最著名的微博是美国的twitter，根据相关公开数据，截至2010年1月份，该产品在全球已经拥有7500万注册用户。2009年8月份中国最大的门户网站新浪网推出“新浪微博”内测版，成为门户网站中第一家提供微博服务的网站，微博正式进入中文上网主流人群视野。

微博简单易用，其内容组成只是由简单的只言片语组成，而且对用户的技术要求门槛很低，同时，微博开通的多种API使得大量的用户可以通过手机、网络等方式来即时更新自己的个人信息。

看起来简单的微博，其作用却很不少，因为相对于博客来说，微博的关注则更为主动，只要轻点“follow”，即表示你愿意接受某位用户的即时更新信息。同时，对于普通人来说，微博的关注友人大多来自事实的生活圈子，用户的一言一行不但起到发泄感情，记录思想的作用，更重要的是维护了人际关系。

微博有三大特性：草根性、便捷性和原创性。

微博草根性强，且广泛分布在桌面、浏览器、移动终端等多个平台上，有多种商业模式并存，或形成多个垂直细分领域的可能，但无论哪种商业模式，应该都离不开用户体验的特性和基本功能。

微博的便捷性更让平民和莎士比亚一样。在微博上，140字的限制将平民和莎士比亚拉到了同一水平线上，这一点导致各种微博网站大量原创内容爆发性地被生产出来。微博的出现具有划时代的意义，真正标志着个人互联网时代的到来。博客的出现，已经将互联网上的社会化媒体推进了一大步，公众人物纷纷开始建立自己的网上形象。“沉默的大多数”在微博客上找到了展示自己的舞台。

微博的原创性更是演绎实时现场的魅力。微博网站现在的即时通讯功能非常强大，通过QQ和MSN直接书写，在没有网络的地方，只要有手机也可即时更新自己的内容，哪怕你就在事发现场。类例于一些大的突发事件或引起全球关注的大事，如果有微博客在场，利用各种手段在微博客上发表出来，其实时性、现场感以及快捷性，甚至超过所有媒体。

二、幸福第二站：微博的“档案”功能是怎样实现的

根据微博的特性，我们可以很好的利用微博这个渠道，好好服务于档案工作。

1、做微博应用，首先应该把微博细分，做专题，以专题内容吸引目标听众，进而从事档案工作的推广，比如，以教育为专题的微博等。做专题要注意以下方面： 1、微博应用内容应该精准。2、微博应用应该融入你的专题，不能格格不入。3、微博应用应该使听众反感降至最低。

2、保持微博的开放性，倡导多元意见交流

微博以其平民性给了广大受众一个积极参与的平台，以其开放性给了大家一个自由讨论的空间。正因如此，微博一次又一次推动了事件的公平正义和民主参与。可见，微博可以成为建设公民社会、推进我国法制与民主进程的重要渠道。同样应用于档案工作，开设微博，目的是让更多人参与到档案工作来，同时通过微博这个平台，收集更多来自于民间的声音和素材，丰富和补充我们的档案内容。这要求保持微博言论有较大的开放性与自由度，本质上是把信息置于所有参与者的监管之下，每个人都是监管者，每个人的言论却又受到他人的监管，使我们的档案信息来源更具真实性。

3.保持微博的实时性，提供“即时纠错”渠道

微博的便捷性让现场声音得以第一时间传达，而这个难能可贵的实时性来源于微博的较为宽松的环境。不论是发布还是评论，让意见得以即时碰撞，效果明显。当微博专题发出，广大受众能第一时间指出其失实或错误，在思想和言论的碰撞中，档案工作会更完善。

4、微博应用需要邀请一些名人来体验应用

档案工作有一定的专业性、知识性和科学性，与微博的平民化言论自由化似乎有些矛盾，解决这个问题的关键在于谁做微博的主持人。如果我们已经把微博分门别类，我们就应该请一些相关的专业人士甚至这个领域的名人担任主持人，因为这不仅仅意味着档案的专业和庄严，更能把名人的专业知识辐射出去，同时，名人效应也会让更多人关注档案工作，了解档案工作，给档案工作更多的意见和建议。如教育板块，可以邀请市里的名教师、名班主任主持，那么他们的声音就能吸引更多人，众人合力，才会把微博和档案工作引导到健康良性的发展道路上来。

三、幸福第三站：加强引导，提升微博的档案功能

凡事有两面，微博也不例外，因为微博的言论没有传统新闻界的行业规范与约定俗成的规则，责任意识比较淡薄。微博言论绝大部分是基于自觉自律的个体行为，所以微博上龙蛇混杂，有时甚至会“谣言”四起，然而，我们不能因为看到微博“传谣”的消极方面，就否定微博的积极作用，想让微博更好地应用于档案工作，必须加强引导。其实，在微博这个舞台上，真相和谣言的角力在不断上演的过程中，我们也会发现谣言被无数理性的微博客用确凿的证据和雄辩的逻辑击溃的情况，从中看到微博“自我净化”功能正帮助真理赢得胜利。我们应培育和利用好这种“自我净化”功能，并不断提升，使微博能有序地推动档案工作中发挥更大的作用。

通常，人们把网络道德称为“慎独型道德”。“君子慎独”原本是指做人时时、处处、事事都要严格要求自己，在众人面前或自己独处的时候也是这样。这里即指网络的匿名让每个人都像是“独处”的状况，应该以严格的标准要求自己。道德的自律还需结合他律做保障，比如技术上对一些不雅词汇进行过滤与屏蔽；规范上对发表触犯他人利益或违法的言论出台惩罚措施；运营商组建专业的辟谣团队，对可疑的言论进行确认，比如新浪微博里成立了官方账号“微博辟谣”，粉丝已经达到15万之多。3月19日，央视新闻频道播出了“微博谣言”的专题新闻，新浪微博辟谣小组解释了谣言如何产生和清除，他们的辟谣工作取得了显著的成果。

微博作为一个开放的、参与度极高的平台，正好让各种信息得以接受大众的检阅。大众互补性的微观知识通过参与微博形成了一个宏观上完备的知识体系，因此，虚假与非科学的谣言在它面前难以遁形，微博像网一样，对谣言进行强有力的过滤。

其实，在微博这个140字的平台上，微博上的不少战役，其实是真相的胜利。毫无疑问，微博有积极意义，其实，微博平台的开放性决定了参与者的多样性，不论有意还是无心，言论水平的参差不齐和真伪差异难以避免。在这些纷繁的言论中，许多有社会责任感的人也会自觉地协同作战，只要我们加强引导和管理，创造一个良好的微博环境，就能提升微博的档案功能，使我们档案工作离幸福越来越近。

（作者单位：三水区芦苞镇龙坡中学）

幸福佛山，幸福档案人

张应全

2011年, 中共中央政治局委员、省委书记汪洋在广东省委十届八次全会上提出“加快转型升级，建设幸福广东”的发展战略，而佛山在“幸福广东”的建设中要担当领头羊和排头兵的角色，发挥带头作用。对此，结合佛山本市发展实际，在中共佛山市委十届十次全会提出要打造“民富市强，幸福佛山”的战略目标，并以此作为“十二五”的核心。

而到底什么是幸福呢？不同人都有不同的理解。我个人认为关键在于每个人对人生所持的态度。你认为尽责任是一种幸福，你就有了责任幸福的体验；你认为知足是一种幸福，你就有了知足常乐的幸福体验；你认为平淡简朴是一种幸福，你就有了比别人多得多的幸福体验。有的幸福来源于别人给予你的，如别人对你的尊敬和信任；有的幸福是你给予自己的，如你对自己的肯定、认同和接纳；有的幸福来源于你给予别人的，如你给予别人的帮助和快乐。这里的“别人”可以是亲人、朋友、同事，也可以是陌生人。

而作为一名档案工作者，如何在新时期要求下做一个具有佛山特色的“幸福档案人”呢？

首先，夯实基础，不断提升自身业务水平。有的幸福是你给予自己的。档案工作是一门专业性很强工作，在大学里，还设有专门的专业去学习研究它。作为一名档案工作入门者，从入门到精通，需要在实践中不断地摸索，档案是一门科学，看似容易，却蕴含着极大的道理，我们必须一步一个脚印，不断丰富自己的专业知识，才能在以后的工作中如鱼得水；作为一名“老”档案工作者，我们也不能因为自己已经具备很高的档案专业水平而不思进取，科学是发展的，社会是进步的，档案工作也决不会一直只停留在你所掌握的那个水平，只有不断学习，不断创新，我们才能在日益发展的社会中处于不败之地。一个具备全面档案业务水平的档案员，能轻松应付公众对档案的各种需求，提供正确快速的档案服务会让查档的公众对你称赞有加；一个具备全面档案业务水平的档案员，能帮助同事或同行解决各种档案业务上的问题，会让同事或同行对你产生由衷的赞赏；一个具备全面档案业务水平的档案员，能很好的完成上级领导分派的各种任务，会让上级领导对你重视有加。能得到公众、同事、领导对你的赞同，那么，你无疑就成为一名“幸福档案人”。但是，如果你想要得到别人的尊重与赞同，那么，你必须先得具备让别人尊重与赞同你的能力。`

其次，紧跟潮流，用信息化技术“武装”自己。有的幸福来源于别人给予你的。除了不断提升自身的业务能力外，我们还需要借助一些外部的因素使自己的档案工作变得更加容易。计算机与网络的普及，使得人与人之间的距离已经被拉得只有一屏之近；办公自动化的普及，极大地推动了无纸化办公，促进了电子政务文件的快速发展；网络安全技术进一步完善、网络带宽的不断提高，使得电子文件的储存、利用变成是一件很轻松写意的事。特别是近十年来，档案信息化工作在全国开展得红红火火。佛山档案局也紧紧抓住这契机，大力开展档案信息工作，并使我们的档案信息化工作走在全国的前列。2004年，365bet足球开户与佛山市信息产业局联手开通了全国第一家“佛山市现行文件（档案目录）查询中心”，公众可以通过互联网，足不出户地查阅一市五区的公开现行文件与公开档案目录；2005年，365bet足球开户开发了档案数字化管理系统，使得馆藏档案数字化工作步入了正轨；2006年，365bet足球开户开展“佛山市现行文件查询中心完善工程”，进一步弥补了现行文件查询中心的不足，增强了利用方面的功能；2008年，365bet足球开户开通了“佛山市现行文件内部查询系统”，方便各市直各单位、市领导查询利用一些内部性的现行文件；2010年，365bet足球开户开通了“佛山市档案文件管理系统”，把经过数字化加工的档案提供给来馆查档的公众利用，查档快速、便利，得到了公众的一致好评；2011年，365bet足球开户结合多年的信息化经验，开发了“佛山市数字档案馆系统（一期）”，这是一个集现行文件、档案、声像文件的收集、管理、利用及数据的传输、存储的综合平台，是佛山档案在信息化工作的一个跨越；2012年，365bet足球开户将继续开展“佛山市数字档案馆系统（二期）”工作，将进一步把数字档案馆一期的成果进一步推广，让更多的单位，更多的人得到便利。通过这一个个信息化系统，极大地方便了我们的工作，大大地提高了工作效率。让工作变得简单，难道这不是一件幸福的事吗？

再次，围绕“服务”主线，全心全意为人民服务。有的幸福来源于你给予别人的。档案工作本身就是一个服务性的工作，如何更好地提高服务质量，扩大服务范围是我们档案工作者一直不断追求的目标。不论是佛山数字档案馆项目工程，还是佛山档案馆新馆工程，或者是即将开始的档案信息服务延伸到镇、村（居）工程……，这所有一切，目的只有一个，就是服务，让更多的人，更好地体会到我们的服务。付出的，总会有收获。2004年，佛山市档案馆获广东信息产业厅颁发的“广东省信息化示范单位”称号；2006年，佛山市现行文件查询中心获佛山市政府颁发“特色服务奖”；2011年，佛山市档案馆以当时全国最高分98.3分获得“国家一级档案馆称号”，同年，佛山市获得国家档案馆颁发的“全国档案信息服务示范市”称号。作为一个档案工作者，自己的工作能得到别人的赞同，就是一件最幸福的事了。

最后，不论幸福是你给予自己的，还是别人给予你的，还是你给予别人的，这三者其实是密不可分的。在你给予别人幸福的时候，你自己也同时得到了幸福；在你得到幸福的时候，你就能给予更多人更多的幸福。

（作者单位：365bet足球开户）

幸福档案，助力南高发展

陈阳星

一、档案工作概况

学校自1996年建成后对档案管理比较重视，自从2003年申报省一级学校后，尤其划归禅城之后，我校的档案工作取得较好成绩，2006年被评为优秀档案工作单位。目前我校有专职档案人员，有档案室一间，有质量较高的档案柜等，设备配套也较好。

二、档案方面的主要工作

（一）领导重视，加强管理，形成档案工作网络体系

学校领导深刻认识到，档案是重要的信息资源，是学校的宝贵财富；档案工作是反映学校管理水平、关系到学校发展的一项重要工作；只有把它纳入到目标管理的轨道，加大管理力度，才能推动档案工作更快、更好地向科学化、规范化、制度化和现代化方向发展，才能促进学校整体工作水平的进一步提高。由于一直以来学校兼管档案人员更换较为频繁，所以各个时段的档案管理不是很规范。基于这点，学校于近年成立了由校长任组长、分管领导和办公室主任为副组长、有关部门领导为成员的学校档案工作领导小组，加强了对档案工作的宏观管理和具体指导。针对明年初的国家级示范性高中的评估验收，学校又作出了相应调整，进一步加强了组织领导，理顺了关系，以便更好地进行档案管理。

（二）规范档案管理，档案设施日益完善

近年来按照上级有关文件精神，学校采取多种措施，把档案管理列入了年级各科组的正常工作，保障了档案文件的齐全、完整、准确、系统。并且能把要归档的文件材料按学校、科室、科组层面分类整理且按编制好归档目录归纳起来，同时设置学校总检索目录和各科室、科组检索目录，基本符合上级规定的要求。主要有三点做法：一是实行了学校的各项工作与档案工作的“四同步”管理。即在布置、检查、总结、验收教学、教研、德育等各项工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作。学校把文件收集工作纳入到教职工的岗位责任制。二是建立和完善了文件材料的归档制度，并纳入教学、教研、管理人员的职责范围内，以保证所形成的档案完整、准确。三是按照上级文件中规定的各类档案归档时间，学校档案室及时督促有关部门及时收缴库存档案资料，使各类档案在每年的7月底前基本完成了归档工作。因为有了这一做法，各科室各科组各教职工基本能按时按质向学校移交纸质及电子档案。

（三）改善基础设施，保证档案的保存质量

近年来，我们采取了一系列措施，加快档案工作的科学化、规范化、制度化建设的进程，加强档案室自身建设，在教育经费很困难的情况下，在各方面急需用钱的情况下，学校还投入一定经费改善档案室的基础设施，使档案保管条件明显改善，2006年学校实行了档案库房、办公室两分开，但由于条件的限制，我们没能实行档案库房、阅文室、办公室三分开，库房面积能满足档案库存的需要；加强了防火、防盗、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施，也为库房配备了灭火器等设施设备。原档案室在三楼，由于档案材料的不断增多，考虑三楼承重过大，于2009年搬到一楼新档案室。

三、存在的主要问题和今后打算

近年来学校档案工作虽然取得了一定的成绩，但也存在着不少问题，主要表现在以下几个方面：一是专职档案管理人员兼任其他工作较多，使学校的档案收集工作比较被动。二是档案信息的开发利用比较薄弱，目前对电子档案的整理需要加强，档案网络利用工作尚待进一步努力。三是经费的投入要加大，基础设施要加强，以保证档案的保存质量。四是档案收集、归档、销毁等有关手续不够完备，数字汇编有待提高。

为了进一步做好今后的档案工作，学校拟采取以下措施：首先，进一步强化档案意识。积极组织有关人员学习国家和省关于档案工作的一系列法规、文件，深入贯彻落实《档案法》和国家教委6号令精神，以及市、区档案局、教育局关于加强档案工作的有关文件精神，深刻领会“幸福档案助力智慧佛山建设”的重要意义，不断加深对档案工作重要性的认识，增强做好档案工作的责任感和紧迫感。其次，加大档案信息开发利用的力度，争取上级领导的支持，购置网络版档案管理软件，以方便全校教师查询、利用，争取每年编研出版一本档案汇编材料。第三，加大经费投入，建立高标准的合规格的档案室，购置高标准的档案设备。第四，进一步加强对档案工作的领导和目标管理。充分发挥专职的档案管理员的作用，完善档案工作目标责任制，加强对档案收集、整理、分类、归档、销毁等各环节的督促、检查和指导，努力实现档案工作的科学化、规范化、制度化和现代化，把我校的档案工作提高到新的层次和水平，使档案工作在为教学、教研、管理等各项工作服务中发挥更大、更好的作用，助力南庄高中快速发展。

（作者单位：禅城区南庄高级中学）

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佛山档案 2012年 （总第24期）

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